退職届・退職願の郵送ガイド｜封筒の選び方・送付状の有無・郵送方法など

退職届や退職願は、直接手渡しすることが多いですが、やむを得ない事情などにより郵送が必要なケースもあります。

本記事では、退職届・退職願を郵送する際の封筒の選び方や送付状などの同封書類の揃え方などのほか、正式に受理してもらいやすい郵送方法などについて解説します。

退職届・退職願の郵送はできるのか？

一般的には、対面で退職したいことを話す時に、退職願や退職届をその場で、手渡しするのが望ましいとはされています。

ですが、対面で伝えるのが難しい事情がある場合は、郵送しても問題ないでしょう。多くの企業で退職に関する期限や手続きのルールを設けているため、出社が難しい状況であれば郵送するのも一つの選択肢です。

郵送しても良いケースの例

• 病気やケガ、家庭の事情などで出社が難しい
• ハラスメントなどで出社が難しい
• 会社の手続き上、郵送でも可とある

退職届・退職願の郵送で気をつけたいこと

退職届や退職願を郵送する際に気をつけることは、提出期日などのルール面と、受け取る側への配慮（マナー）面とがあります。

郵送する際に気をつけること

• なるべく上司に事前に郵送する旨を連絡する
• 到着日が提出期限に間に合うように投函する
• 内容に不備がないようにする
• 添え状を同封する

退職届を郵送する場合は、まずは直属の上司に郵送する旨を伝えてから送る方が、いきなり書面が届くよりは、マナーとしては望ましいです。

また、郵送する際に重要なのは、退職届の到着日です。なぜなら、退職の申し出の受け付けは、退職届が会社に届いた「到着日」になるからです。郵送する場合は、会社や法律が定めている、退職申し出の期限に間に合うようにポストに投函するようにしましょう。

会社の就業規則では、退職の申し出は「退職希望日の１ヶ月前まで」としている企業が多いです。ただ、会社によって異なる可能性があるので、必ず就業規則などを確認しましょう。また、内容に不備があると、受領されないので、間違いがないかよく確認することが重要です。

【関連記事】 退職届はいつまでに出す？ 退職までの流れや出すタイミングなど

退職届・退職願の郵送にあたって準備するもの

退職届・退職願を郵送する際は、書類本体だけでなく、ビジネスマナーとして揃えておくべきものがいくつかあります。

郵送にあたって準備するもの

退職届をそのまま郵送用の封筒に入れるのではなく、「退職届を入れた封筒」を、さらに「郵送用の封筒」に入れる二重封筒の形をとるのが基本と覚えておきましょう。

退職届（または退職願）	白地の便箋に記入済みのもの
白封筒	退職届（または退職願）を直接入れるための封筒
郵送用の封筒（外封筒）	郵送の目的を伝えるための挨拶状白封筒がそのまま入る少し大きめの封筒
添え状（送り状）	白封筒がそのまま入る少し大きめの封筒
クリアファイル	書類の折れや水濡れを防ぐために使用
切手	重さに合わせた金額のもの（郵便局の窓口で計量するのが確実です）

退職届・退職願の添え状（送り状）の書き方

ビジネス書類を郵送する際、本旨となる書類だけを送るのは不作法とされています。退職届や退職願を郵送する場合も、必ず「添え状（送り状）」を同封しましょう。

郵送に添え状は必要

添え状は、誰が、誰に、何を、何のために送ったのかを明確にするための書類です。

退職届・退職願という重要な書類を突然送り届けるのではなく、挨拶とあわせて郵送の経緯を記すのがマナーです。手渡しできず郵送となったことへのお詫びを一言添えることで、受け取った側も事務的な印象を受けず、円満な手続きへとつながります。

添え状に盛り込む項目

添え状は、ビジネス文書の基本構成に沿って作成します。以下の項目を上から順に配置することで、漏れのない書類に仕上がります。

日付	用紙の右上に郵送する日（投函日）を記載
宛先	左上に会社名、部署名、役職名、上司の氏名を記載
差出人	宛先より下の右側に、自分の住所と氏名を記載
タイトル	中央に「退職願（届）の送付について」などと記載
前文	拝啓などの「頭語」と、季節の挨拶を添える
本文	郵送での提出となったお詫びと、同封の旨を記載
末文	敬具などの「結語」で締める
同封内容	最後に「記」と書き、同封書類（退職届 1通など）を明記

添え状の例文

郵送で退職届を送る際の標準的な例文を紹介します。退職届の用紙サイズと合わせるとスッキリとまとまった印象になります。

202X年○月○日

株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様（上司の名前）

○○部○○課 ○○○○（自身の氏名）

退職届の送付について

拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、諸般の事情により退職届を同封いたしました。 本来であれば直接参上してお渡しすべきところ、 郵送にてお届けする失礼を深くお詫び申し上げます。 ご査収いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

退職届　1通

以上

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退職届・退職願を郵送する封筒の選び方

退職届や退職願を郵送する際は、2種類の封筒を用意します。1つ目は「退職届を入れる封筒（内封筒）」、2つ目は、封筒に入れた退職届を入れる「郵送用の封筒（外封筒）」です。ここからは、具体的な封筒の選び方を見ていきましょう。

色は白が最適

内封筒、外封筒に限らず、封筒の色は、清潔感がありフォーマルな印象の「白」がふさわしいです。茶封筒は事務的な書類や簡易的な用途に使われることが多いため、退職届のような重要な書類には不向きとされています。

なお、外封筒は郵便番号の枠が印字された一般的な郵送用封筒を使いますが、内封筒（退職届を直接入れるもの）は枠のない無地で、かつ、中身が透けない二重封筒を使うのが一般的です。

内封筒の詳しい解説はこちらです。

郵送用の封筒サイズは長形３号か角形5号

封筒のサイズは、退職届・退職願で使う用紙の大きさに合わせて選ぶのがポイントです。一般的には以下の組み合わせがおすすめです。

退職届・退職願がB5サイズの場合

内封筒：長形4号
外封筒（郵送用）：長形3号

退職届・退職願がA4サイズの場合

内封筒：長形3号
外封筒（郵送用）：角形5号（または書類を折らずに送る場合は角形2号）

	B5で書類を作成した場合	A4で書類を作成した場合
内封筒のサイズ	長形4号	長形3号
外封筒（郵送用）のサイズ	長形3号	角形5号（または書類を折らずに送る場合は角形2号）

内封筒をそのまま外封筒に入れるため、外封筒は一回り大きなものを用意しましょう。また、配送時の折れ曲がりを防ぐためにクリアファイルを使用する場合は、大きめの「角形2号」を選択すると安心です。

退職届・退職願を郵送する封筒の書き方

郵送用の封筒（外封筒）の書き方は、受け取った担当者が一目で内容を把握し、適切に扱ってもらうために非常に重要です。ビジネスマナーに則った正しい書き方を確認しましょう。

封筒の表面の書き方

表面には、送り先の郵便番号、住所、宛名を黒のボールペンや万年筆で記載します。

住所	都道府県から略さずに正しく書き、ビル名や階数も明記します。
宛名	会社、部署宛なら「○○株式会社 〇〇部 御中」、特定の担当者宛てなら「〇〇様」と書きます。
左下の添え書き	封筒の左下に、赤字で「親展」と書き、定規を使って四角く囲みます。これにより、開封する人が限られ慎重に退職の手続きを進めやすくなります。

封筒の裏面の書き方

裏面には、差出人である自分の情報を記載します。

住所・氏名	封筒の継ぎ目の左側に、自分の郵便番号、住所、氏名を記載します。
封印	書類を入れたら糊付けし、中央の合わせ目に「〆」の印を書き入れましょう。これは「確かに封をしました」という証であり、途中で誰にも開封されていないことを示す大切なマナーです。

郵送用封筒への退職届・退職願の入れ方

書類を封筒に入れる際にも、ビジネスマナーに基づいた「正しい順序」と「向き」があります。受け取った相手が取り出しやすく、内容を確認しやすい状態に整えましょう。

一番上に「添え状」、その下に「退職届（内封筒に入れた状態）」の順で重ね、外封筒の表面（宛名面）と、中に入れる書類の表面が同じ向きになるように揃えます。

書類をすべて入れたら、糊付けをして「〆」の封印を忘れないようにしましょう。

退職届・退職願の郵送方法

退職届・退職願は極めて重要な書類です。確実に会社へ届けるための郵送方法を確認しておきましょう。

郵便の窓口から発送するのが確実

退職届・退職願を郵送する場合、ポスト投函ではなく郵便局の窓口を利用するのが安心です。窓口であれば、その場で重さに応じた正確な料金を支払えるため、料金不足による返送や、会社側に不足分を負担させてしまうといった失礼を未然に防げます。また、対面で手続きを行うことで、提出日（消印日）の記録をより確実に残せるメリットもあります。

「特定記録」や「簡易書留」ならさらに安心

普通郵便でも届きますが、万が一の紛失や配送トラブルを避けるため、以下のサービスの利用も検討しましょう。

特定記録郵便	引き受けの記録が残り、配達完了をWebサイトで確認できます。
簡易書留	引き受けから配達までの過程が記録され、受取人へ手渡しで届けられます。

確実に届けたという事実を残したい場合は、受領印や署名が必要な「簡易書留」が最も推奨されます。

受取拒否が予想される場合は「内容証明郵便」を活用する

会社側が退職を認めず、書類の受け取りを拒否する恐れがあるケースでは、「内容証明郵便」の利用を検討しましょう。これは「いつ、誰が、どのような内容の手紙を誰に送ったか」を郵便局が公的に証明する制度です。

あわせて、相手がいつ受け取ったかを証明する「配達証明」もセットで利用するのが一般的です。

この2つを組み合わせることで、「いつ退職の意思表示をしたか」という確実な法的証拠が残り、会社側が「届いていない」「内容を知らない」と主張するのを防ぐことができます。

退職届・退職願の郵送に関するQ＆A

退職届・退職願を郵送する際、細かなルールやマナーで迷うこともあるでしょう。ここでは、よくある質問とその回答をまとめました。参考にしてください。

退職届の郵送はいくらかかりますか？

郵送にかかる費用は、封筒のサイズと重さによって決まります。退職届（三つ折り）を郵送する際の、代表的な2パターンの料金目安（退職届・退職願）は以下の通りです。

定形郵便 （A4三つ折りで郵送）	定形外郵便・規格内（B5用紙を三つ折りにして送る場合）
定形外郵便・規格内 （B5三つ折りで郵送）	角形5号封筒：180円（重量100gまで）
オプション料金	特定記録：＋210円（引き受けの記録が残り、追跡が可能です）

料金不足は会社に不足分を支払わせることになり、大変失礼にあたります。必ず郵便局の窓口で計量してもらい、その場で支払うのが確実で安心です。

詳細な料金表は 日本郵便 公式サイトで確認できます。

退職届の郵送後にも連絡を入れた方がいいですか？

退職届を発送したタイミング、あるいは到着したと思われるタイミングで、一報入れるのが丁寧です。「本日、退職届を特定記録郵便にて発送いたしました。お手すきの際にご確認いただけますと幸いです」と伝えておくことで、会社側も郵便物の見落としを防ぐことができ、その後の手続きがより円滑に進みます。

レターパックで送ってもいいですか？

結論から言えば、レターパック（ライト・プラス共に）で送ることも可能です。追跡サービスがあり、信書（退職届）も送れるため実用的ではあります。ただし、レターパックはビジネスにおける「正式な手紙」というよりは「荷物・書類送付」の印象が強いため、マナーを重んじる環境であれば、前述した白封筒での郵送が無難で推奨されます。