転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2018/05/25 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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内定(採用)を辞退する場合の電話例・メール例

内定辞退イメージ内定の辞退を決めた際には、できる限り早く連絡をするようにしましょう。確実にお伝えする意味でも、電話で行うのが望ましいです。また、転職エージェントを利用している場合には、エージェントを通じて連絡をするのがよいでしょう。内定後に「回答期限」が設けられている場合は、期限を守り回答するようにしましょう。

内定辞退の連絡は、電話でするのが礼儀

内定辞退の連絡を電話でする場合は、あらかじめ台本を作っておくとよいでしょう(大まかな流れを把握しておく程度で大丈夫です)。大事なのは、台本通りに話すことではなく、誠意をもって「内定を辞退する旨」を伝えることです。

もちろん、電話の相手がどのような反応をするかによって、臨機応変に受け答えする必要があります。たとえば、内定辞退の理由は、聞かれた際にはきちんと答えるのが望ましいです。「自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、そちらの会社に入社する意志を固めました」などといったかたちで回答できるとよいでしょう。

内定辞退の連絡を電話でする(例)

お世話になっております。陸波玉夫と申します。先日は内定通知をいただき、ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

<相手の言葉(内定辞退の理由を聞かれた場合)>

誠に身勝手な言い分ですが、自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、そちらの会社に入社する意志を固めました。

<相手の言葉>

期待していただいていたにも関わらず、このような結果となり、申し訳ございません。

<相手の言葉>

本来、直接お詫びにうかがうべきところですが、取り急ぎお電話でのご連絡となりました。大変申し訳ございませんでした。

くり返しになりますが、電話で内定辞退の連絡をするときには、誠意をもって話をするように心がけましょう。企業側は採用にあたり、様々なコストをかけてきました。内定辞退の理由など、変にウソをついたりごまかしたりはせず、きちんと相手に納得してもらえるようにあなたの意志を伝えることがマナーです。

場合によっては、「誤解をときたいので、もう一度会って話しましょう」という具合に、強い引き止めにあうケースもあります。しかし、辞退の決意が固いのであれば、ここで気を許してはいけません。かえって相手に迷惑をかけることになりかねません。毅然とした態度で「お会いしても決意は変わりませんので、ご賢察いただければ幸いです」などと返しましょう。

やむを得ない事情があるときは、内定辞退の連絡をメールでする

どうしても電話で連絡ができない事情があるときは、メールで内定辞退のお詫びをします。

内定辞退の連絡をメールでする(例文)

件名:内定辞退のご連絡/陸波玉夫より

株式会社○○
人事部 理久奈一郎さま

先日内定をいただきました陸波玉夫です。
その節は、誠にありがとうございました。

誠に身勝手なご連絡で申し上げにくいのですが、
自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、そちらの会社に入社する意志を固めましたため、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
また、ご期待いただいていたにもかかわらず、
このようなご連絡をすることとなり、申し訳ございません。

ご理解とご容赦をいただければ幸いです。

本来、直接ご連絡すべきところでございますが、
取り急ぎ、メールにてご連絡させていただきます。
明朝、改めてお電話いたします。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

———————————-
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————-

解説

件名:内定辞退のご連絡/陸波玉夫より

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「内定の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の名前も入れておいたほうが親切です。メールの場合、対面のときのような「表情やジェスチャー」、あるいは、電話のときのような「声色や音量」などが使えません。そうした状況で内定辞退の意志を伝えるためには、誠意のある言葉を重ねていくよりほかありません。

株式会社○○
人事部 理久奈一郎さま

宛名は「社名→部署→担当者名(フルネーム)」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は2行以内に収めるのがスマートです。

先日内定をいただきました陸波玉夫です。
その節は、誠にありがとうございました。

メール本文の冒頭では、送信者が何者かを端的に書きます。内定を受けた旨と名前を入れておけば確実です。内定いただいたことへのお礼も改めて伝えます。

誠に身勝手なご連絡で申し上げにくいのですが、
自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、そちらの会社に入社する意志を固めましたため、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

「内定を辞退させていただく」。これがこのメールの要点です。簡潔に書きます。理由についても、自分の言葉で伝えることが、真摯な対応でしょう。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
また、ご期待いただいていたにもかかわらず、
このようなご連絡をすることとなり、申し訳ございません。
ご理解とご容赦をいただければ幸いです。
本来、直接ご連絡すべきところでございますが、
取り急ぎ、メールにてご連絡させていただきます。
明朝、改めてお電話いたします。

改めて電話する旨を伝えます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

文末の定型句を使います。このケースで「今後ともよろしくお願い申し上げます」を使うのは避けます(関係性が持続するシチュエーションではないので)。

———————————-
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————-

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職(現職)の情報などは入れません。

内定をもらった手前、辞退することに後ろめたさを感じる人も、もしかするといるかもしれません。しかし、自分の志向にあった企業を最終的に決定する権利はもちろん応募者にあります。辞退することに後ろめたさを感じるあまり、過剰にへりくだった対応をする必要はありません。しかし、一方でビジネスマナーとして真摯に対応する必要はあります。丁寧な言葉で、相手に納得してもらえるように辞退の旨を伝えていくことが大切です。

(記事作成日:2017年8月31日)

山口 拓朗(やまぐち・たくろう) 伝える力【話す・書く】研究所所長

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。最新刊『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)のほか、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。

山口拓朗公式サイトはこちら