退職挨拶メールの書き方｜このまま使える社内、社外取引先向け例文

退職前にお世話になった人たちに送る、退職挨拶メール。いつ、誰に送るべきか、どんな内容が良いのか、など悩む人は多いようです。この記事では、退職挨拶メールの書き方と例文を、社内、社外取引先に分けてご紹介します。

退職挨拶のメールはいつ送るのが良い？

退職挨拶メールを送るタイミングは、社内向けか社外向けかによって異なります。自分の状況に合わせて適切に社内・社外に分けて送るようにしましょう。

社内へのメール最終出社日に送る

社内向けに送る退職挨拶メールは、お世話になった人に「最後のお礼」を伝える意味合いが強いため、最終出社日に送付するのが一般的です。

ただ、企業や職場によってルールや慣習が異なるケースもあるため、上司や先輩に確認すると良いでしょう。

なお、最終出社日とは、一般的には「実際に会社に出向く最後の日」を指します。有給休暇を消化する人は、最終出社日の後、退職日までは仕事をすることはないため、退職の挨拶も最終出社日にすることが多いです。

社外へのメール：最終出社日の2～3週間前が目安

取引先や関係会社など、社外向けへの退職の報告は、最終出社日の2〜3週間前など、余裕を持って伝えます。メールで伝える際もこのくらいが目安です。

実際のタイミングは、退職を公表しても良い時期になり、後任が決まった後が適切です。

【社内】退職挨拶のメールの例文・送信マナー

社内への退職挨拶メールは、最終出社日に送付するのが基本です。

企業によって慣習が異なるケースがあるため、退職挨拶メールの内容やマナーは先輩など周りの人に聞くのが確実ではありますが、一般的な送信マナーや例文は以下の通りです。どのような内容のメールを誰に送れば良いのか迷った場合は、参考にしてみてください。

最終出社日の午後に送る

社内向けの退職挨拶メールは、最終出社日の午後に送るのが一般的です。

退職挨拶メールに返信が来る可能性もあるため、午後の早めの時間帯がお勧め。終業間際ではない14～16時ごろに送る人が多いようです。

判断に迷う場合は、過去に受信した社内の退職挨拶メールを参考にしたり、上司や先輩に質問したりすると良いでしょう。

所属部署とお世話になった他部署の人へ送る

社内向けの退職挨拶メールは、どこまで送れば良いのか迷う人が多いようですが、「自身が所属している部署の上司や同僚」と「お世話になった他部署の人」に送るのが一般的です。

社内全員に送る必要はありませんし、ほとんどやり取りがない人も省いても良いでしょう。

メールは「一斉送信」でも良い

社内向けの場合は、個別ではなく一斉送信でも問題ありません。

送信先が広く他部署にまでわたる場合は、宛先が見えない「BCC」で送るのが一般的です。

ただ、プロジェクトメンバーやチームなど、送付先の範囲が狭く関係者同士の関係性が近い場合は、「CC」でも問題ありません。

なお、特にお世話になった上司や先輩、同僚などには、BCCやCCではなく、個別メールで感謝の思いを伝えると良いでしょう。

例文｜社内向けの基本の退職挨拶メール

社内向けの退職挨拶メールの例文をご紹介します。基本的でシンプルな内容になっているので、一斉送信での挨拶に向いています。

最後に入れた自分の連絡先は、必ずしも入れるものではありませんので、自分のケースに合わせて調整しましょう。

件名：退職のご挨拶（○○部　名前）

本文： 各位 お疲れ様です。○○部の△△です。

私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により○月末で退社することになりました。本日が最終出社日となります。 本来であれば直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

入社して〇年、皆様には大変お世話になりました。心よりお礼申し上げます。 業務を通して皆様から多くのことを学ばせていただきました。この経験を、今後も活かしていきたいと考えております。

なお、今後の連絡先は下記となります。何かございましたら、こちらにご連絡いただけますと幸いです。

メールアドレス：xxx@xxxxxxxx 携帯：xxx-xxx-xxxx

最後になりましたが、皆様の更なるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。 これまで本当にありがとうございました。

△△（署名）

例文｜特にお世話になった人向けの退職挨拶メール

上司や先輩、同僚など、特にお世話になった人に向けては、個別、あるいは、「◯◯チームの皆さん」のような形で退職挨拶メールを送付すると良いでしょう。思い出やこれまでのエピソードなど、その相手ならではの情報を交えながら、感謝の思いを伝えましょう。

件名：退職のご挨拶（○○部　名前）

本文： ○○部長

お疲れ様です。○○部の△△です。

一身上の都合により○月末で退社することになりました。本日が最終出社日となります。 本来であれば直接ご挨拶をすべきところですが、メールにてご挨拶申し上げます。

入社して〇年、○○部長には本当にお世話になりました。一から業務を教えていただき叱咤激励いただいた経験は、私の糧となっています。 中でも、1年目の「毎朝の営業ロープレ」は忘れることができません。なかなかコツがつかめず苦労しましたが、部長が向き合い続けてくださったからこそ、営業として成長することができたと実感しています。 今後も○○部長の教えを胸に、新たな環境でチャレンジし続けたいと考えています。

なお、今後の連絡先は下記となります。何かございましたら、こちらにご連絡いただけると嬉しいです。

メールアドレス：xxx@xxxxxxxx 携帯：xxx-xxx-xxxx

末筆ではございますが、○○部長のさらなるご健勝、ご活躍をお祈りしております。 これまでのご指導に心より感謝申し上げます。本当にありがとうございました。

△△（署名）

【社外】退職挨拶のメールの例文・送信マナー

社外取引先の場合は、退職挨拶メール送付後に訪問して直接挨拶をしたほうが良いケースと、訪問せずに退職挨拶メールを送付するケースによって、メールの内容が異なります。下記の例を参考に作成してみてください。

なお、社外への退職挨拶メールは、最終出社日の2～3週間前を目安に送付するのが基本ですが、直接訪問の必要がある場合は、早めにメールを送ったほうが良い場合もあります。この場合も迷ったら上司や先輩に相談し、判断を仰ぐと良いでしょう。

後任の挨拶で直接訪問する場合は、訪問前に送る

後任の挨拶が必要な場合や、直接退職の挨拶をしたほうが良い相手の場合は、訪問前に退職挨拶メールを送りましょう。

退職予定日や感謝の気持ちなどをまとめた上で、直接ご挨拶したいとの思いと、訪問の候補日などについても併せて伝えると良いでしょう。

取引先ごとに分けて送る

取引先の場合、たとえBCCであっても、取引先をまたいだ一斉送信は避けるのがマナーです。取引先ごとに分けてメール送付しましょう。

「To」を取引先の担当者としたうえで、取引先の関係者、社内の関係者と後任を「CC」に入れて送付するのが一般的です。

例文｜後任の挨拶で訪問する前に送る退職メール

件名：退職のご挨拶（△△株式会社　名前）

本文： 株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。 △△株式会社の△△です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日付で△△株式会社を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。

○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。 中でも弊社の「□□システム」を導入いただいた際には、先頭に立って導入プロジェクトを牽引いただき、大変助かりました。

後任は、本メールのCCに入っております、同じ部署の××が務めさせていただきます。 しっかりと引き継ぎを行いますので、ご安心ください。

つきましてはぜひ、××とともにご挨拶に伺わせていただければと存じます。 下記の中で1時間程度、○○様のご都合のいい日時はございますか？

○月○日（〇） ○月○日（〇） ○月○日（〇）

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討願えれば幸いです。

退職まで残りわずかとなりますが、最後まで責任をもって務めますので 何卒よろしくお願いいたします。

△△（署名）

例文｜後任の挨拶をメールのみでする場合の退職メール

件名：退職のご挨拶（△△株式会社　名前）

本文： 株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。 △△株式会社の△△です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日付で△△株式会社を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。 ○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。 本来であれば直接お伺いしてご挨拶をすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

後任は、本メールのCCに入っております、同じ部署の××が務めさせていただきます。 しっかりと引き継ぎを行いますので、どうぞご安心ください。

後日改めて××がご挨拶に伺います。今後とも変わらぬご指導、ご鞭撻のほど、お願い申し上げます。

後任者：×× メールアドレス：xxx@xxxxxxxx 携帯：xxx-xxx-xxxx

改めて、〇年の間、大変お世話になりました。 末筆ながら、貴社のさらなるご発展と○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

△△（署名）

退職挨拶メールを送る際に注意したいこと

退職挨拶メールを送る際には、押さえておきたいマナーがあります。社内・社外向け問わず、次の点に注意して送付しましょう。

一目で退職挨拶メールとわかる件名をつける

メールの件名は、内容が一目でわかる「退職のご挨拶」などにするのが一般的です。メールを開く前から内容を予測できるので、メールを見落としにくくなります。

社内外問わず、上記の例文のように、件名に部署名や社名と氏名も加えると、より明確に伝わります。

退職理由、転職先は記載しない

退職理由は明記せず、「一身上の都合」に留めるのが賢明です。

退職挨拶メールはあくまで、退職の事実を伝え在職中の感謝を伝えるものです。たとえ退職理由が勤務先への不満であっても、書かないのがマナー。愚痴や不満はネガティブな印象を残してしまうので避けるべきです。

転職先を記載するのも、トラブルにつながりかねないので避けましょう。「新天地でも引き続き頑張ります」「新たな環境で経験を活かして頑張ります」程度の記載に留めましょう。

メール文面は簡潔にまとめる

退職挨拶メールは、わかりやすく簡潔にまとめることを意識しましょう。

特にお世話になった人へのメールは、感謝の気持ちを丁寧に伝えたくなりますが、あまりに長すぎると、読み手が疲れてしまいます。

感謝の気持ちを込めつつも、相手に負担を与えない文字量に収めましょう。

退職挨拶メールに返信が来たらどうする？

退職挨拶メールに返信が来たら、返信しても良いでしょう。特に社外向けの場合は、今後の取引や後任との関係性構築のためにも、返信することも有効です。

「ご返信いただき、感謝申し上げます」「退職まで残りわずかではありますが、どうぞよろしくお願いいたします」など、感謝の気持ちをシンプルに伝えると良いでしょう。

社内からの返信は多くの場合、最終出社日に受け取ることになるため、必ずしも返信は必要ありません。

返信する場合も、時間が許す範囲で問題ありません。「ご返信いただき嬉しいです」「温かいお言葉をありがとうございます」など、メールのお礼を簡潔に伝えると良いでしょう。

返信する際の例文などはこちらで紹介しています。

退職挨拶メールに関するQ&A

退職挨拶メールに関して良くある疑問・質問にお答えします。

退職挨拶メールは送らなければいけない？

退職挨拶メールは、必ず送らなくてはならないものではありませんが、ビジネスマナーとして送るケースの方が多そうです。お世話になった上司や先輩、同僚、取引先などに対して、これまでの感謝の気持ちを伝えることで、関係を良好に締めくくることができます。

退職した後も、前職の人脈と思わぬところで再会する可能性はあります。同じ業界内であれば、仕事で関わることもあるかもしれません。ポジティブな印象を残すためにも、退職挨拶メールの送付は基本であると捉えましょう。

退職挨拶メールを送る範囲は？

社内の場合は、所属部署を始め、日々の業務で関わりがあった人に送付しましょう。現在は関わりがなくても、以前の所属部署の上司や先輩など特にお世話になった人がいれば、感謝の気持ちを伝えるために送ることをお勧めします。

社外では、現在取引している企業の担当者や親交のある人など、社外人脈と呼べる人には挨拶メールを送付しましょう。

退職後の連絡先は入れたほうが良い？

社外向けには、退職後の連絡先は入れないのが基本です。特にクライアントの場合、退職後に連絡が来ることで「顧客情報を持ち出した」と判断される可能性があり、無用なトラブルに発展しかねません。

社内の場合は連絡先を入れても問題ありませんが、必須ではありません。一斉送信メールに連絡先を入れることに抵抗感がある場合は、退職後も連絡を取りたい相手に個別に教えると良いでしょう。

派遣社員や契約社員の場合も送るべき？

派遣社員や契約社員の場合でも、仕事でお世話になった人が多い場合は、上司に相談の上、挨拶メールを送ると良いでしょう。

その際、自分が派遣・契約社員であることはメールに記載する必要はありません。