履歴書の送付状（添え状）は必要？書き方・例文を紹介【テンプレート付き】

書類を郵送するときに同封する送付状（添え状）は、転職活動で履歴書など応募書類を送る際にも必要なのか？ 必要な場合は、何を書けばいいのか？と迷う人も多いと思います。

そこで、この記事では、そもそもの送付状の役割から、基本項目の書き方と実際の例文、書く際のマナーなどを解説します。送付状の入れ方で、第一印象で損をしないよう、しっかり基本マナーを押さえていきましょう。

送付状（添え状）の役割とは？何のために入れる？

ビジネス文書を郵送する際、送付状・添え状を同封するのが一般的です。ここでは、送付状の基本的な役割と、応募書類を送る転職活動においての送付状の役割を解説していきます。

挨拶状としての役割

まず、送付状の第一の役割は、挨拶状です。ビジネスにおいては、本題に入る前に季節の挨拶を交えて場を和ませることがありますが、送付状がそれと同様の役割を果たしています。

同封書類を示す表書きの役割

もう一つは、同封している書類の中身を示す表書きとしての役割です。「誰が、誰に、何を」送ったのか明記することで、採用担当者が差出人と中身を把握しやすくなり、確認の手間が省けます。

履歴書に送付状が必要な理由とは

履歴書などの応募書類を事前に郵送してほしいと依頼されることも珍しくありません。ここでは、転職活動ならではの送付状の必要性についてお伝えします。

複数書類を同封することが多いため

履歴書を郵送する際、履歴書以外にも職務経歴書など複数の書類を同封するケースが多いです。枚数も人によって異なることもあることから、何が同封されているのか相手が一目で把握できるよう、書類の種類と枚数を送付状に記すことが望ましいです。

転職意欲をさりげなく伝えるため

転職活動で同封する送付状では、挨拶の後に、ごく簡単な自己紹介を入れるのが特徴的です。送付状では、応募の経緯や志望動機などに一言触れることで、さりげなく転職への意欲や熱意をアピールすることができます。

送付状の基本の書き方（ダウンロードテンプレート付き）

送付状のテンプレートをもとに、送付状の基本的な書き方についてご説明します。パソコンでダウンロードしてすぐ使えるWord形式のファイルもご用意しています。

見本を参考に、簡潔に作成していきましょう。

送付状のダウロードテンプレート（Word形式）

送付状は、パソコンで作るのが一般的です。ここにあるWord形式のテンプレートをダウンロードして、自分用に修正してご利用ください。

＼送付状のダウンロードはこちらから／

①送付年月日

履歴書や職務経歴書と年号（西暦または和暦）に統一し、「年」「月」「日」は「/」で省略せずに記入します。記載する日付は、履歴書を郵送する日（郵便ポストへの投函日）です。

②送付状の宛先

送付状の宛先の書き方は、部署宛か、採用担当者宛かによって違います。以下を参考して記入しましょう。部署名がわからない場合は省略して問題ありません。

宛先	宛名の書き方
会社宛または部署宛の場合	会社名　部署名　御中
採用担当者名がわかる場合	会社名　部署名　{担当者のフルネーム}様
採用担当者名が不明の場合	会社名　部署名　採用担当者様

【関連記事】 採用担当者様、採用ご担当者様、御中、どれが正解？宛名の書き方、メール・封筒・電話の例文を解説

③自分の氏名や連絡先

履歴書に書いてある現住所、電話番号、メールアドレス、氏名を記入します。

④書き出し（頭語と時候の挨拶）

ビジネス文章の書き出しは、頭語として「拝啓」を使いうのが一般的です。「拝啓」の後は、改行するか、一字空けて挨拶文を入れていきます。

挨拶文は、見本にあるように「貴社ますますのご清栄のこととお喜び申し上げます」とシンプルなパターンでも十分です。丁寧に書く場合は、「時候の挨拶」＋「相手の発展を喜ぶ言葉」を入れても構いません。下に、月別に使える季語の一覧を紹介します。

季語を使った例文

送付月	季語を使った時候の挨拶文
1月	・寒冷の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・厳冬の候、貴社にはいよいよご清栄の段、お喜び申し上げます。
2月	・向春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・梅花の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
3月	・弥生の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・萌芽の候、貴社には一段とご繁栄の段、お喜び申し上げます。
4月	・春爛漫の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・春陽の候、貴社いよいよご発展の段、お喜び申し上げます。 ・春暖の候、貴社におかれましては一層ご隆昌の由、お喜び申し上げます。
5月	・新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・若葉の候、貴社にはいよいよご清祥の段、拝察いたします。 ・緑風の候、貴社におかれましては一層ご隆盛の由、お喜び申し上げます。
6月	・向暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・深緑の候、貴社一段とご清栄の趣、お喜び申し上げます。
7月	・盛夏の候 、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・猛暑の候、貴社には一段とご発展の趣、お喜び申し上げます。
8月	・晩夏の候 、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・残暑の候、貴社におかれましては一段とご清祥の趣、拝察いたします。
9月	・爽秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・秋涼の候、貴社ますますご繁栄の由、お喜び申し上げます。
10月	・清秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・秋冷の候、貴社一段とご繁盛の由、お喜び申し上げます。
11月	・向寒の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・残菊の候、貴社におかれましてはますますご発展の段、お喜び申し上げます。
12月	・師走の候 、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・寒冷の候、貴社一層ご隆昌の由、お喜び申し上げます。

⑤簡単な自己PR

転職活動の送付状ならではの項目です。履歴書や職務経歴書で書いた内容を参考に、応募の経緯や、志望動機などを簡単に3～4行程度で入れます。

長すぎる自己PRはここでは避けましょう。

最後に、面接を希望していることを記載し、「何卒よろしくお願いいたします」で締めると前向きな印象になります。

⑥締め（結語）

頭語に対する締めに使う言葉です。送付状では「拝啓」を使うことが多いため、結語は対になる「敬具」を使います。

⑦郵送する書類の種類と枚数

同封する書類の種類と枚数を箇条書きなどで記します。書く順番は、送付状以外に同封する書類順にします。

• 履歴書（1枚）
• 職務経歴書（2枚）
• その他の書類（自己PR書など）などと、箇条書きで続けましょう

⑧「以上」で締める

送付内容を全て書き終えていることを示すため、最後は、右寄せで「以上」と書きます。

送付状の作成時に気をつけたいこと

転職の送付状もビジネス文書の1つです。送付状を作成する際や郵送時のマナーを把握しておきましょう。

A4サイズ1枚でまとめる

送付状のサイズは、一般的に履歴書や職務経歴書と同じA4サイズに揃えます。送付状は応募書類に沿えるものなので、1枚までに収めましょう。

パソコンやスマホで作成する

送付状はビジネス文書であるため、手書きではなく、パソコンを使いWordなどで作成するのが一般的です。「です・ます」調で統一し、フォントはパソコンに標準搭載されている明朝体やゴシック体を選びましょう。

Wordをスマートフォンにダウンロードすれば、個人のパソコンがなくてもスマートフォンで作成することも可能です。

郵送時は送付状を先頭にする

応募書類を入れる順番は、送付状、履歴書、職務経歴書、その他必要書類の順にします。書類は一式まとめてクリアファイルに入れると、折れ曲がりやヨレ、濡れが防げるでしょう。

郵送時の封筒の選び方や宛名の書き方などは、次の記事も参考にしてみてください。

【関連記事】 履歴書を入れる封筒サイズや色の選び方

送付状では避けたいNGマナー

送付状を作成する際に、悪気なくついやってしまいがちなNGマナーがあります。以下のポイントに注意しながら作成しましょう。

自己PRや志望動機を長文で書く

自分を少しでもアピールしたいがために、自己PRや志望動機を長々と書く人がいますが、いい印象にはつながりません。送付状はあくまで挨拶状であり、応募書類を補足するものです。

前述のように、できるだけ簡潔にまとめ3～4行程度に収めましょう。

希望条件を記載する

希望する年収額や勤務地、勤務条件など、希望条件を送付状に記すのはNGです。

送付状は「誰が、誰に、何を」送ったのかを簡潔に示すものです。ここに希望条件を記載すると、「主張が強すぎるタイプ」「希望ばかりを通そうとする人ではないか」と受け取られてしまう可能性があります。

【NG例】

• 東京本社での勤務を希望します
• 子どものお迎えのため17時までの勤務を希望します
• リモートワークを希望します

送付状に関するよくあるQ&A

送付状に関して寄せられることの多い疑問、質問についてQ&A方式で解説します。

送付状を入れ忘れたら採否に影響する？

送付状を入れ忘れても、直接採否に影響することはありません。ただ、採用担当者がビジネスマナーを重視する人の場合、「基本的なビジネスマナーが備わっていないのではないか」と不安感を抱かれる可能性があるため、忘れず同封するようにしましょう。

送付状を手書きするのはOK？NG？

送付状はビジネス文書なので、手書きではなくパソコンで作成するのが基本です。

「手書きはNG」とまでは言えませんが、履歴書や職務経歴書と統一感が取れるためパソコンで作成する方をお勧めします。

もし手書きで送付状を用意する場合は、真っ白の無地か白い便箋状のものに縦書きで記すのが一般的です。数字は漢数字で統一します。文末には送付日を記載し、自身の氏名は左下に、送付先の企業名は最後に記載しましょう。

他の企業に出した送付状を使い回しても良い？

基本的には、使い回しは避けたほうが無難です。一から作成するより手間が省けるかもしれませんが、企業名を間違えたり、日付を修正し忘れたりと、ミスにつながる可能性があります。

もし他の企業に送ったものをベースに書き換える場合は、全体を見返して間違いや抜け漏れがないか十分に確認しましょう。