事務職（一般事務）の志望動機の書き方と例文｜アピールできる資格・経験や受かるポイントを解説

一般事務や営業事務など、事務職に転職する場合、志望動機はどのように書いたら良いのでしょうか。

事務職は希望する人が多い人気職種のひとつです。志望動機で意欲を伝え、書類選考の通過を目指しましょう。

そこで、組織人事コンサルティングSegurosの粟野氏に志望動機の書き方のポイントや注意事項を伺いました。例文もご紹介していますので、履歴書の作成や転職活動の参考にしてみてください。

事務職の志望動機の作り方

事務職に限らず、志望動機は「1．書き出し」「2．活かせる経験」「3．締めくくり」の3つのステップに従ってまとめることで、志望意欲が伝わりやすくなります。

＜志望動機：3つのステップ＞

• 書き出し：なぜこの業界・会社を選んだのか
• 活かせる経験：入社後、何を実現したいのか
• 締めくくり：入社後、どのような活躍ができるのか

志望動機の基本的な構成を理解してから、事務職ならではのポイントを意識して志望動機を作成しましょう。

【種類別】志望動機を作成する前に重要な事務職の業務内容

未経験の事務職に応募する場合は、各職種の業務内容を理解しておくと、より効果的な志望動機を作成できます。

応募する仕事で活かせる経験・スキルをアピールしましょう。

一般事務

書類作成、データ入力、電話・来客対応、ファイリングなど、幅広い庶務業務を行います。

部門を問わずさまざまな職場で必要とされ、業務の正確さと効率が求められる傾向があります。

基本的なPCスキルと、周囲と円滑に連携できるコミュニケーション力が重視されるでしょう。

秘書・アシスタント

上司や役員などのスケジュール管理、来客対応、会議準備、資料作成などを行います。

業務の正確さに加え、先回りした対応力や気配りが求められる傾向があります。

信頼関係の構築と守秘義務の意識に加えて、取引先とのコミュニケーションも必要となるため、ビジネスマナーが重視されるでしょう。

営業事務

顧客対応や見積書・請求書の作成、受発注業務など、営業をサポートするのが営業事務です。

顧客対応の機会も多くスピードと正確さが求められます。

プレゼンテーションの資料作成や表計算を行うケースもあるため、高度なPCスキルやコミュニケーション力があると評価されやすくなるでしょう。

医療事務

病院やクリニックで受付、会計、カルテ管理、レセプト（診療報酬明細書）作成などを担当します。レセプトを作成するための専門知識が必要なことに加えて、患者対応では相手の年齢や状況に応じたきめ細かい配慮が求められます。

資格が必須の職種ではありませんが、未経験から医療事務資格を取得して転職する方もいるようです。

貿易事務

輸出入に関する書類作成、通関手続き、納期調整、海外とのやり取りなどを行う専門性の高い職種です。

語学力や貿易に関する知識や商習慣への理解が必要で、正確な書類処理とスケジュール管理能力が求められます。

経理事務

請求書処理、伝票作成、入出金管理、帳簿記帳など、経理のサポートを行います。

正確性が求められるほか、簿記の知識や資格、経理ソフトのスキルがあると評価につながりやすくなります。

人事・総務事務

採用・労務管理・給与計算などの人事サポート業務や、備品管理・社内行事の運営・契約書管理などの総務サポート業務を担います。

企業によって任せられる業務や求められる経験・スキルは異なりますが、企業規模が大きくなると人事・総務は分業制となる傾向があり、小規模企業の場合は、人事や総務を兼務することもあるようです。

アピールできる資格・経験

事務職でアピールできる資格・経験をご紹介します。

事務職全般でアピールできる資格・経験

どの職種でもパソコンを使用することが一般的なため、基本的なPCスキルは身につけておいた方が良いでしょう。

また、正確でスピーディな書類作成能力や、ビジネスマナーに則った顧客対応経験などもアピール要素になります。

正確性を高めるための工夫や業務効率化を図った経験も評価の対象となるでしょう。

職種別で特別に活かせる資格・経験

どの職種も資格は必須ではありませんが、業務を遂行するための一定の知識があることをアピールできるため、資格を取得するという方法もあります。

職種	資格
一般事務	マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）
秘書・アシスタント	秘書技能検定試験
営業事務	マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）
医療事務	医療事務技能審査試験（メディカルクラーク®）、医科医療事務管理士技能認定試験、診療報酬請求事務能力認定試験、医療事務認定実務者（R）試験
貿易事務	貿易実務検定、通関士、TOEICなどの語学力検定試験
経理事務	日商簿記検定、税理士
人事・総務事務	マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）、社会保険労務士

【種類別】事務職の志望動機の書き方見本（例文サンプル）

職種別の事務職の志望動機の例文をご紹介します。

一般事務

機械メーカーで一般事務を担当してきましたが、身近な存在である一般消費財を扱う会社で、自社商品に思い入れを持って仕事がしたいと転職を決意しました。

貴社の看板商品である「○○」を学生時代から愛用しており、今までの経験を貴社で活かし、成長に貢献したいと考えております。Word、ExcelなどのPCスキルはもちろん、誰に対しても明るく接し、業務を依頼しやすいよう、話しかけられやすい雰囲気作りにも注力しています。また、自身の業務範囲を固定せず、自らやるべきことを見つけ、能動的にこなしてきたという自負もあります。

将来的には事務職のエキスパートとなれるよう頑張りますので、よろしくお願い致します。

秘書・アシスタント

派遣社員として5年間、さまざまな会社で秘書やアシスタントを任されてきました。

Word、ExcelなどのPCスキルを積み、どのようにしたらもっと効率よく効果があげられるかを常に考え、行動し続けてきました。そのため、どの会社でも高い評価をいただいてきましたが、どうしても派遣社員は任される業務の範囲が限られており、自ら課題を発見してその解消に動きたい、責任ある業務を任されスキルアップしたいとの思いが強まり、貴社を志望いたしました。

貴社においては、役割や立場に関係なく、全社員が会社の成長という目標のために、責任を持って自身の業務に取り組んでいるとホームページで拝見しました。私もぜひその一員となり、会社の成長を事務部門から牽引したいと考えております。

営業事務

前職では、コールセンターでお客様からのシステム分野の問い合わせ対応を担当していました。

この経験を活かし、今度は営業部門とクライアントを事務の立場からサポートしたいと考え、志望いたしました。

お客様一人ひとりのニーズを素早く察知し、先回りしながらベストなアドバイスを心掛けていた経験は、営業やクライアントからの要望を受けとめて臨機応変かつ迅速に事務処理していく事務職においても、大いに活かせると思っています。営業事務を通じて貴社のさらなる成長に貢献したいと強く願っています。

医療事務

現職は○○科のクリニックで、主に受付とクラークを任されています。

未経験で入職し、これまで日々学びながら患者様と接してきましたが、ブティック型のクリニックだったため丁寧な対応ができる一方で、知識や経験が特定領域に限られてしまうと感じていました。もともと医療分野を目指したのは、ひとりでも多くの方の不安に寄り添い、元気になってもらうまでのサポートを行いたいという理由からでした。

貴院は○○科だけでなく、XX種類の領域に対応し、地域医療に貢献されています。○○科の経験を活かしながら、医療事務としてさらに成長し、ひとりでも多くの患者様を支えて地域医療に貢献したいと考えております。

貿易事務

現職では、外国人観光客が多く訪れるショップで販売スタッフを担当しています。

対面でお客様と会話をしているうちに、規模の大きな取引に携わり、グローバルのニーズに応えられるようになりたいと考えるようになりました。貴社は主に○○の輸入で国内でも大きなシェアを獲得しており、私も利用したことがあります。貿易事務は未経験ですが、5年以上海外からのお客様に対応し、語学力は鍛えられたつもりでおります。

最初はアシスタントとして貿易事務の仕事を覚え、1日も早く貴社の事業に貢献できるよう努力する所存です。

経理事務

前職では、契約社員として経理部門のアシスタントを任されていました。

経理のエキスパートとして成長したく、日商簿記3級を取得し、現在は2級の取得に向けて学習を進めております。また、前職では○○や○○のシステムを活用していましたが、業務効率化にも興味があり、リーダーとともに業務の見直しと機能の活用を図り、月末の残業時間をXX時間削減したこともあります。

貴社は業務のDX化を推進されており、経理業務を大きく進化させようとしているところに魅力を感じました。アシスタントではありますが、経理の実務経験と業務効率化の知見を活かして、貴社の成長に寄与したいと考えております。

人事・総務事務

前職では庶務として事業部の備品の手配や新卒・中途入社者の事業部研修を担当していました。

次第に総務や人事の仕事に興味を覚え、もっと深く関わりたいと考えるようになりましたが、メインは庶務業務だったため、それ以上人事・総務の業務を増やすことができませんでした。貴社は事業が成長中で多くの方を採用されており、人事・総務として整備しなければならないことがたくさんあると求人に書かれておりました。任せられる範囲の広さに強いやりがいを感じております。

これまでの経験を活かしながらも、貴社の目指す方向性に合わせて柔軟に業務を推進し、事業成長に貢献していきたいと考えております。

事務職に受かる志望動機のポイント

事務職の志望動機のポイントを解説します。

志望意欲の高さを伝えて、書類選考通過を目指しましょう。

応募企業ならではの志望理由を伝える

「正社員になりたい」「デスクワークの仕事をしたい」「産休、育休が取りやすい仕事に就きたい」などの理由から事務職を選択する方も少なくありません。

ただし、どの会社にも言えるような志望動機では、採用担当者に強く印象づけることは難しいでしょう。

「自分がこの会社の一員になったら、クライアントやカスタマー、社内メンバーにどんなメリットを与えられるか」を想像して、「このように力を発揮できる」と具体的にアピールしましょう。

「求める人物像」との接点を考える

企業の採用ページや求人などで「求める人材像」などをチェックし、それに沿って志望動機を考えましょう。

特に一般事務は、正社員としての採用枠が少なく狭き門であるため、他の応募者と差別化を図るためにも「オリジナリティある志望動機」がカギになります。

中途採用の募集ページだけでなく、新卒採用の募集ページも参考にすると良いでしょう。

新卒の学生向けの募集ページの場合、社長が会社の事業方針や求める人材像を具体的に語っていたり、先輩社員のメッセージが載っていたりと、学生にも理解しやすいよう丁寧に作られているので、自分との共通項や、共感するポイントが見つけやすいというメリットがあります。

そのうえで、単に「貴社の風通しの良さに惹かれた」とするのではなく、「○○サイトに掲載されていた“先輩社員のメッセージ”を見て、貴社の風通しの良さに惹かれた」など、ファクトを示しながらまとめると、オリジナリティのある志望動機になるでしょう。

自分なりの工夫やこだわりを交える

志望動機の「活かせる経験」や「締めくくり」で、自分なりの工夫やこだわりを交えましょう。

その人なりの仕事のスタンスや価値観が分かるので、採用担当者が人物像を掴みやすくなります。

また、志望動機のオリジナリティも増すでしょう。

なお、履歴書の志望動機のスペースは限りがあるので、枠内に収まらない場合は志望動機欄が大きい履歴書を使用するか、ExcelやWord形式のテンプレートを活用して志望動機欄を広げ、収まるように工夫しましょう。

事務職への志望動機のNG例

事務職の志望動機で注意しておきたいことを解説します。

志望動機が条件や待遇のみ

「給与が高かったから」「福利厚生が充実している」など、応募企業を志望する理由として条件や待遇のみが記載されていた場合、採用担当者は「条件が良ければどの企業でも良いのだろうか」と、志望意欲に不安を感じてしまう可能性があります。

条件や待遇も転職先を選ぶ上で重要な要素のひとつですが、自分のやりたいことや強みにマッチしているかどうかも、長くイキイキと働くための重要な要素です。

また、採用担当者は志望動機を通じて仕事や社風との適性や入社後の活躍可能性を判断しています。

志望動機は、条件や待遇のみに偏らないように注意し、採用担当者に意欲が伝わるように心がけましょう。

主体性が感じられない

事務職の業務は、周囲のサポートを行うことも多いために、「与えられた仕事をミスなくこなす」「指示通りに進める」など、仕事の品質を重視して受け身の姿勢で仕事を行うケースもあります。

ただし、生産性の向上が注目されている現在、多くの企業で自ら業務の効率化や改善提案ができる人材を求めています。

志望動機では、業務への理解とともに「どのように活躍したいか」「自分なりのこだわり」といった、意欲や考えを伝えることが大切です。

ネガティブな要素が多い

応募企業を志望した理由として、現職（現職）の不満を挙げるケースがありますが、ネガティブな要素が含まれている志望動機は避けたほうが良いでしょう。

事務職に対する前向きな意欲や、自身の経験・スキルをどのように活かしたいかをポジティブに伝えることで、好印象を与えることができるでしょう。

ネガティブな動機が背景にあったとしても、ポジティブに言い換える工夫が大切です。