転職の「一次面接」を辞退する場合の断り方

転職活動が進んで面接が入り始めると、「他社で内定が出た」「転職活動中に希望条件が変わった」など、様々な事情から面接を辞退するケースが発生することもあります。

一次面接の辞退で心がけたいマナーや具体的な断り方についてご紹介します。

一次面接の特徴

採用人数や募集しているポジション、応募状況にもよりますが、一次面接は二次～最終面接と比べると、採用担当者側も辞退に対して柔軟に対応しやすいという面があります。二次～最終面接は現場責任者や役員を同席するケースが多く、辞退の旨を告げてスケジュールをキャンセルし、場合によっては「なぜ辞退になったのか」を説明しなければなりません。重要なポジションや選考の段階が進むほど、採用担当者だけで簡単に処理できなくなるのです。

また、一次面接の性質として、書類だけで判断しきれないため「面接で判断する」ために設定されるケースも多く、二次～最終面接よりも辞退に対して寛容な場合もあります。

ただし、一次面接とは応募者と採用企業が、直に会ってお互いを判断するスタートラインでもあります。一次面接で話してみて、求人情報では分からなかった魅力に気づくことができるかもしれません。「辞退」よりも「まずは面接してみてから判断する」方が、求職者にとってメリットが大きいので、辞退連絡の前にもう一度考えてみることをお勧めします。

一次面接で辞退は可能？

「現職が忙しくなってしまったので転職時期を変更した」「一次面接まで転職に対する考えや気持ちの変化があり、面接企業に対する志望度が下がった」など、一次面接を辞退する理由は様々ですが、特に在職中の転職活動の場合は、限られたスケジュールの中、同時進行で複数企業に対して応募しているケースも少なくありません。そのため、辞退せざるを得ないケースも発生する可能性があります。

面接を辞退すること自体はやむを得ないことですが、一方で、採用担当者や面接する現場責任者、役職者も面接のために予定を確保していることも事実です。辞退することで迷惑をかけてしまうことになるため、辞退が決まったらなるべく早く先方に伝えることが重要です。転職エージェントを利用している場合は、すぐに担当のキャリアアドバイザーに相談しましょう。

ただし、辞退に明確な理由がない場合は、とりあえず面接に行ってみることをお勧めします。面接で実際に確認した情報によって判断をした方が、転職の満足度は高まるからです。面接を通じて企業の印象が変わるケースも多いため、一次面接の機会を得たなら、ぜひご自身の目で確認し、判断してみて下さい。

辞退する場合の伝え方は？

辞退することが決まった場合は、「メール」か「電話」を状況に応じて使い分けられるといいでしょう。

面接日前日や当日など、直前で辞退を伝えなければならない場合は、採用担当者が確実にメールに目を通しているとは限らないため、電話で直接連絡を取るのが確実です。
特に面接直前での辞退は、時間を空けて待っていた応募企業に対して迷惑をかけてしまうことになります。そのため、辞退の意思だけでなく、お詫びも同時に電話で丁寧に伝えましょう。

ただし、応募企業の営業時間外や、採用担当者と電話がつながらない場合、また面接日まで比較的日数がある場合などはメールでも大丈夫です。

辞退を伝える場合の例文

実際に辞退を伝える際に、どのような内容や文面、話し方で伝えたらいいのでしょうか？
具体的な例文をご紹介します。

電話で伝える際の例文

辞退理由を聞かれた場合の例文

メールで伝える際の例文

辞退理由を聞かれたら？

もし先方から面接辞退の理由を聞かれた場合、どのように答えればいいのでしょうか？
基本的に、電話やメールで面接辞退を伝える場合、詳しい理由を話す必要はありませんが、なるべく簡潔かつ失礼のない内容を答えることをお勧めします。

回答例

• 同時期に応募していた他社から内定をもらった
• 家庭の事情などで転職することが難しくなってしまった
• 在籍している企業から強く引き止められ考えが変わった

過剰にへりくだって伝える必要はありませんが、応募企業の採用担当者は貴重な時間と労力を割いて面接をセッティングしていることを念頭に、誠意をもって話すことが大切です。