【例文あり】退職の挨拶メールが届いたら返信すべき？基本的な考え方と返信のポイント

退職する際に社内外の関係者に送る退職の挨拶メール。メールが自分に届いた場合、返信した方がいいのか？返信してもいいのか？など、迷う人も多いと思います。

この記事では、退職の挨拶メールを受け取った際の対応方法や、返信したほうがいいケース、返信メールのポイントなどについて解説します。

退職の挨拶メールには返信すべき？

退職の挨拶メールに対して、返信は必須ではありません。仕事上であまり関わりのない人の場合は、返信をしなくても失礼には当たらないでしょう。

挨拶メールの多くは形式的なものであり、大勢の人にメールを送っているため、あえて返信しないのもマナーと言えます。

ただ、退職する人との関係性によっては、返信したほうが良い場合があります。次のようなケースに当てはまる場合は、返信することをお勧めします。

個人宛にメールが届いた場合

退職の挨拶メールは、社内外問わずに一斉送信のものが多いですが、個人宛に届いた挨拶メールであれば、基本的には返信したほうが良いでしょう。

これまでの感謝と惜別の思いなどを綴り、できるだけ早く返信しましょう。

社外の取引先からメールが届いた場合

社外の取引先からの退職の挨拶メールには、返信するのがマナーです。

その会社と今後もビジネス上の関係性が続くのであればなおさら、丁寧に返信をすることで、相手の退職後も良好な関係性を築くことができるでしょう。

お世話になった人や同じチームの人の場合

例えばお世話になった上司や先輩、同じチームのメンバーなど、関係性が深かったり付き合いが長かったりする相手の場合は、できれば返信したほうが良いでしょう。

これまでのエピソードを振り返りながら、感謝の気持ちやねぎらいの思いを伝えることをお勧めします。

退職の挨拶メールに返信する際のポイント

退職の挨拶メールに返信する際には、相手に配慮しながら思いを伝えることが大切です。具体的な返信マナーを紹介します。

できるだけ早く返信する

退職の挨拶メールは、退職間際に送られるケースが大半です。社内の場合は、最終出社日に送信されるケースも多いので、すぐに返信しないと相手に読んでもらえない可能性があります。

基本的には、退職メールに対する返信は当日の終業時間までには送るようにしましょう。

「感謝、惜別、祈念」の3つで構成する

返信メールは、お世話になったことへのお礼と、退職することに対しての惜別の思い、そして最後に退職後の活躍や健闘を祈る言葉で締めくくりましょう。

相手との関係性に合わせた内容にする

近しい間柄の場合は、相手との関係性ならではのエピソードを交えると、心に響く返信メールになります。

たとえ親しい間柄であっても、「辞めるなんてもったいない」「会社が悪い」などといったネガティブな言葉は避け、相手が気持ちよく退職できるよう気を配りましょう。

退職理由や転職先には踏み込まない

プライバシーを尊重することも大切です。例えば退職理由はセンシティブな質問になりますし、転職先は個人情報に当たります。たとえ親しい間柄であっても、相手に配慮し踏み込み過ぎないようにしましょう。

全員返信で送り返さない

退職の挨拶メールの多くは、一斉送信のBCCメールで送られます。それに対して全員返信でメールしてしまうと、関わりのない相手にまでメールが送られてしまいます。

返信する際には全員返信は選ばず、必ず送信者のみに送りましょう。

【社内向け】退職挨拶メールへの返信例文

まずは社内の上司や同僚などに対する返信例文をご紹介します。相手との思い出を振り返り、心を込めてまとめましょう。

お世話になった上司の場合

○○マネージャー

お疲れ様です。△△です。

明日が最終出社日とのこと、とても寂しい思いでいっぱいです。 何もわからない新人の頃、部長が一から営業のイロハを教えてくれたからこそ、今の自分があります。 そして、一緒に○○プロジェクトに関わった経験は、私にとって大きな財産になっています。 〇年間、本当にお世話になりました。

最後になりますが、新天地での○○マネージャーのご活躍を、心よりお祈りしています。 ありがとうございました。

自分の名前

親しい同僚の場合

○○さん

お疲れ様です。△△です。

ついに最終日ですね。 XXXプロジェクトでご一緒した時から、○○さんの仕事への考え方、進め方を自分なりに真似ていました。少し仕事に対する自信がついたように感じています。

退職されるのは本当に寂しいですが、次のステージでのご活躍を応援しています！ また、落ち着いたら情報交換でも出来ると嬉しいです。 まずはお疲れ様でした。

自分の名前

部下や後輩の場合

○○さん

お疲れ様です。△△です。 退職の挨拶メールをありがとう。寂しくなりますね。

○○さんは私にとって初めての後輩であり、思い出がたくさんあります。 チームの営業目標を達成するために、2人で何度も商談の練習を重ねたことを、昨日のことのように思い出します。 先輩として至らない点が多々あったか思いますが、一緒に仕事ができたことで、自分自身の成長も感じています。ありがとうございました。

今後のご活躍を心より祈っています。 自分の力を信じて頑張ってくださいね。

自分の名前

あまり親しくない社内関係者の場合

○○さん

お疲れ様です。△△です。 退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。本日が最終出社日と伺い、驚いています。

○○さんには、□□プロジェクトで本当にお世話になりました。もう5年前のプロジェクトではありますが、難易度の高い目標をどう達成すればいいか、大変勉強になりました。

新天地でのご活躍を、心より祈念しております。 ありがとうございました。

自分の名前

【社外向け】退職挨拶メールへの返信例文

クライアントや関係会社など、社外の人に対する返信例文をご紹介します。相手の退職後も、先方企業とはビジネス上のご縁が続くケースが多いと思います。お世話になったことへの感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。

お世話になった取引相手の場合

株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。 △△株式会社の△△です。

このたびは退職のご連絡ありがとうございます。 貴社とは、たくさんの調査プロジェクトを担当させていただき、 今の自分の糧になっています。

ご後任は□□様と伺っております。 今後も貴社の課題解決のため、営業として尽力してまいりたいと考えております。

今後の○○様のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。 本当にありがとうございました。

自分の名前・署名

社外の関係会社の場合

株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。 △△株式会社の△△です。

このたびは退職のご連絡ありがとうございます。 ○○様には○年もの間、弊社のためにご尽力いただき心より感謝申し上げます。

時には無理な相談も差し上げたかと思いますが、弊社の要望に真摯に向き合い続けてくださり、大変助けられました。ありがとうございました。

末筆になりましたが、○○様の新天地でのご活躍を心より祈念しております。 ありがとうございました。

自分の名前・署名

関係の深くない取引相手の場合

株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。 貴社を担当させていただいている、△△株式会社の△△です。

ご多用の中、退職のご挨拶をいただきありがとうございます。 ご後任がXX様である旨も承知いたしました。

引き続き、貴社とは良い関係を続けていきたいと考えております。

末筆になりましたが、○○様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。 ○年間お世話になり、ありがとうございました。

自分の名前・署名

【定年、結婚、病気療養】シーン別・退職挨拶メールの返信例文

定年や結婚、病気療養による退職など、相手の状況に配慮したほうが良いケースもあります。

例文を参考にしながら、返信メールをまとめましょう。

定年退職する人へのメール例文

定年退職の挨拶に対する返信メールでは、これまでの感謝の思いとともに、第二の人生を応援する気持ちを添えると良いでしょう。

○○部長

お疲れ様です。△△です。

このたびは退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。

入社以来お世話になっている○○部長が退職されるのはとても寂しいです。 特に私が初めて配属された営業部では、多くのことを教えていただきました。私が仕事で行き詰っていたときに、温かいアドバイスをくださったこと、昨日のことのように覚えています。○年間、本当にお世話になりました。

これからの日々が充実したものになりますよう、心より祈念しております。

ありがとうございました。

結婚・出産で退職する人へのメール例文

結婚や出産を機に退職する人には、これまでの感謝とともにお祝いの気持ちを伝えましょう。あまりプライベートに踏み込み過ぎないことが肝心です。

○○さん

お疲れ様です。△△です。 退職のご挨拶をありがとうございました。結婚を機に退職されるとのこと、心よりお祝い申し上げます。

○○さんには主に部のイベントや歓送迎会の場などでお世話になりました。人事部横断のイベントで一緒に幹事をしたことが、今も忘れられません。日程的にも予算的にも大変なイベントでしたが、常に前向きな○○さんがいたからこそ成功裏に収めることができました。

退職後は関西に転居されると伺いました。新天地で温かい家庭を築き、末永くお幸せにお過ごしください。 ありがとうございました。

病気療養で退職する人へのメール例文

病気療養で退職する人に対しては、体調に対する気遣いや回復への祈念を示すことが大切です。病状について触れたり原因を聞いたりするのは避けましょう。

○○さん

お疲れ様です。△△です。 退職のご挨拶をいただき、ありがとうございました。

○○さんには本当にお世話になりました。 ずっと頼りにし続けてきた○○さんが退職されるのはとても寂しいですが、今はご自身の体調を第一に考え、ゆっくりご静養なさってください。

1日も早いご回復を心よりお祈りしています。 ありがとうございました。

退職の挨拶メールへの返信で良くある疑問

退職の挨拶メールへの変身に関して良くある疑問・質問にお答えします。

ccで届いた退職の挨拶メールに返信したほうが良い？

相手との関係性によって判断が異なりますが、CCで送られてきたメールには返信しないのが一般的です。

関係性が深い相手や、距離が近い相手であれば返信しても良いでしょう。

退職後の連絡先を知りたい場合はどう聞けば良い？

相手の退職後も人脈を維持しておきたいという場合は、返信メールで連絡先を訪ねるのは一つの方法です。

ただ、退職後の連絡先は個人情報になるため、「ご無理がなければ」「差し支えなければ」など、ワンクッション入れて聞くと良いでしょう。

例えば以下のような聞き方をお勧めします。

「今後もぜひ○○様と情報交換をさせていただきたいので、差し支えなければご連絡先を教えていただけないでしょうか？」

「退職後も、○○様とのご縁を続けられれば嬉しく思います。ご無理のない範囲で結構ですので、ご連絡先を教えていただけましたら幸いです」

メールを返信したら相手から返信が来た場合、どう対処すれば良い？

退職の挨拶メールに返信したら、相手からさらに返信が来るケースもあると思いますが、そのメールへは返信しなくても問題ありません。退職間際に何度もやり取りさせてしまうことになるため、こちらからやり取りを止めるのも配慮の一つです。

もし返信したいという場合は、返信メールをいただいたことへのお礼のみ簡潔に伝えましょう。「お忙しい中かと思うので返信は不要です」と添えるのも方法です。