秘書の職務経歴書｜見本と書き方・自己PR例
この記事でわかること
- 担当する役員の役職・人数・担当範囲・使用ツールを書く
- 業務内容は、工夫したこと・改善結果を合わせて書く
- 自己PRはマルチタスク力・機密管理力など強みの軸を選んで言語化する
秘書の職務経歴書では、「誰を・何人・どのようにサポートしてきたか」など、業務内容が具体的に伝わることが大切です。調整や手配といった業務も、数字や工夫を併せて書くことで、成果として伝わりやすくなります。見本と書き方のポイント、自己PRの例文もあわせて紹介します。
国家資格 キャリアコンサルタント,組織人事コンサルティングSeguros 代表
目次
秘書の職務経歴書の見本（ダウンロードテンプレート）
中堅IT企業で取締役2名の役員秘書を担い、秘書室アシスタントを兼任した方を想定した見本です。一般事務から役員秘書へのキャリアの流れも反映しています。数字はご自身の経歴に置き換えて使用してください。
職務経歴書
20xx年x月xx日現在
陸波 太郎
職務要約
大学卒業後、中堅IT企業で約4年勤務。入社後約2年は一般事務として備品管理・電話応対・経費精算補助を担当。以降約2年は秘書室にて取締役2名の役員秘書を担い、日程調整、出張手配、経費精算、会議準備、議事録作成、慶弔・手土産対応を行う。Google Workspace、Slack、Concurを日常的に使用し、行程表の整備や申請ルールの周知、業務マニュアルの作成にも取り組む。
職務経歴
-
株式会社○○○○
事業内容：企業向けソフトウェア／ITサービスの企画・開発・販売
資本金：○億円
従業員数：約300名／非上場
| 期間 | 業務内容 |
|
20xx年x月 |
【所属】 【業務内容】 ＜一般事務＞（20xx年xx月～20xx年xx月）
＜役員秘書＞（20xx年xx月～現在）
【主な取り組みや成果】
|
【資格・スキル】
- 普通自動車第一種運転免許（20xx年xx月取得）
- 秘書技能検定2級（20xx年xx月合格）
- PC：Google Workspace（カレンダー調整、ドキュメント・スプレッドシート）、Slack、Concur（経費・出張申請）
- Microsoft Excel（表作成、基本的な関数）、PowerPoint（会議資料の体裁調整）
- 語学：英語（英文メール読み書き可／TOEIC ○○点など）
【自己PR】
私の強みは、急な予定変更にも動じず優先順位を見極めて動く「先回りした調整力」です。
分単位で予定が変わる環境下においても、常に関係者の動きや優先度を把握し、トラブルを防ぐための代替案を提示することで、大きなスケジュール遅延なく対応してまいりました。貴社でも、経営陣の意図をくみ取った迅速かつ柔軟なサポートを行い、経営判断や本来の業務に集中していただける環境づくりに貢献いたします。
以上
秘書用の見本は、下のリンクからWord形式でダウンロードできます。
Word以外の形式を使う場合は、職務経歴書のフォーマット（テンプレート）から探せます。
秘書の職務経歴書の書き方のポイント
秘書の職務経歴書において、採用担当者が確認したいのは「誰を支え、何をし、どんな工夫で成果につなげたか」です。ここでは具体的に3つのポイントを解説します。
サポートする役員の役職と人数を書く
サポートする役員の役職と人数を書きましょう。取締役2名の個人秘書なのか、秘書室で複数役員を分担しているのかで、求められる調整の幅が変わります。
秘書室アシスタントとの兼任も書いておくのをお勧めします。サポート対象の会議体（役員会など）も、記載可能な範囲で添えると良いでしょう。担当役員が外国人の場合は、その旨も記載すると語学スキルが伝わります。
調整・手配・準備などの業務をに書く
日程調整、出張手配、経費精算、会議準備、議事録、慶弔・手土産など、担ってきた業務を書きます。
「出張手配」「会議準備」と作業名だけを書くのではなく、「分単位の行程表の作成」、「会議前の資料回収と出席者への事前送付」など、自分が実際に行った作業まで書きましょう。Google Workspace・Slack・Concurなどの使用ツールも添えると再現性が伝わります。英語を使用する業務がある場合は、英文メール対応や外国人役員との連絡といった場面も添えましょう。一般事務と役員秘書で役割が変わった場合は、期間を分けて書くとよいでしょう。
成果は、仕事で工夫した点や改善数値を添えて書く
「調整しました」「手配しました」で終わらせず、その過程で工夫した点や数字で表せる結果があれば一緒に添えましょう。たとえば、「予定を事前に確認・調整して役員のコア業務時間を月あたり約15時間確保した」、「手順をマニュアル化して担当者不在時もサポートを継続できる仕組みを作った」、「申請リマインドとチェックリストの運用で遅延率をおおよそ3割改善した」などが書き方の例です。
語学・ツールスキルを書く
使用しているツールは名称だけでなく、用途とあわせて書きましょう。「Google Workspace（カレンダー調整・ドキュメント作成）」「Concur（経費・出張申請）」のように書くと、採用担当者が業務のイメージを持ちやすくなります。
英語を使う業務がある場合は、英文メール対応や外国人役員との連絡など、実際の使用場面を添えましょう。TOEICなどのスコアがある場合は資格欄にも記載しておくと、語学力の裏付けになります。英語対応がない場合は省略して構いません。
職務経歴の各項目は、職務経歴の書き方を参照してください。
職務経歴書の自己PRで差をつける方法
秘書の仕事は、スケジュール管理や手配といった定型業務に見えて、実際には先読みした判断・機密情報の管理・多方面との信頼構築など、高度なスキルの積み重ねです。
目に見えやすい仕事ではないため、自己PRとして言語化するのが難しいと感じている人も多いと思いますが、日々の業務の中に十分なアピール材料があります。秘書で伝わりやすい強みの例には次のようなものがあります。
- 先回りの調整力
- 機密管理力
- マルチタスク処理力
- 業務標準化力
- 信頼構築力
見本では先回りの調整力を軸にしています。以下の例文ではマルチタスク力・業務標準化力と機密管理力・信頼構築力の2パターンを紹介します。
マルチタスク力・業務標準化力を軸にする場合
| 私の強みは、優先順位が変わる状況でも複数の依頼を漏れなく並行処理しながら、業務を仕組みとして整える力です。役員秘書として曖昧な指示からゴールを逆算し、関係者との調整と期限管理を続けてきました。秘書室の手配手順や連絡先をマニュアル化して担当不在時の対応を仕組み化し、経費・出張申請のリマインド運用により遅延率をおおよそ3割改善しました。業務の標準化や部門横断の調整が求められる場面で、これまでの経験を活かして貢献したいと考えています。 |
機密管理力・信頼構築力を軸にする場合
| 私の強みは、機密情報を適切に管理しながら、関係者と信頼関係を築く力です。経営判断に関わる情報や未公開の案件を日常的に扱う中で、情報の開示範囲・タイミングを常に意識して行動してきました。役員の予定変更が続く状況でも、事前確認と関係者への共有を早めることで、コア業務に充てられる時間を月あたり約15時間創出する調整改善につなげました。情報管理への信頼を土台に、経営陣が本来の業務に集中できる環境づくりを続けてきた経験を、貴社でも活かしたいと考えています。 |
秘書の志望動機の整理には、秘書の志望動機も参考になります。
一般事務からのキャリアの進め方を整理するときは、一般事務の職務経歴書や自己PR（事務）も見てみると良いでしょう。
職務経歴書全体の基本は職務経歴書の書き方完全ガイドで確認できます。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。
- タグ:
8,568通り、あなたはどのタイプ？
グッドポイント診断で、あなたの隠れた強みを診断してみましょう。
診断結果は8,568通り。あなたはどのタイプ？
リクナビNEXTで応募書類を自動作成
履歴書と職務経歴書を作成するのが面倒な方は、リクナビNEXTにレジュメ登録するのがお勧めです。
| ◆新機能◆ ・AI要約でワンタップで職務要約を自動生成 ・AIと3分話すだけで「業務内容」を自動生成 |
リクナビNEXTに、プロフィールや職務経歴などを入力すると、入力された内容に従って自動で書類（レジュメ）が作成され、PDF形式でダウンロードすることが可能です。 ※『レジュメ』とは、リクルートの求職活動支援サービス共通で利用できる、職務経歴書機能です。
