一般事務の職務経歴書の書き方｜見本、自己PR例文、アピールのコツ

事務の職歴をどう書いたらアピールになるか、悩む人も多いと思います。事務の職務経歴書でのアピールにはコツがあります。ここでは、具体的な職務経歴書の見本とともに、書き方のポイント、自己PRで差をつけるコツを解説します。

一般事務の職務経歴書の見本（ダウンロードテンプレート）

職務経歴書は、「職務要約」「職務経歴」「資格・スキル」「自己PR」の4項目でまとめるのが基本です。

職務経歴には業務内容と対応件数を併記することで、事務処理能力の高さを具体的に伝えることができます。

一般事務の職務経歴書の書き方のポイント

一般事務の職務経歴書で採用担当者が見るのは、「どのような業務を、どのくらいの範囲・量で担当してきたか」「どんなPCスキルがあるか」「仕事に対してどんな姿勢で取り組んできたか」の3点です。それぞれ、具体的な書き方を解説します。

担当した業務量で具体性を出す

職務経歴書に業務内容を書くとき、「何をしていたか」だけでなく「どれくらいやっていたか」を添えると、経験の確かさが伝わります。

たとえば「データ入力・伝票処理を担当」と書いても、件数が多いのか少ないのかは読み手には判断できません。「受注データを1日約50件入力」「請求書・納品書の作成・確認・ファイリングを月100件以上」のように数字を加えると、実際の業務量と処理スピードがリアルに伝わります。

1日・週・月など、自分の業務に合った単位で書きましょう。正確な数字が分からなくても、「1日20〜30件程度」といった目安で構いません。月ごとの波がある業務なら「繁忙期は月200件、通常期は月50件」のように書くのも効果的です。

PCスキルはソフト名と使える操作まで書く

PCスキルは、ソフト名の羅列で終わらせず、使える操作と用途まで書くのがポイントです。一般事務では高度な関数を求められない職場も多いため、基本操作から段階的に示すと、レベルが正確に伝わります。

ソフト・ツール名	記入例
Word	ビジネス文書作成全般（スタイル設定を用いた長文マニュアル作成、変更履歴機能を使った校正、差し込み印刷による案内状作成が可能）
Excel（初級）	基本操作（SUM・AVERAGE関数、グラフ作成）
Excel（中級）	データ集計・分析（VLOOKUP関数、XLOOKUP関数、IF関数、ピボットテーブル）
IT・クラウドツール	slackやTeams、Zoomなどのコミュニケーションツール、導入が増えている電子契約クラウドなど

「Excel：VLOOKUP関数・ピボットテーブルを使った売上データの集計」のように、実際に担当した業務とあわせて書くと、入社後の業務イメージが具体的になります。また、クラウドツールや生成AIを業務で使っている場合は、それもあわせて書いておくとよいでしょう。

業務上の工夫・改善もアピールになる

事務職では、正確さや処理スピードと同様に、業務を効率化する姿勢も評価されます。「大きな成果がない」と思っていても、日常の中で工夫したことや、少しでも改善に取り組んだことがあれば、積極的に書きましょう。

たとえば、職務経歴書の見本にある【主な取り組みや成果】欄では、次のような記載例を紹介しています。

• 業務手順のチェックリストを整備し、新人教育のフローを効率化

数値で表せる成果ではありませんが、「問題に気づいて自分で動いた」という事実が伝わる内容です。こういった記載をすることで、能動的に仕事に取り組む姿勢が読み手に伝わりやすくなります。

こうした工夫・改善のエピソードは、最後の自己PRでもぜひ活用しましょう。見本の【自己PR】では、チェックリスト整備に加え、電子契約クラウドの導入対応として承認フローや保管ルールを一から整備した取り組みを記載例として紹介しています。【主な取り組みや成果】に書いた内容を土台に、「なぜそれに取り組んだか」「結果どうなったか」を自己PRでまとめると、職務経歴から自己PRまで一貫したアピールになります。

💡キャリアアドバイザーからのアドバイス

職務経歴書の最後の自己PRで差をつける方法

職務経歴書では、職歴を説明した最後に自己PRで締めるのが一般的です。職歴の中で書いた成果につながった自分なりの工夫（強みやスキル）、仕事の進め方で大事にしていること（スタンス）を伝えることで、応募先でも活躍できるという期待を感じてもらうことが重要です。 一般事務では、担当業務の範囲の中で改善できる部分を自分で見つけ、能動的に取り組んだ経験を具体的に書くことが差別化につながります。次の強みキーワードを手がかりに、エピソードを整理しましょう。

一般事務の自己PRで使える強みキーワード

• 正確性（ミスを防ぐ仕組みづくり・チェック体制）
• 継続力（ルーティン業務の安定運用）
• 誠実さ・気配り（周囲が働きやすくなるサポート）
• 改善意識（マニュアル整備・効率化・電子化）
• 調整力（他部署・社内外との連携）

どんな小さなことでも構わないので、やるべきことを自分で発見し、自主的に取り組んだ経験があれば積極的に書きましょう。その結果得られた成果や、周囲の社員の反応があればあわせて記すと説得力が増します。

自己PR例文1：正確性を強みにする場合

私の強みは、ミスを防ぐ仕組みをつくりながら正確に業務を処理する力です。現職では受発注データ入力と伝票処理を1日約50件担当しており、入力後に項目別のセルフチェックを行う手順を自分で定めて運用してきました。さらに、部署内の連絡表フォーマットを見直し、記入漏れによる情報伝達ミスを防ぐ改善も行いました。貴社でも、正確な事務処理で部署の業務を安定して支えていきたいと考えております。

「正確です」と述べるだけでなく、正確さを保つための仕組み（セルフチェック・フォーマット改善）を具体的に示すと、安定して発揮できる強みとして伝わります。

自己PR例文2：業務改善への姿勢を強みにする場合

私の強みは、日常業務の中で改善点を見つけ、チーム全体の負担を減らす工夫ができる点です。

以前の職場では、受講者データの管理がバラバラになっていたため、Excelで一元管理できる共通台帳を自作し、確認作業の手間を削減しました。また、属人化しがちだった研修の準備フローをリスト化し、他のスタッフへのスムーズな引き継ぎを可能にしました。

貴社におきましても、指示を待つだけでなく、周囲がよりスムーズに働けるよう主体的にサポートしてまいります。

業務改善のエピソードは「気づき→自主的な行動→数値や周囲の変化」の順で書くと、能動的に働く人柄まで伝わります。

事務の志望動機や自己PRの解説

一般事務に限らず、事務職全般の志望動機や自己PRのまとめ方は次の記事で詳しく解説しています。

▶ 事務職の志望動機の書き方と例文
▶ 事務職の自己PR例文｜職種別のアピールポイント

また、職務経歴書の項目ごとの基本的な書き方や、事務職以外の見本を見たい人は、職務経歴書の書き方完全ガイドで確認できます。