転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2017/12/15 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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総務の職務経歴書の書き方見本

職務経歴書の書き方見本総務の職務経歴書はどのように書いたら良いのでしょうか。職務経歴書を作成していて悩んでしまった方向けに、リクルートエージェントのキャリアアドバイザーから職務経歴書の書き方のポイントや注意事項を取材しました。職務経歴書見本もご紹介していますので、転職活動の参考にしてみてください。

総務の職務経歴書のポイント

総務の位置づけは企業によってさまざま。中小企業などでは、人事や経理が総務の仕事を兼ねていたり、逆に総務が人事、経理を行っている場合も。どういう環境でどのような業務に携わっていたのか、具体的に明記することが大切です。

採用担当者はココを見ている!

総務は文字通り「すべての業務を司る」役割。備品管理や営繕、ファシリティマネジメント、株主総会運営、文書管理、ISO、コンプライアンス、防災…など、「人事・経理以外のバックオフィス業務すべて」が総務の範疇になります。

そのため、今までどんな業務に携わってきたのかを具体的に伝えるのがポイント。ただ「総務の仕事をやってきた」だけでは、何ができる人なのかが全く伝わらないからです。
未経験の場合は、なぜ総務を志すのか、その理由も重視されています。総務に対して比較的楽な業務であるというイメージを持って、異職種から転身を目指す人が多いためです。総務になって何を成し遂げたいのか、明確な目標をアピールすることが重要です。

総務の書き方のポイント

ポイント1:手掛けてきたことを具体的に記す

総務の仕事は、多岐にわたります。どの分野の経験が、どれぐらいあるのか、具体的に明記しましょう。 企業側のニーズも、「総務全般をまんべんなく手掛けられる人がほしい」場合もあれば、「ファシリティ・マネジメントを任せられる人がほしい」などある一分野に長けている人を採用したいケースも。経験職務は端折らず、経験度合いとともにすべて明記することで、企業側も自社に合う人材か否かを明確に判断できるようになるのです。

ポイント2:企画立案側か、実務側かを明確にする

ポイント1は業務の“幅”ですが、業務の“深さ”を示すことも大切。つまり、課題解決方法を考え、指示する側なのか、それを実際に手がける実務側なのかでは、スキルが大きく異なります。どちらがいい、悪いというわけではなく、双方に求人ニーズはあるので、書類の段階で明確に示しておくことが重要です。

ポイント3:課題解決に取り組んだ経験、現状を改善した経験をアピールする

総務業務の成果はなかなか数字で示しにくいものですが、「自身で課題を発見し、解決や改善に取り組んだ」経験は高く評価されます。なぜそれを課題に感じ、どういう方法で課題解決を行い、その結果どんな変化があったのか、具体的なエピソードを交えつつアピールしましょう。その際、例えば「コストを○%(○万円)削減できた」など、数字で示せるものがあったら、明記しておくとより成果が伝わります。

未経験やキャリアが浅い場合は

業務範囲が広い総務では、特定の仕事だけに関わる機会は少ないため、「マルチタスクに対応できるか否か」が重視されます。前職の職種にかかわらず、守備範囲の広さと、一つひとつの業務に真摯に向き合ってきた姿勢をアピールしましょう。

また、コスト意識、現状改善意識も、総務に必要なスキル。前職でコスト削減や業務フロー改善などに取り組み、実績を挙げた経験があればぜひアピールすべきです。

総務の職務経歴書の書き方見本

職務経歴書

20××年××月~20××年××月
【所属】総務部総務課
[メンバー数] 課長以下6名
[役職] 20××年より主任、20××年より係長

【担当業務】購買、ファシリティ管理業務など

■備品の購買
・備品、什器、車両などの購入手配、リース管理(全国25支社分を本社にて管理)
■固定資産管理
・会社所有の固定資産(土地・建物)の維持、管理、賃貸業務
■ファシリティ・マネジメント
・本社事業所(135名分)の維持、管理、オフィスレイアウト変更
・支社事務所25カ所の設営・諸手続き
・××支社の新設(40名規模)
■プライバシーマークの導入

【ポイント】

  • 備品購買において一段のコスト削減余地があると判断。仕入れ業者の見直し、および社内におけるコスト削減の認知徹底により、備品購買において30%の経費削減を実現。
  • 仙台支社の新設の際は、イメージコンサルタントとの調整を行いファシリティを決定。
    ※ファシリティコンクール東北部門にノミネート。
  • プライバシーマーク導入の際は、プロジェクトリーダーとして社内の周知徹底を図る。メンバー2名とともに全国の25支社を回り、導入研修を実施。

ここがポイント!

さまざまな総務業務の中でも、特にニーズが高いのは「株主総会」に関する経験。特に、個人株主を始めさまざまな株主を相手にする「上場企業」での経験は、極めて貴重です。株主総会の運営に携わった経験はもちろん、株主管理、総会資料作成など、株主まわりに関連する業務経験があれば、小さな業務であっても記しておくと注目されます。

職務経歴書セルフチェック

経歴書をまとめたら、内容に足りないところはないかチェックしてみましょう。
家族や知人に客観的にチェックしてもらうのもお勧めです。

以下の内容を過不足なく書きましたか?

  • いつ (西暦表記)
  • どこで (在籍企業、所属部署)
  • 何を (担当領域、商品、製品、サービス、種類)
  • どれぐらい (会社規模、支店数、社員数、サポート人数、商品単価、取扱量)
  • 誰に対して (顧客、社内関係者)
  • どんな立場で (役職、役割、責任の範囲)
  • 何をしたか (職種名、具体的な職務)
  • 得られた成果・実績とエピソード (社内評価≪表彰の経験など≫、売上、生産性の向上、効率化、改善された点)
  • 専門スキル (専門知識≪商品知識、業界知識、業務知識≫)
  • 応用可能なスキル (語学力、マネジメント力、ビジネススキル、PCスキルなど)

伝わりやすさを意識して、書き方を工夫しましたか?

  • 簡潔なビジネス文書 (可能な限り名詞や体言止めで記載する)
  • 具体性、客観性 (数値を活用、違う企業の人が読んでも理解できるように)
  • 整ったレイアウト (カッコや記号を使用して項目を立て、適度に改行、行間をあける)
  • 卒業後現在までのすべての期間の情報が入っている

「事務・管理系」の職務経歴書はこちら

職務経歴書をまとめる際に重要なのは、決まった形式にまとめることではなく、あなたのキャリアがわかりやすく、最大限に伝わる内容であることが重要です。なかなかうまくまとまらない時は、他の職種の職務経歴書も参考にしてみてください。

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記事作成日:2011年5月19日 記事更新日:2017年7月28日