総務の職務経歴書の書き方見本｜ダウンロード付き

総務の職務経歴書では、特定部署の事務ではなく「会社全体」を支えた業務を具体的に書くことが大切です。総務の他、人事なども兼任している場合は、それぞれを分けて記載することで、実務の幅が採用担当者に伝わりやすくなります。

総務の職務経歴書の書き方見本

担当業務の幅が広い総務担当を想定した職務経歴書の見本です。会社全体の備品・設備・行事・契約を中心に、人事労務の一部兼任を分けて書いています。自分の担当範囲に置き換えて使ってください。

総務用の見本は、下のリンクからWord形式でダウンロードできます。

Word以外の形式を使う場合は、職務経歴書のフォーマット（テンプレート）から探せます。

総務の職務経歴書の書き方のポイント

総務の経歴で採用担当者が確認するのは、「会社全体のどの領域を、どの立場で支えてきたか」にあります。書き方のポイントは、「担当業務の具体化」「推進・企画に関わった業務は立場を書く」「成果は課題と結果を書く」の3つです。

担当業務を具体的に書く

総務の仕事は多岐にわたります。備品・設備・行事・契約・人事労務など、どの分野を、どれくらいの期間担ったのかを具体的に書きましょう。企業側のニーズは「総務全般」もあれば「ファシリティ特化」もあるため、経験を省略しすぎず、経験年数とあわせて示すと採用担当が判断しやすくなります。

特に中小企業では、総務が複数の領域を兼任するケースが多いです。兼任した範囲と、担当外（例：経理の仕訳・決算）を分けて書くと、自分の実務範囲が採用担当者に正確に伝えやすいです。

課題解決の推進をした業務は立場も書く

総務の業務は、課題解決の方針を考えて推進する立場と、実務として手を動かす立場では、求められる経験が異なります。担当した業務のうち、方針の決定や関係者への働きかけを主導した経験は、積極的に書き出しましょう。例えば「備品発注ルールの整備を主導し、関係部署に展開」のように、自分が推進側として動いたことが伝わる一文を添えると効果的です。

より責任範囲の広いポジションを求める求人に対してアピール材料になります。

業務改善した成果は課題と結果を書く

総務の成果は数字で示しにくいことがあります。それでも、「課題を見つけ、改善に取り組んだ」経験は実務力のアピールになります。何が課題だったのか、どう対応し、どんな変化があったかを端的に書きましょう。

発注ミスの減少や更新漏れの防止など、小さな変化でも課題と結果をセットで示せば実績になります。数字で示せない場合は「○○を整備し、手戻りが減った」のように変化を一言添えると伝わりやすくなります。

総務の職務経歴書の自己PRで差をつける方法

総務の自己PRでは、転職先の仕事内容を確認したうえで、アピールする強みの軸を選ぶことが重要です。総務職で伝わりやすい強みの例に、以下のようなものがあります。

• 仕組み化・標準化力
• 他部署・業者との調整力
• マルチタスク力
• 正確な事務処理力
• 会社全体を俯瞰する視点

上の見本では仕組み化・改善力を軸に自己PRをまとめているので、ここでは、調整力とマルチタスク力の2パターンを紹介します。

調整力をアピールする場合

私の強みは、社内外の関係者と連携しながら、業務をスムーズに進める調整力です。総務担当として、設備業者との修繕対応や契約更新の調整、社内行事の会場手配など、複数の部署・外部業者と日常的にやりとりしてきました。各関係者の優先事項を把握しながら、期日と条件を調整することで、滞りなく業務を進める環境づくりを心がけてきました。貴社でも、社内外の調整を担いながら、会社全体の円滑な運営に貢献したいと考えております。

調整力をアピールする場合、「誰と・何を・どう調整したか」を具体的に示すことが重要です。総務は社内外の多くの関係者と関わる職種だからこそ、部署横断での調整経験や外部業者との交渉経験を具体的に書くと説得力が増します。

マルチタスク力をアピールする場合

私の強みは、複数の業務領域を並行してこなしながら、優先順位をつけて対応できるマルチタスク対応力です。現職では総務業務を中心に、勤怠集計の補助や入退社手続きの準備など人事労務の一部も兼任してきました。担当範囲が広いなかでも、期日管理と他部署への確認を習慣化することで、抜け漏れなく業務を回してきました。貴社でも、幅広い業務を柔軟にこなしながら、バックオフィス全体の安定運営に貢献したいと考えております。

マルチタスク対応力をアピールする場合、どの領域を兼任してきたかを具体的に示すことが重要です。中小企業の総務は担当範囲が広いことが多く、複数領域を並行してこなしてきた経験自体が強みになります。抜け漏れなく業務を回してきた実績を、期日管理や確認習慣など具体的な行動とセットで示すと説得力が増します。

総務への志望動機を作成するときは、[総務の志望動機]で確認してください。自己PRの観点整理には、[事務の自己PR]も参考になります。

職務経歴書全体の基本は[職務経歴書の書き方完全ガイド]で確認できます。