転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2017/12/15 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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【社内・社外・上司】送り先別退職時のメールのマナー

後姿こそ美しく!退職挨拶メールを間違えない方法

考える男性の写真

退職をメールで報告するなんて失礼にならないかな?と思っていませんか。

今やビジネスの重要なツールであるメール。メールを使って退職の挨拶をすることは珍しいことではなくなりました。もちろん、お世話になった社内の人や顔を合わせる機会が多い人にはできるだけ口頭で挨拶するべきですが、会えない人にはメールでもOKです。

今までのお礼と別れの挨拶をちゃんと伝えることは、社会人としてのマナー。今後またどこかで一緒に仕事をするときがあるかもしれないので、一筆残すことで良い印象を残しましょう。

退職メールはいつ送るもの?

花束を持つ男性の写真

退職が決まってから退職日まで、どのタイミングで退職の挨拶メールを送ればいいか、悩ましいところです。社外向けと社内向けとではその意味合いもタイミングも違いますので、しっかり区別して用意しておきましょう。

退職を公表してもいい時期になり、社内に周知された後には、まず社外の人に退職のメールを送ります。取引先などは引き継ぎなどのやり取りがありますから、2~3週間前には伝えたいもの。退職まであまり日がないタイミングだと、取引先に対して「最後まで仕事を全うしない人」とのレッテルを貼られてしまいます。ちゃんと引き継ぎの期間を設けることで相手も安心しますし、不安材料や問題などがあれば解決する時間も取れます。

社内宛ての退職メールは、退職を報告するというより「最後の挨拶」に近いものになりますので、最終出社日に送ることが一般的です。勤務中ではなく定時が過ぎてから送るのがマナーという会社もありますし、1週間前にメールすることが慣例だという会社もあります。会社特有の暗黙のルールがある場合があるので、ここは先輩方や今まで受け取った退職挨拶メールを参考にするのがよいでしょう。

社内向け退職メールのポイントと文例

大きな会社の場合、仕事でもプライベートでもあまり接点のない人もいるでしょう。そういう人には一斉メールでもかまいません。この場合、送るときは一斉送信の一覧がわからない「Bcc」に送付先を入れましょう

件名は「退職の挨拶」とし、件名だけで用件がわかるようにします。退職理由は「一身上の都合」が基本。細かく書かないことがビジネスメールでのルールです。出産や結婚などのおめでたい理由の場合は、書いてもよいでしょう。

また、可能であれば、今後の連絡先を添えておくのも円満退職の秘訣です。残った社員にとっては、今後の連絡先が全くわからなくなるのは寂しいもの。私用の連絡先があることで、「会社は辞めるけど、会社の人とは今後もお付き合いしたい」という気持ちがこもります。

仕事上でお世話になった人や関わりの強い人に対しては、必ず個別に送るようにし、文面にもその人とのエピソードや思い出など一文を入れると心がこもります。送別会をしてもらったり、記念品をもらったりした場合は、ここでお礼を入れるのもいいでしょう。

親しかったとしても、退職の挨拶メールで会社の愚痴や苦言などを入れるのはご法度です。メールは相手が削除しない限り、文書として残ります。「立つ鳥跡を濁さず」を肝に銘じて、クリーンな印象でお別れをいいましょう。

件名:退職のご挨拶(名前)

本文:
○○部の皆様、お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により8月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
業務を通して多くの方々と関わり、さまざまなことを学ばせていただきました。
壁にぶつかるたびに、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。
この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール:xxx@xxxxx
携帯:xxx-xxx-xxx

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

社外向け退職メールのポイントと文例

パソコンを使っている男性の写真前述したとおり、社内へ送る退職メールと社外へ送る退職メールは意味合いが違います。社外には会社の信用を損ねないこと、不安や不満を残さないことが鉄則です。その為にも退職するあなた自身の信頼を守ることが大切です。

具体的なポイントは3つ

退職日は明記すること。退職日が1週間後なのか、1か月後なのかで先方の優先順位も変わってくるので、必ず明記しましょう。

次に、後任者や引き継ぎについて明記すること。後任者と一緒に直接挨拶に行くのがベストですが、それができない場合はメールの中で名前を伝えておくことが大切です。後任や引き継ぎについて何も書かれていない退職メールは相手に不安を与えますし、今までどんなに誠意を持って仕事をしていたとしても、一瞬で信頼関係が崩れてしまうでしょう。

最後に、社内メールと違い、社外宛ての退職メールには私用連絡先などは書かないことが大切です。あくまで今までのお付き合いは会社を通しての関係なのでここは一線を引いておきます。転職先や、退職理由などを書くことも、会社やあなた自身の信用を損ねる原因となりますから気をつけましょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社△△ 名前)

株式会社○○ 営業部
◇◇◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社△△を退職することになりました。
◇◇様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の■■が務めさせていただきます。
後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

上司向け退職メールのポイントと文例

ソファに腰掛ける男性の写真

上司への退職の挨拶メールは、基本的には社内用メールと同じです。ネガティブな内容は避けて、今までの感謝を伝える文面であれば大丈夫です。

ただ、一斉送信だと気を悪くする人もいるので、面倒でも一人ずつに宛名入りで送るといいでしょう。

営業部
部長 ◇◇◇◇様お疲れさまです。△△部の○○です。
一身上の都合により、本日を持ちまして、退職することになりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。平成○年○月に入社して、はや×年×ヶ月の月日が経ちましたが、様々な仕事を担当させていただきました。
◇◇部長には至らぬ私のためにご指導ご鞭撻を頂き、
多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。
今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思います。

末筆ではございますが、改めて皆様の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。

退職メールを受け取ったら返信するべき?

退職の挨拶メールを受け取った後の返信はどうすべきか、気を遣いますよね。あまり難しく考えず、自分が退職する立場だったらもらいたい返信メールを心がけましょう。

返信は必須ではありません。あまり仕事上で関わりのない人の場合は、スルーしても失礼には当たりません。退職者は大勢の人に挨拶メールを送っていますから、ビジネスメールとしてはあえて返信しないのもマナーのひとつ。親しい間柄の場合や、伝えたいことがある場合のみ返信しましょう。

ポイントは、お世話になったことへのお礼と、退職することに対しての残念な気持ち、最後に退職後の活躍や健闘を祈る言葉です。退職する側もそうですが、ネガティブな言葉は避け、退職者が気持ちよく退社できるような言葉選びに気を付けましょう。

△△様

ご退職されると伺い、驚きました。寂しい気持ちでいっぱいです。

△△さんには入社以降、本当にお世話になりました。
一緒に仕事をさせていただいた経験は私にとって大きな財産となりました。
ご退職されることによって、会社には大きな損失ですが、
△△さんはきっと次のステージでも 輝かしい実績を残されることでしょう。

最後になりますが、△△さんのご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

おわりに

退職を伝えるメールも、それに対する返信も、大切なのは今までお世話になったことへの感謝の気持ちです。円満に退職することは、新しい生活を迎えるための必須条件です。

明るく爽やかに挨拶をして、美しい後ろ姿で次のステップへと向かいましょう。

記事作成日:2015年7月1日 リクナビNEXTジャーナル編集部