メールで「すいません」「すみません」はどっちもOK?適切な謝罪表現とは

ビジネスシーンにおいて、謝罪の気持ちやちょっとしたシーンで相手を気づかうとき、「すみません」と「すいません」のどちらを使うべきかで迷ったことはありませんか。この記事では、「すいません」はメールに書いてOKなのか、「すみません」は謝罪の言葉として使って良いのか、などといった、ビジネスシーンにおける疑問について解説します。

メールで「すいません」「すみません」はどっちもOK?適切な謝罪表現とは

どちらが正しい?「すみません」「すいません」の違い

「すみません」と「すいません」とでは、「すみません」が正しい表現です。

「すみません」はもともと「済む」という動詞からできた言葉で、「すみません」を漢字で書くと「済みません」となります。「すみません」が発音しづらい言葉であることから、発音しやすくするために単語の一部の音が変化し「すいません」となりました。このような口語表現はメールなどの文書では使わないようにしましょう。

ビジネスシーンで最適な謝罪表現とは?

次に、ビジネスシーンで謝罪をするときの表現についてです。謝罪をする時に使う表現は「すみません」や「ごめんなさい」ではなく、「申し訳ありません(でした)」や「申し訳ございません(でした)」です。

なぜ「すみません」や「ごめんなさい」を使わない方が良いのか、解説します。

・「すみません」は使わない方が良い理由

これは、「すみません」が複数の意味合いを持つ曖昧な言葉だから。「すみません」は、謝罪以外にも感謝・恐縮などにも用いられます。例えば、感謝の気持ちを伝えるときに「ありがとう」の意味を込めて「すみません」と言う、人に話しかけるときに「すみません、○○の件ですが…」などと恐縮の意味を込めて話し始める、といったケースです。「謝罪の意を『明確に』伝えたい場合」には向いていない言葉と認識しておきましょう。

・「ごめんなさい」を使わない方が良い理由

「ごめんなさい」は「御免なさい」から派生しています。「ごめんなさい」とは「どうか免じてください」ということであり、「相手に許しを乞うている」という一面が垣間見えます。使い方によっては申し訳ないと思っている気持ちが伝わりづらいため、使うことはおすすめしません。

なお「申し訳~」を使用する際、本来の適切な表現は「申し訳ないことでございます」ですが、一般的にはあまり使われなくなってきています。このため前述の通り、謝罪表現は「申し訳ありません(でした)」や「申し訳ございません(でした)」が良いでしょう。

ビジネスシーンで最適な謝罪表現とは?

一緒に覚えよう!「すみません」の英語表現

「すみません」の英語表現も一緒に覚えて、ビジネスシーンでスマートに活用してみましょう。まず、軽い謝罪は「I’m sorry.」です。「I’m sorry.」は英語があまり得意ではない人にも馴染みがあるといえるでしょう。しかし、より深い謝罪については「I’m sorry.」以外の表現がおすすめです。

「I’m so sorry.」「I apologize for the trouble.」などの表現を使うと、より深い謝罪の表現になります。「apologize」は「sorry」よりも丁寧な印象となるため、ビジネスには適しているといえるでしょう。

英語の「Sorry」は謝罪の時にのみ使う言葉です。日本語の「すみません」のようにたくさんの意味をもつ言葉ではないので、あまり「Sorry」ばかり多用しないようにしましょう。感謝を表現したいときは「Thank you.」、声をかけるときや、何かを頼みたいときには「Excuse me.」と使い分けることが大切です。

ビジネスシーンでは、相手やその場に合わせた適切なフレーズを選ぶことで、自分の気持ちが相手にも伝わりやすくなります。英語が苦手な人も、簡単なビジネス英会話のフレーズだけでも覚えておくととっさのときに役立ちます。

いかがでしたか?

少しの違いですが、基本のビジネスマナーを押さえていないことで評価が下がるのはとてももったいないことです。基本表現は当たり前に使えるようにしておきましょうね。

f:id:junko_one:20170414161207j:plain監修者:荒川 泰子 (イメージコンサルタント)

航空会社にて、国内、国際線客室乗務員として乗務し、退職後は国際イベントにて受付業務や、VIP接遇を担当。その後渡英し、ロンドン大学にて文化人類学の修士号を取得。 帰国後はダイヤモンドサロンにてPR業務と顧客接遇を担当し、その後イメージコンサルタントとして活動を開始。マナーやファッション、美容などの講師として活動中。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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