社内や社外でお世話になった方に、年末に1年の締め括りとして挨拶をする時に、「直接会ってご挨拶した方が良いのか、メールの方が良いのか」「忙しい時に挨拶に伺ったら迷惑にならないだろうか」などと悩むことはありませんか？
今回は、年末の挨拶として役立つビジネスメールや手紙、訪問の方法をまとめました。
年末のご挨拶の最適なタイミングとは？
年末の挨拶は、直接会って伝えるのが正式な方法。とはいえどうしても都合が合わないこともありますから、そんなときはメールや手紙、電話などを使いご挨拶をしましょう。年末に挨拶できなかった場合は年始に改めて挨拶をするのも1つの方法です。年末に挨拶する時期としては厳密に決まっているわけではありませんが、12月16日以降にするのが一般的です。それ以前では、まだ年が明けることを意識していない人も多いですし、時期としては早過ぎる印象を抱かれる可能性もあります。
会社として挨拶メールや手紙を送る場合は年末年始の営業日や営業時間についてのお知らせも兼ねると親切です。
お客様はもちろん、社内の同僚や友人、上司など、お世話になっている人への挨拶も欠かさないようにしましょう。お客様への対応ほどかしこまる必要はありませんが、日頃お世話になっている感謝の気持ちを伝えることはとても大切です。
訪問する際に気を付けたいこと
年末年始は会社も個人もとても忙しい時期です。このため先方には訪問する旨を事前にお伝えし、あまり長居をしないように配慮しましょう。所属企業や部署の方針にもよるので、どのように対応したらいいのかは一度確認を取っておくことをおすすめします。
最近はだいぶ少ない傾向にありますが、お歳暮やお年賀を手渡しする企業の風習もあります。会社として挨拶に行くのなら、所属する会社や部署が用意するカレンダーやタオルなどがあれば持参して1年の感謝を伝えます。個人的にお世話になった方にはお歳暮を持参したり、送ったりしても良いでしょう。この場合、特別凝ったものである必要はありません。できれば事前に好みを把握して喜んで頂けるものをチョイスしましょう。
メールでのご挨拶で注意すべき４つのこと
メールで挨拶するときは、最低でも下記のような点に注意してみましょう。
１、わかりやすい件名を添える
年末は誰しも忙しいものです。挨拶のメールであることが件名の時点でわかるように、【年末のご挨拶】といった件名が望ましいです。
２、時候の挨拶を書き添える
季節の挨拶ですから、時候の挨拶を書き添えたり、下記のような定番の挨拶を添えると良いでしょう。
・「今年一年ありがとうございました。」
・「よいお年をお迎えください。」
・「来年もよろしくお願い申し上げます。」
定番ですが、上記のような挨拶文を加えることで年末らしさがありますし、感謝の気持ちも伝わります。
３、一斉送信はしない
メールを送信する量が多いと面倒に感じることもあると思いますが、できる限り一斉送信は避けましょう。メールの宛先などを見れば一斉送信であることは相手に伝わりますし、無難な内容の挨拶しか送ることができません。「事務的に送っているのだな」などと、良くない印象を抱かれる可能性もあります。面倒でも、1通ずつ送ることを心がけましょう。
４、できれば、送信する相手に合わせてメールの内容を変える
相手によって、お世話になったシーンや、心に残った言葉がある場合は、「あの時にこう言っていただけて大変ありがたかったです。」などと添えるのが理想です。少し内容を付け加えたりするだけでも特別感は高まり、相手からの印象をアップさせることにもつながります。
手紙やハガキでのご挨拶で注意すべきこと
手紙やハガキを使って挨拶をする場合、まず確認しなければならないのが郵送日です。年内に問題なく届くのかはもちろん、年末の挨拶としてふさわしい時期に届けられるかについてもチェックしておきましょう。企業で取りまとめて送付している場合もあるので、重複しないように注意してください。
手紙やハガキはメールとほぼ同様で、時候や定番の挨拶文を含めた内容にします。注意すべき点としては、紙面だと、メールとは違い、文字を書けるスペースに限りがあることです。予め書くことをまとめておくなどして、読みにくくならないようにしておきましょう。
「今年一年ありがとうございました。来年も変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。」といったように、短くまとまった文例の使用がポイントです。
なお当然ですが、手紙やはがきはメールの送信履歴のように自動的に記録に残るものではありません。誰に送ったかわからなくなり、同じ方に2通送ってしまうなどのミスを避けるために、送付リストを作成しておくのもおススメです。
監修者：荒川 泰子 （マナー講師）
航空会社にて、国内、国際線客室乗務員として乗務し、退職後は国際イベントにて受付業務や、VIP接遇を担当。その後渡英し、ロンドン大学にて文化人類学の修士号を取得。 帰国後はダイヤモンドサロンにてPR業務と顧客接遇を担当し、その後イメージコンサルタントとして活動を開始。マナーやファッション、美容などの講師として活動中。
文：リクナビネクストジャーナル編集部
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