社外向けの始末書を書くのは緊張しますよね。普段からあまり始末書を見る機会などもありませんし、なるべくなら書かないで過ごしたい、見ないで過ごしたいもののひとつです。しかし始末書は、ビジネスパーソンとして避けては通れない書類のひとつでもあります。作成するとなった場合にどんなところに気を付けて書けばいいのか、ここでは社外向けの始末書の書き方と注意点についてご紹介します。
社内よりもより気を配る必要がある！
社外向けの始末書は、今後の取引にも影響が出てしまう可能性がありますので、社内用の始末書よりも慎重になる必要があります。今までの先輩方が築いてきた会社の信用が、始末書の印象が悪いせいでいとも簡単に崩れてしまう可能性もあるのです。そうなってしまうと会社に対して多大なる損害を与えてしまうことにもなりますし、取引先を一社失うことになりますので会社によっては死活問題となることもあるでしょう。社外向けの始末書は出す前にまず電話で謝罪をし、その後に心を込めて始末書を書くといいですね。非常にスピーディーな対応が求められます。難しいのは、本当に100％非があるのかどうかの見極めです。まずは相手の話をよく聴き、それで自分に非があるとなった場合には誠心誠意謝罪するのがベストですが、そうではない場合には判断が難しくなります。上司の判断で書くのが始末書ですので、新入社員の場合は考える必要はありませんが、自分が上司の立場になった時にはその見極めは慎重に行わないと、自分自身や会社が不利になってしまう可能性もあります。
どんな内容をかけばいいの？
始末書に書くのは、不始末の内容、原因、お詫び、反省、今後の解決策、二度と同じ過ちは起こさないという約束、今後も変わらぬお付き合いをお願いします、という一文を書きます。始末書とよく間違われるのが顛末書ですが、こちらは不始末の内容を書くだけで、始末書では不始末を起こしてしまった反省を書くという意味が強くなっています。お詫びや反省は始末書では書くのが当たり前ですが、今後の解決策も忘れずに書くようにしましょう。今後の解決策がないと「形式だけ」という印象を相手に与えてしまい、今一つ信用されません。解決策を考えて、今後はこういう解決策を取るので同じような失敗はしないと伝えたほうがより具体的になりますので相手も信用してくれるでしょう。失敗をしていることで今までよりも相手先からの信用は落ちていますし、不安感を抱かれています。一度落ちた信用を復活させるのは今後の行動次第ですし、最初はなかなか信用されませんので言葉選びに気を遣う必要があります。
基本的な内容は社内向けと変わらない
始末書の内容は、社内用も社外用もそれほど変わりませんが、社外用では今後も変わらぬお付き合いをお願いします、という一文が必ず入りますのでそこだけは確認する必要があるでしょう。社外用の始末書では大切なお取引先を失わないようにすることが大切ですので、この一文は欠かせません。また、スピーディーに対応しなくては印象もどんどん悪くなっていきます。社外用は特に素早い対応を心がけましょう。また、社内用でも社外用でも謝罪のしすぎや感傷的になることは逆効果になりますので気を付けてください。始末書はビジネス文書ですのでパソコンでの作成が一般的になりつつありますが、手書きの方がいいという人もいます。これはケースバイケースですし、相手との関係性などもありますから、社内で相談した上で作成方法を決めるのも一つの方法です。
部下のミスによる始末書の書き方と注意点
上司である自分の監督不行届で不始末が発生してしまった、という場合には、始末書を書く必要があります。この場合の始末書にも不始末の内容、原因とその反省、その後の経過と二度と同じことは起こさないという約束を書きます。上司の立場で部下のミスに対しての始末書を書く時には自分は何も悪くありません、という文章だと上司としての自覚なしと見なされてしまい信用を失ってしまいます。しかし、普段の部下の様子を「大変優秀で」などと書くと言い訳がましく聞こえますのでやめましょう。部下の非を全面的に書き、自分の判断の甘さが引き起こしたのだという反省する文章を書く必要があります。不始末の内容が複雑で始末書に書くのは難しいという場合には、別の書類を作成して不始末の報告をした方がいいですね。始末書はあくまで書類ですので、ボリュームを出す必要はありません。また、始末書の例文をコピペしていると先方にもバレてしまう可能性がありますので、自身で考えた文章で作成した方がいいでしょう。不自然な言葉遣い、敬語の使い方の誤りなどはあってはなりませんが、コピペしていると思われてしまっては始末書の意味がありませんし、反省している気持ちがある場合でも先方には伝わりません。誠心誠意上司としての認識が甘かったということを謝罪し、信用を取り戻しましょう。
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