メールのアドレス帳に登録した表示名は、相手が開いた時にも表示されるの?知っておきたいメールのマナー 

メールのアドレス帳に登録した表示名は、相手が開いた時にも表示されるの?知っておきたいメールのマナー

学生時代からの友人が、仕事のことで会社のアドレス宛に送ってきたメール。開いてみたら、あて先に自分のアダ名が表示されていた――そんな時、皆さんはどう思うでしょうか?友人同士であれば「アドレス帳にもアダ名で登録しているのか、面白いヤツだな」で済むでしょう。しかし、これが友人ではなく取引先からのメールで、しかも「変な黒縁メガネ」など自分の外見的特徴から相手が勝手に付けたと思われるようなアダナだったら……? メールの表示名はどのような仕組みになっているのでしょうか。

「ニックネーム」はメールの宛先に表示されている!

インターネットがビジネス上で普及し始めた1990年代半ばには、あて先欄に日本語の全角文字を入れるのはご法度とされていました。それが原因でメール本文が文字化けを起こすようなトラブルが多かったからです。

しかしある時期から、かなりの確率で自分の名前が漢字で表示されるようになりました。全角文字によるプログラムエラーが起こりづらくなったことが原因でしょう。

そんな中、自分のアダ名が表示されたメールが会社のアドレスに届いたら、びっくりしますよね?いくらメール本文で「○○様」という改まった表現を使っていても、Toがアダ名では拍子抜けしてしまいます。またメールソフトによっては、返信の際に元のメールの差出人、あて先、件名が本文に引用されるものもあります。返信する際に元メールの一部としてアダ名が入ってしまっては、格好がつきません。

なぜこのようなことが起こってしまうのでしょうか?実は、アドレス帳の登録の仕方によっては、自身が登録している名前が、そのまま相手方にも表示されてしまうのです。

一例と挙げると、メールソフトのアドレス帳に「ニックネーム」という欄がある場合は要注意。普段は手入力することの無い箇所かもしれませんが、同姓同名の担当者を区別するため、などといった理由でアダ名を入力していると、本名ではなくそちらが表示されてしまう場合があります。

オートコンプリート(自動補完)を上手に使いこなそう

では、ニックネームが優先的に表示されてしまう原因はどこにあるのでしょうか?犯人は「オートコンプリート」機能です。これは多くのメールソフトに備わっていて、「自動補完」という名称が使われているソフトもあります。

オートコンプリート機能とは、最初の数文字を打つだけで、以前ユーザーが入力した内容から同じ文字列を持つものを入力欄に自動的に入れて補完する、というものです。該当する候補が複数ある場合は、リストで表示されます。オートコンプリート機能は、メールソフトのあて先欄以外にも、ウェブブラウザのアドレス欄や、入力フォームが含まれるページ、例えばログイン名、住所、電話番号の入力欄などにもしばしば実装されています。

多くのメールソフトは、メールのあて先欄に氏名やメールアドレスの最初の数文字を入力するだけで、メールアドレスを自動的に補完します。さらに、そのメールアドレスの表示を、アドレス帳に登録された情報に置き換えることが多いようです。置き換えて表示されるのは、メールソフトによって、アドレス帳の「ニックネーム」であったり、「表示名」であったりします。

また、ユーザーの利便性を高めるために、アドレス帳に未登録の連絡先へメールを送信した場合、その情報をアドレス帳へ自動的に保存する機能を持っているメールソフトも多いようです。

例えば、自分の新しい上司のメールアドレスをまだアドレス帳に登録していない時に、上司のメールアドレスを「○○様」と表示するように設定している取引先から先にメールを受け取ったとします。すると、新しい上司のメールアドレスと「○○様」という名前が、セットでオートコンプリートリストに自動保存されるようになっています。自分のアドレス帳で慌てて上司のメールアドレスをきちんと登録しても、メール作成時に上司のメールアドレスをあて先欄に入れると、表示が「○○様」となってしまいます。このような時は、「オートコンプリートリスト」を空にしてしまうと良いでしょう。

「オートコンプリートリスト」は、頻繁に使われるメールアドレスの情報を保存するために、メールソフトが自動的に作成しているものです。アドレス帳に何千件と膨大なメールアドレスが登録されているような場合でも、毎回アドレス帳の情報をすべて検索したりせずに素早く処理できるようにするための、いわば索引です。このリストを空にしても、アドレス帳に登録した情報自体には一切影響しません。「オートコンプリートリスト」を空にする方法については、自分が使用しているメールソフトの名前と一緒に「オートコンプリートリストを空にする」などと入力して検索してみてください。

逆にこの機能を活用するには、メールアドレスや氏名と一緒に表示名もアドレス帳へセットで登録しておくとよいでしょう。こうすると、オートコンプリート機能を活用して相手の名前の一部だけでも容易にアドレス欄へ入力できるようになります。メールアドレスをいちいち記憶しておく必要がないので便利です。自分が使っているメールソフトが対応しているか、ぜひ確認してみてください。

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