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ビジネスでのメールには一定のルールやマナーが存在しています。ある程度のお決まりのフレーズがあるので覚えておきましょう。書く時は、相手とのメールのやり取りの頻度やステータスによって使い分けが必要になってきます。ここでは、社外に送るビジネスメールの書き出しの形態、一般的なフレーズの使い分けについてご説明します。
ビジネスメールの書き始め
メールの書き始めのルールは以下の通りです。
１、宛名（会社名→部署→役職→名前＆様）
２、挨拶
３、自分を名乗る
４、メールの要旨
会社名は正式なものを書きます。（株）などと省略することはタブーになるので株式会社とします。また会社によって株式会社を前につけるか、後ろに付けるかが異なるので気を付けましょう。会社名→部署→役職→名前＆様をそれぞれ改行して構成します。
挨拶の言葉は「お世話になっております」が最も一般的です。他の表現については参考フレーズを後述します。
また、名乗りをメールの始めに書くのは大切なことです。名乗ることで読み手となる先方に、それまでのやり取りや背景を把握した上で読んでもらうことが可能になります。スマートフォンや様々なレイアウトのメールアプリケーションが利用されている現代では、わざわざ送信者欄を確認するなど、最後の宛名の確認が必要になるメールは親切とは言えません。必ず名乗りを入れましょう。比較的面識の薄い相手に対しては「～社で△△をしております、〇〇と申します」などとし、頻繁に会っていて名前で分かってもらえる相手に対しては「～社の○○です」などとしましょう。
名乗った後に、限りなく簡潔にメールの目的を記載します。読み手がメールの大意をひと目で把握できることが大切です。これについても例文フレーズを後述します。
使える冒頭フレーズ集
【挨拶編】
大事なポイントは、挨拶は先方との関係性や距離感、状況によって使い分けることです。
もちろん、カジュアルになってしまってはならないのですが、挨拶のフレーズを個々に合わせる心配りは読み手の印象を良くするものです。
- お世話になっております。
- ご無沙汰しております。
- 先日は、ありがとうございました。
- 先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。
- 早速のご連絡ありがとうございます。
【メールの要旨編】
目的や結論を冒頭で伝えるには、短く、見やすく、簡潔にすることが大切です。
- 〜の件で、相談したく、メール致しました。
- 打ち合わせの日程についてご相談させてください。
- 先日のお礼を申し上げたくメールさせていただいております。
- ～についてのお詫びを申し上げたく、ご連絡させていただきました。
- お見積もり内容のご確認のため、ご連絡いたしました。
まとめ
ビジネスでは多くの人が１日に様々な内容のメールをチェックします。読み手に余計な時間を取らせない、わかりやすく簡潔に的を得たメールを送るように心掛けましょう。特に書き始めというのは、このマナーや心配りが欠かせないものと言えるでしょう。
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