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上司、顧客、部下、同僚…話長くて聞く気ナシ!そして仕事進まず そのムダ話にもうウンザリだ!職場の会話強制終了テク
なるべくムダな時間を削って効率的に仕事を進めたいエンジニアにとって、最大の障害になるのが上司や部下、顧客など「対人」シーン。無意味な会話や会議を排除していくための実践的テクニックの数々をご紹介しよう。
(総研スタッフ/山田モーキン イラスト/八重樫王明)作成日:08.02.05
はじめに 400人のエンジニアが駆使する、「対人」シーンでのムダ時間削減テク大公開!
過去、Tech総研では「エンジニアと時間」をテーマにした企画をレポートしてきた。

・早くハンコを押してくれ! 超多忙上司への報・連・相テク
・上司に遠慮せず、“今日こそ残業しない!”術
・一般人理解不能…ここまでズレてる「エンジニア時間」
・無心になる?構想を練る? エンジニア的★謎の休憩事情

その中で改めて、エンジニアの時間に対する「シビア」な考え方が明らかになった。 今回、少しでもムダな時間は“排除”して、効率的に仕事を進めたい意識の強いエンジニアにとって最も障害となるシーンを想定した、ムダ時間削減テクニックを紹介したいと考えた。その最大の障害とは、「対人」シーンでのやりとり。

「覚えの悪い部下に何度も同じ説明をしなければならない」
「現場のことを把握していない上司に、会議中、本題とはまったく関係ない話を延々聞かされる」
「同僚と休憩時間についついムダ話」
「依頼事項以外の仕事を頼まれる」


そこでエンジニア400人を対象に、「対上司」「対顧客」「対部下」「対同僚」の各“対戦シーン”ごとに、ムダ時間をさりげなく、そして強制的に排除していくための実践的テクニックについてのアンケートを実施した。では早速、その中身をご披露しよう。
仕事上、もっとも「無駄な時間を費やしているな」と感じる相手は?
VS上司編 「○○さんが一刻も早く返事をお待ちなので……」即断を迫る迫真の演技 (システム開発マイコン・ファームウェア・制御系/31歳)
エピソード
上司に対して自分が担当するプロジェクト進行上、今後の進め方に関して相談するときにそもそも上司がプロジェクト内容を深く把握していないので、改めて現時点での内容を深く説明し直さなければならない。またそのうえ、いちいちプロジェクトと関係ないネタを振ってくるので、その応対にムダな時間を取られる。
会話強制終了テク
ムダ時間削減効果
30分→10分 平均30分の相談時間が、10分程度ですむように
ほかにもこんな、会話強制終了テク
■今話さなくてもいいような話の為に仕事の途中で呼び出され、作業中断
会話強制終了テク/「お急ぎですか?」の一言を必ず最初に聞く
ムダ時間削減効果/「あとでいい」と言われることが多くなり、30分程度の削減効果
(運用、監視、テクニカルサポート、保守/36歳)

■あまりにも現場の作業内容を把握していなくて、毎回同じ作業内容を説明し進捗を伝える
会話強制終了テク/言葉ではなく数値にして進捗状況を印刷し、それをメインに打ち合わせ
ムダ時間削減効果/30分が5分に短縮
(システム開発汎用機系/39歳)

■関係のない作業を最優先で行わせようとする
会話強制終了テク/自分の作業スケジュールをオープンにすることでどれだけ忙しいかわかるし、頼むほうも優先順位の低い作業を依頼してこない
ムダ時間削減効果/1日1時間程度の削減効果
(システム開発Web・オープン系/39歳)

■仕様書レビューの直しを上司が指示するが毎回、違うことを言うので何度も直すことになる
会話強制終了テク/直すパターンを一覧にして、レビュー前に「自己レビュー」する
ムダ時間削減効果/1時間程度の削減効果
(システム開発Web・オープン系/35歳)

■自分が何も知らないことを認めたがらないらしく、知ったかぶりをしてその都度、説明し直す必要が
会話強制終了テク/会話する時間を与えず結論だけを言う。「〜だから〜することにしました」と簡潔に話を終わらせ、意見を求めない
ムダ時間削減効果/1時間かかることもある説明が10分程度で終了
(システム開発Web・オープン系/30歳)
分析チェック
現場の基本的な作業内容や進行に関してまったく理解していない上司に手を焼いているエンジニアが、非常に多い。しかし「上司」という立場上、まったく無視して自分の仕事を進めるわけにもいかない中で、顧客や上司の上司などの「さらに権力のある存在」を盾にしたり、「Yes or Noによる質問」「結論から先に説明」などムダな説明や議論を回避するための「水際防衛会話テク」を駆使する手段が目立った。
また気になる削減効果については「1日で1時間以上の効果があった」との回答が多く、「以前に比べて半減」との回答も。
VS顧客編 「効果と工数」をざっくり比較提示しつつ、費用対効果を前面に…… (システム開発Web・オープン系/36歳)
エピソード
システム担当者がシステム全体を考えず単純にユーザー(実担当者)のその場の要求だけでシステム変更を要求してくる。その部分だけみるのではなくシステム全般の説明なども行い、時には「業務のあり方」などにまで説明が及び、仕様の話よりその部分の説明に時間を取られる。そしてその多くが説明後「もう一度検討します」と言ってそのまま取り下げられることがほとんど。
会話強制終了テク
ムダ時間削減効果
1〜2時間→数分〜30分 ひとつの機能について1〜2時間程度説明していたのが、数分〜30分程度ですむように。またそもそもそうした要求自体がなくなってきた
ほかにもこんな、会話強制終了テク
■設計書のレビューにおいて概要レベルの説明でいいはずが、詳細まで説明しなければならない
会話強制終了テク/就業時間の終わり際にレビューを行う
ムダ時間削減効果/1時間のレビューが30分に短縮 
(システム開発Web・オープン系/39歳)

■常に費用交渉で多大な時間浪費
会話強制終了テク/顧客と合意の取れそうな費用を想定し、想定費用に収めるための条件を明示
ムダ時間削減効果/20%程度の削減効果
(ネットワーク設計構築Lan/Web系/39歳)

■要求仕様を小出しにして、なかなか仕様が決まらない
会話強制終了テク/企画段階で相手の望みそうな仕様を盛り込む&細かいことでも議事録を作成し、いつ誰が決めたか明らかにする&修正に要した時間を従量制で要求する
ムダ時間削減効果/1カ月かかることが3週間に
(生産技術、プロセス開発/37歳)

■依頼事項以外の「ついで」仕事が多い
会話強制終了テク/「後ほどメールで回答する」とその場を逃れ、後で簡潔なメールで回答をすませる
ムダ時間削減効果/1回の仕事で1〜2時間の短縮効果
(ネットワーク設計・構築Lan/Web系/36歳)

■1次受けの会社が期限を守らないため、待ち時間が発生
会話強制終了テク/「○○までにいただけない場合は、納期の相談をさせていただく」というメールをPMだけでなくその上司にも送って現状を自覚させる
ムダ時間削減効果/1日程度の削減効果
(システム開発Web・オープン系/29歳)
分析チェック
現実的に厳しい要求であったり、また、本来の業務外の依頼をされたりすることでその対応に、「時間のムダ」ととらえるエンジニアが多かった。ただし相手は顧客であり、むげに拒否することもできないのが現実。そこで多くのエンジニアの対応からは、いかに顧客を不快にさせずに少しでも効率的に仕事を進めるための「緻密なテクニック」を駆使している姿が浮き彫りになった。
VS部下編 綿密に手順書を作成して、一度で徹底的に教え込む! (品質管理/36歳)
エピソード
物覚えの悪い部下の仕事について何度も同じことを伝えなければならず、また確認も必要なため、日々1〜2時間のロスが発生している
会話強制終了テク
ムダ時間削減効果
1〜2時間→20分 日々、40分程度の削減効果が出ている
ほかにもこんな、会話強制終了テク
■新しくプロジェクトに参加した新人社員の受け入れを担当しており、その対応に時間を取られる
会話強制終了テク/説明資料を積極的に作成
ムダ時間削減効果/1時間の質問が15分程度で解決
(システム開発Web・オープン系/32歳)

■優先作業があるにもかかわらず、後でもよい作業を自己満足の世界で作業している
会話強制終了テク/優先作業がいかに大事かを間接的にわかるように説明
ムダ時間削減効果/1時間の作業が半減
(システム開発Web・オープン系/36歳)

■会話や行動を含め、すべてにおいてアクションが遅く、期待したタイミングでリアクションがもらえない。また考えさせるとすべての作業をとめてしまうため、いちいち注意するのが非常にムダ
会話強制終了テク/指示したことをすべてメモらせ、考える過程もすべてキーワードを書き出させる
ムダ時間削減効果/数値化できないがずっと注意する必要がないため、自分の作業効率は向上した
(システム開発Web・オープン系/33歳)

■開発部門にいるのに作業的な仕事しかしない。また自分自身で勉強や調査をしないため、彼が仕事をするための説明に非常に多くの時間を費やしてしまう
会話強制終了テク/マニュアルを用意し、そのとおりに目標時間までに行うようにさせている
ムダ時間削減効果/1時間かかっていた説明が1分に
(回路・システム設計/33歳)

■ 指示しても内容を忘れてしまい作業がはかどらず、進捗管理が無駄な時間と感じる
会話強制終了テク/自分で完成予定日を決めさせ、毎日の進捗具合を報告させる
ムダ時間削減効果/毎日の進捗状況確認が30分から5分程度に短縮できた
(制御設計/37歳)
分析チェック
「仕事ができない」「要領が悪い」「指示した内容をすぐに忘れる」といった部下を相手に何度も指示出しや説明をする羽目になる、上司役のエンジニア達。そこで報告書やメモ・メールなどの「書面」を積極的に活用しながら、一度の説明・指示で相手が理解できるように工夫してムダ時間を削減するケースが目立った。
VS同僚編 基本、すべてをメールのやりとりで…… (素材・半導体素材/28歳)
エピソード
サボリぐせのある先輩によるムダ話が面倒。それを避けても別件でほかのメンバーとの打ち合わせに口を挟んできたり、意味不明な質問をしてくる
会話強制終了テク
ムダ時間削減効果
1時間→5分 1日1時間以上の対応時間が激減し、5分以下に。くだらない質問もなくなった
ほかにもこんな、会話強制終了テク
■ムダ話が多く、一度付き合うと1時間ほどにも……
会話強制終了テク/目を合わさない
ムダ時間削減効果/1時間の削減効果
(システム開発マイコン・ファームウェア・制御系/32歳)

■自社内でメールする時間は、無意識のうちに時間が非常にかかっているのでムダに感じる
会話強制終了テク/直接話しに行く
ムダ時間削減効果/1日3時間くらいメールしていたのが3分の1程度に
(通信インフラ設計・構築/34歳)

■タバコを吸っているときの雑談
会話強制終了テク/必要なときしか席を立たない(タバコ部屋に行かない)
ムダ時間削減効果/1日10回タバコ時間があったとして、1本10分で100分の削減
(システム開発マイコン・ファームウェア・制御系/33歳)

■ エンドユーザ部門に機能開放し、機能的に問題ないのにシステムに関係ない、商品そのものの特性について確認されるとき
会話強制終了テク/ストレートに「お前の仕事だろ!」とキレる
ムダ時間削減効果/相当(時間的には換算できない)
(社内情報システム/33歳)

■勤務時間内に意味のない席替えなどを行いたがって他人に同調を求める
会話強制終了テク/質問の際、Yes・Noで答えるような質問の仕方をし、自分なりのDBを構築
ムダ時間削減効果/多少あり
(運用保守/36歳)
分析チェック
気心知れた同僚だからこそ、ついつい世間話やムダ話に時間を費やしてしまう。基本的にはある程度のムダ話は、良好な人間関係を保つために必要と考えているエンジニアは多いが、そのムダが度を過ぎる場合には、あえて「鬼」になって毅然とした対応をする姿勢が目立った。
しかしその毅然とした対応も度が過ぎてしまうと、社内の人間関係に亀裂を生じさせることにも……。
最後に 今回の調査から見えてきた、対人別、ムダ時間削減の極意
今回ご紹介した数々の事例以外にも、「ごくフツーな手段だけれど、意外に時間削減効果がある」と認められるノウハウが、数多くあった。
そこで最後に、今回の400人のエンジニアが日々、実践している対上司、顧客、部下、同僚別のムダ時間削減の極意を紹介したい。
今、まさにそうした「難敵」に悩まされている多くのエンジニアにとって、お役立ちできることを願ってやまない……。
対人シーン別「ムダ時間強制終了」の極意
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山田モーキン(総研スタッフ)からのメッセージ 山田モーキン(総研スタッフ)からのメッセージ
「1分でも、1秒でもムダにしたくない!」という悲痛な叫びが今回の調査で、ご回答いただいたエンジニアのコメントからビシビシ伝わってきました。忙しい毎日だからこそより時間を大切にしたいという傾向は今後、ますます強まっていくように思いますので今後も引き続き、「エンジニアと時間」に関するレポートを発信していきたいと思います。

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