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迫る見積もり提出期限、会議室に上司カンヅメ、電話で怒鳴る顧客 早くハンコを押してくれ!超多忙上司への報・連・相テク
デスクにいない、会社に来ない! 超多忙上司への確認事項を山ほど抱え、迫る納期に焦りながらクライアントを必死でなだめているあなたに捧げる、「報・連・相」コミュニケーション術。自分の身だけは自分で守れ!
(取材・文/宮尾有希 総研スタッフ/山田モーキン イラスト/内山弘隆)作成日:05.12.07
その1. とにかく会って話を聞いてくれ〜 必死の思いで編み出した超多忙上司攻略法20
承認印がもらえない、微妙な判断を仰げないなど、上司が超多忙ゆえの被害に悩むエンジニアは少なくない。今回は200人の超多忙上司に悩むエンジニアのアンケート結果を基に、自分の仕事をスムーズに進捗させるための、超多忙上司とのコミュニケーション術を、性格タイプごとに分類した。効果絶大の実践テクニックから他人を犠牲にする反則ワザまで、20連発を一挙紹介。あなたはどのタイプで超多忙上司を攻略する?
タイプ1.苦労の芽は早めに摘む! 周到に計画する先回りテク
《超多忙上司》  専務取締役・42歳 《部下》 制御設計・32歳
エピソード
資料がきちんとそろっていないとレビューをやり直すという完璧主義タイプの上司。細かい部分にまで文句をつけるくせに、普段はデスクにいないので、何を望んでいるかが伝わってこない。
先回りした報・連・相テク
上司のパソコンのデータをネットワーク上から盗み見て こちらで思い当たる資料を作成しておき、上司には許可だけをもらっている。
効果は?
面倒な説明作業が省けるため、多忙な上司との接触時間が少なくてすむ。
ほかにもこんな“使える”先まわり報・連・相テク
将来的に問題になりそうな案件など、確認が必要なことは節目節目のメールをCCで上司に送って
注意を促しておき、いざというときの自衛手段を取っておく
《超多忙上司》  システム開発部課長・38歳 《部下》 コンサルタント・33歳
【効果】上司なしで仕事が進めるが、他のメンバーに見えにくいため、ある意味危険。
差し戻されないように、上司が指摘するポイントをわざと作っておき、
それに対して明確に回答するようにすると、かなりうまくいく
《超多忙上司》  機能設計室室長・40歳 《部下》 テクニカルマーケティング・31歳
【効果】効果あり。書類の差し戻し件数が減った。
範ちゅう以外の細々としたことをやらせないために、組織だって先にやってしまう。
はた目には、どちらが上司かわからないことも
《超多忙上司》  代表取締役・42歳 《部下》 システム開発・35歳
【効果】社全体としては回るようになったと感じるが、事業部長単位で過負荷状態に。
タイプ2.行動パターンを研究! ヒマを見逃さないじっくり観察テク
《超多忙上司》  生産開発事業部部長・44歳 《部下》 テクニカルマーケティング・39歳
エピソード
急ぎの案件だとクライアントから念を押されてスタートしたプロジェクトだが、上司が多忙すぎるためレビューや決裁の日時が限られ、上司のスケジュールにプロジェクトの進捗そのものが左右されている状態。
観察研究を生かした報・連・相テク
今まではパーティションの反対側だった私のデスクを上司の隣に移動し、会議や外出から戻ったらすぐつかまえられるようにした。すぐ席を離れてしまうので、会議室やロビーまで一緒に歩きつつ、短い時間で重要案件処理の打ち合わせやミーティングのアポ取りをする。
効果は?
効果抜群!きちんとToDoに取り込んでもらえ、優先順位を上げてくれている。社内評価も上がっている。
ほかにもこんな“使える”先まわり報・連・相テク
上司が毎日同じ電車に乗る人なので、その電車を狙って途中から一緒に出勤し、ある程度の相談、話の擦り合わせ、アポ取りなどを行ってしまう
《超多忙上司》  システム運用管理部部長・43歳 《部下》 テクニカルサポート、保守・31歳
【効果】面と向かって確認するよりも気軽に相談できるので、仲間意識が芽生えた。
電話での会話などからいつどこで何をしているかを把握し、何げなく上司の背後にいながら動きを常に感じておく
《超多忙上司》  研究室部長・43歳 《部下》 研究、特許、品質管理・30歳
【効果】効果あり。上司がいないことで困ることが減った。
自分のスケジュール以上に上司のスケジュールを把握する
《超多忙上司》  開発部部長・47歳 《部下》 テクニカルマーケティング、品質管理・32歳
【効果】仕事の段取りがスムーズにできるようになった。
 タイプ3.目的のためには手段を選ばず! 無理に割り込む強引テク
《超多忙上司》  システム開発部部長・43歳 《部下》 システム開発・28歳
エピソード
客先との会議に出席しているのは上司のみだというのに、「先方に提出する請求金額の概算を出す」という、カネにかかわる微妙な仕事を任されてしまった。資料からなんとか工数を割り出し、予算を組んでみたが、超多忙な上司がつかまらない!
強引な報・連・相テク
ほかの会議に乱入することもしばしば。例えば19時に終わる会議であれば、その15分くらい前から会議室の前に待機しておいて、タイミングを見て乱入。
効果は?
そのまま会議室の予約を延長して、急な打ち合わせも可能になった。
ほかにもこんな“使える”先まわり報・連・相テク
席にいる時間にすかさず狙う。立ち上がろうとしたときでも、制して「1分時間をください」といって、無理やり時間をもらう
《超多忙上司》  レンタルサーバーグループ 部長・43歳 《部下》 運用監視・28歳
【効果】周囲の人に比べれば、多忙上司との付き合い方は成功している。
酔わせて、承認をその場でしてもらう
《超多忙上司》  情報システム部・ 44歳 《部下》 ネットワーク設計・構築 33歳
【効果】効果抜群! クレームや意見まで聞いてくれるようになった。
週1回必ず1時間程度の会議時間をキープしている。何もない場合はスキップし、何かある場合は、そこで集中して方針を検討する
《超多忙上司》  プラットフォーム開発室長・43歳 《部下》 システム開発・35歳
【効果】方針などを必ずその時間で決めることができ、予定も立てやすくなった。
タイプ4.反則スレスレ? 仕事を人に押しつける逃げるが勝ちテク
《超多忙上司》  システム開発部部長・44歳 《部下》 システム開発・26歳
エピソード
離職の激しいわが社では、仕事をろくに覚えていない新人と、現場にまで手が回らない超多忙上司との二極化が進み、数少ない入社10年前後のベテラン社員が過剰な負担を強いられている現状。
最後の手段? ちょっと危ない報・連・相テク
ズバリ、やる気のなさを何げなく見せる!
効果は?
効果あり。あまり作業を押し付けられなくなった。
ほかにもこんな“使える”先まわり報・連・相テク
極力、作業が回ってこないように話を変える
《超多忙上司》  システム開発リーダー・45歳 《部下》 システム開発・28歳
【効果】どちらかというと効果あり。
多忙な上司に同行し、部下に自分の仕事をやらせる
《超多忙上司》  生産管理係長・32歳 《部下》 品質管理、製品評価・32歳
【効果】自分の部下に責任がいくようになったので、効果あり。
半分は雑用が入るから、半分しか仕事しないと言っている
《超多忙上司》  システム開発課長・45歳 《部下》 システム開発・34歳
【効果】意外と信用されている。
タイプ5.やりすぎてストーカー化に注意? 地道がいちばんの念押しコツコツテク
《超多忙上司》  サポート部部長・42歳 《部下》 サービスエンジニア・35歳
エピソード
クライアントから怒りの電話が入った。先日、レビュー不足のまま見切り発車でリリースしたシステムが障害を連発しているのだ。社として受けたクレームなので、今後の対応を話し合うためにも上司が受けるべき電話なのだが、デスクにいないうえに携帯電話も通じず、どこにいるのかわからない。
地道な努力が実を結ぶ!報・連・相テク
付箋2000をこまめに貼り付ける。しかしデスクメモも1日2〜30と大量なので、先に目を通してもらえるよう、要点を枠囲みしたり図を入れて目立たせる。
効果は?
効果抜群! 要点には、プロジェクトとして危ないこと(納期・費用)を早めにアラートとして挙げるようにしたので、上司から直接コンタクトを取ってくれるようになった。
ほかにもこんな“使える”先まわり報・連・相テク
タバコ、昼食などはもちろんトイレなどにも付き合って、繰り返し同じことを念押しする
《超多忙上司》  システム開発部課長・42歳 《部下》 システム開発・39歳
【効果】自分の関係する案件については逆に上司が気遣ってくれるようになった。
メール、携帯電話の留守電、そして直接伝える、という三通りの方法を同時に行っている。また席に着いたらすかさず、IPメッセンジャーで用件を送る
《超多忙上司》  ビジネスマネジャー・36歳 《部下》 生産技術、プロセス開発・37歳
【効果】IPメッセンジャーは、結構話が通りやすい。
どんどんメール&トレイに書類を入れ、机に戻るタイミングをうかがいすかさずつかまえる。面と向かってお願いするとすぐにその場でやってくれる
《超多忙上司》  ファイナンス&IT部長・32歳 《部下》 システム開発・33歳
【効果】効果抜群! 直接話す機会が増えたことにより、こちらの業務内容も把握してもらい細かいケアをしてもらえるようになった。
その2.見えてきた! 超多忙上司とうまく付き合うコツ
アンケート結果から、まずは「超多忙上司の多忙ぶり」を見てみたい。「会議・打ち合わせの連続で自分のデスクにいる時間が限られている」上司が70%を超えている。ちょっとしたすきを見て上司をつかまえる『タイプ2.じっくり観察タイプ』や、『タイプ3.強引タイプ』のテクニックで、会議前後のわずかな隙に上司をつかまえてしまうのが、効果的な方法か。

一方で、「ほかの業務も複数兼務していて、その数が半端でなく多い」上司も、約46%という数字。これは次のグラフで見られる「上司が超多忙な理由」とも密接に関連してくる。なんと55%という半数以上の人が、「職場の人材不足」を理由に挙げているのだ。会社が十分な人材を雇用していないために、上司が仕方なく超多忙となり、その結果われわれエンジニアの仕事に深刻な影響が出ているという悪循環が見て取れる。現場でできる対応には限りがあるため、企業側の早急な対応を促したい。

しかしながら、「完璧主義」や「要領の悪さ」といった、上司の個人的な性質が引き起こす超多忙も、合わせて26.5%と、かなりな割合にのぼっている。『タイプ5.念押しコツコツタイプ』のしつこいまでの地道な努力や、『タイプ1.先回りタイプ』の巧妙な手法で上司の先手を取って、上司の承認を取りつけたいところ。

幸いにして、今回募集した「テクニックにはどれほど効果がありますか?」という質問には、なんと55.5%が効果抜群、28.5%が効果ありと答えている。たとえ上司が超多忙でも、コミュニケーションを活性化させ、業務をスムーズに運ぶことは可能なのだ。根本治療ではなく対症療法かもしれないが、次にそのテクニックをまとめているので、参考にしてほしい。
超多忙上司の多忙ぶり
上司が”超多忙”な理由
超多忙上司攻略の“報・連・相ポイント”
実例!超多忙上司Aさん&部下エンジニアBさんの絶妙コミュニケーション
アンケートの結果浮き彫りになった、超多忙上司とのコミュニケーションの苦労。では、実際に超多忙な上司をもち、しかもうまく「報・連・相」できているエンジニアは、日々どのようなことに気を配っているのだろうか? 超多忙上司と部下の方々にインタビューし、その秘訣を聞いた。
事例1:さりげなく上司の耳に入れる部下・フットワークの軽い上司
株式会社シーディー・アダプコ・ジャパン
今年で創業10周年のコンピュータシミュレーション企業。CAE総合ソリューションの分野において、国内随一の数値解析コンサルティングと専門ソフト販売実績を誇る。
http://www.cdaj.co.jp/
超多忙上司の大瀧さん&部下の熊谷さん
超多忙上司の大瀧さん&部下の熊谷さん
超多忙上司プロフィール(写真左)
複合解析技術室部長の大瀧康宏さん。話しかけやすい空気づくりにさりげなく気を配る、超多忙上司にして部内のムードメーカー。
 
部下プロフィール(写真右)
複合解析技術室所属の熊谷知久さん。「報・連・相」の大切さを経済や歴史の本からも読み取る仕事熱心な若手社員。チームに雑談のトピックを提供するお茶目な一面も。
 
お互いのコミュニケーションの形態や時間を教えてください。
大瀧 
私は一日の半分は席にいませんし、席にいる時間は自分の顧客のコンサル案件が詰まっているので、特に決まったミーティングの時間は設けず、随時相談という形を取っています。
熊谷
いわゆる「報・連・相」は、平均すると1日に15〜30分くらい。スケジュールの相談と、大瀧にしかわからない技術的な質問に絞っています。自動車について解析する仕事なので、それぞれに詳しい分野が違うのです。
お二人の職場は普段から気軽に会話しやすい雰囲気
お二人の職場は普段から気軽に会話しやすい雰囲気
熊谷さんに質問ですが、忙しい大瀧さんに話しかけるとき、遠慮を感じませんか?
熊谷
面と向かって相談するときには多少感じますが、今のフロアだと、だれかに相談している声が、大瀧を含めたチームのみんなに聞こえるんですよ。
大瀧 
なので、問題がこじれていると思った場合や、私が判断すればすむことであれば、私のほうから気軽に割って入るようにしています。
熊谷
それを見越して、とりあえず先輩や同僚に相談するときもあります。遠回しに大瀧の耳に入れることもできますし、必要だったら介入してもらえるので。
大瀧 
そうだったのか(笑)。私も、そこのフットワークは軽くしています。話が聞こえてくるように、皆と同じ並びの中に机を置いていますし。
熊谷
全員、仕事以外でも車が好きなので、雑談タイムには車の話題で盛り上がります。その雑談に大瀧も入ってきてくれるので、コミュニケーションしやすい雰囲気があります。チーム全員でフォローし合える空気に助けられています。
 
事例2:簡潔に要点を相談する部下・後回しにしない即決の上司
ウィプロ・テクノロジーズ
インドで最も重要な企業に挙げられるITソリューションプロバイダ。コンサルティングから開発・保守、総合的なアウトソージングまで、世界のグローバル企業との仕事に携わる。
http://www.wipro.com/japanese/
超多忙上司のサムさん&部下の山下さん
超多忙上司のサムさん&部下の山下さん
超多忙上司プロフィール(写真右)
ADM&TIS デリバリーマネージャーのサム・マティユさん。穏和な物腰ながら、複数プロジェクトを管理し、約20人の部下を統括する超多忙上司。
 
部下プロフィール(写真左)
システムエンジニアの山下拓也さん。今年8月にウィプロに転職したばかりだが、現在、12月中旬のカットオーバーに向けて短期プロジェクトのオンサイトマネジャーとして大活躍中のホープ。
 
山下さんのお仕事について教えてください。
山下
現在は、日本の開発ベンダーが3カ月という短期間の導入に尻込みした食品会社のプロジェクトを、35人月単位で構築しています。弊社はインドでオフショア開発を行っていまして、顧客の要望の調整、オフショアのプロマネと開発スケジュールの調整、モジュールリードと仕様書の知識移管、テクニカルアーキテクトへの技術支援、QAへのバグレポートが私の主な仕事です。サムに相談するのは、私では立場上決定できない予算が絡む可能性のある話や、エスカレーションが必要な問題についてです。また、米国向け開発とは違った日本向け開発に伴う問題で、現地の技術者を説得できないときも対応してもらいます。
ミーティングの時間を取っているのですか?
サム 
ミーティングはほとんど行いません。デスクにいるときや通りすがりに山下から声をかけられるので、その場で対応します。基本はメールですね。
このように面と向かって話せるのは、貴重な時間でもある
このように面と向かって話せるのは、2人にとって貴重な時間でもある
山下
顧客や技術者へのメールは、CCにサムを入れます。サムあてのメールでは、重要事項を簡潔にまとめます。口頭のほうが話が早いときは、確認ベースまで落とし込んでジャッジを仰ぎます。忙しい上司なので、私だけに時間を割いてもらうわけにもいきませんから。
サムさんはすべてのメールに目を通しているのですか?
サム 
全プロジェクトだと1日100件を超えますが、朝、すべてに目を通していますよ。山下からCCでくるメールはサマリーがついていてわかりやすいですね。
山下
おかげでとっさに相談しても、すぐに話が通じます。メールには必ず返信をもらえるし、相談にもその場で対応してもらえて、助かっています。
サム 
私が気をつけているのは、そこです。後回しにしない。忙しくても、その場で時間をつくる。部下の立場の人も、待っているのではなく、どんどん上司に聞いたほうがいいですね。時間がたつと、たいていの問題はこじれますから(笑)。
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山田モーキン(総研スタッフ)からのメッセージ
この企画、実はうちの編集長の普段の様子を毎日ウオッチングしていて、生まれました。はっきりいって編集長は昼間……会議・打ち合わせ/夜……酒とともにいずこへ…、といった超多忙?スケジュールで、周りのスタッフはアポ取りでかなり苦労しています。早速、ここで紹介したテクニックをいろいろ試してみたいな、と思っているうちのスタッフは、かなり多いのでは?

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