「貴重な機会をいただき、ありがとうございました」
初めてクライアントとお会いした時や会食の翌日など、メールでお礼を伝えることがビジネスシーンには多々あります。
お礼メールは、「お礼メールが来たな」で終わってしまう普通のメールと、「えっ、ここまで言われるなんて嬉しい！」と感激されるメールに分かれます。
その「評価の分かれ目」について、広告代理店の営業マンとして、飛び込み営業成功率72.6％、累計30億円以上の案件を獲得。また3000人以上のVIPと交流した経験を持つ「気配り」のプロフェッショナル・後田良輔さんにお話を伺いました。
お礼メールのゴールは「相手に感動されること」
普通の人とデキる人のメールの違いは、「お礼メールのゴールを決めている」という1点に集約されます。
あなたはお礼メールにゴールを設定していますか？
デキる人はお礼を伝えることだけでは意味がないと考え、「相手に感動されるにはどうすべきか」と考えて、お礼メールを送っています。概念だけではわかりにくいので、実際に会食の翌日に送るメール例文を見てみましょう。
＜Before＞
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社××の△△です。
昨日は貴重な時間をいただき本当にありがとうございました。
○○様をはじめ皆さまと貴重な時間を過ごせたことに心からお礼申し上げます。
普段、お聞きすることのないお話も伺うことができ、大変、勉強になりました。
今後とも末永いお付き合いをさせていただければ幸いです。
この度は本当にありがとうございました。
ビジネスマナー的にはこのような簡潔な文章を送りましょう、と言われていますが、相手を感動させるというゴールから見ると、駄目メールとなります。
感動させたい場合のお礼メールは、長くてもOKなのです。そしてデキる人は「3つの仕掛け」を文面に忍ばせています。
「感動される」お礼メールとは？
仕掛けを入れた文章は次のようになります。
＜After＞
○○様
昨日は貴重な時間をいただき本当にありがとうございました。
株式会社××の△△です。
○○さんをはじめ皆さまと貴重な時間を過ごさせていただく中、
普段お聞きすることのないお話も伺うことができ、大変、勉強になりました。
特に○○さんの座右の銘「七転び八起き」は、心から感銘を受けました。
早くにお父様がなくなり、７歳で母子家庭になってしまったお話。
お母さまを助けるために中学生から新聞配達のアルバイトをしたところ、
車にはねられてしまい、かえって入院で迷惑をかけてしまったこと。
また初めて入社した会社が不景気で倒産してしまい、一時期自殺まで
考えたことがあったという話など、私なら一つでもめげて人生を
投げ出したくなるような話にも関わらず、いつも前向きに行動され、
結果を出してきた○○さんの話だからこそ、本当にあきらめないことの
大切さを勉強させていただきました。
あの後、私も自分自身の座右の銘が欲しくなり、
「座右の銘～意義ある人生のために」という本をアマゾンで検索し、
帰宅途中の電車の中で購入したほどです。
またお連れの□□さんが、初対面にも関わらず店員さんに
「佐藤さん、美味しかったです。ありがとう」と言われていたのが、
とても印象的でした。
おそらく店員さんの名札を意識的に見られたのだと思いますが、
そのようなちょっとした気遣いを見てさすが○○さんの部下の方だと、
できる人の視点を勉強させていただきました。
昨夜はおもてなしすべき私の方が楽しんでしまい、
また大きな気づきも与えていただいた素敵な夜でした。
貴重な時間をいただき、本当にありがとうございます。
今後とも○○さんに勉強させていただき、
末永いお付き合いをさせていただければと思います。
この度は本当にありがとうございました。
と、なります。では仕掛けを解説していきます。
■お礼メールの工夫1：具体性
一つ目は「具体性」です。
Beforeの文章では「普段、お聞きすることのないお話も伺うことができ」とあっさり書いてあるところを、Afterでは「母子家庭の話、入院の話、倒産の話」などきちんと具体的に書いています
人の心は抽象ではなく、具体で動きます。エピソードを具体的に文面で書くことにより、相手の会話を尊重し、きちんと聞いていたという姿勢を伝えることができます。
■お礼メールの工夫2：行動
二つ目は「行動」です。
Beforeでは、色々な話しを聞いて勉強になったと書いてあるだけですが、Afterでは「自分自身の座右の銘が欲しくなり、「私も自分自身の座右の銘が欲しくなり、『座右の銘～意義ある人生のために』という本をアマゾンで検索し、帰宅途中の電車の中で購入したほどです」と、将来の自分を変えるための行動が書かれています。
相手が目上の人や大物ほど、自分の発言を聞いて成長しようとする人を可愛く思うものです。ぜひ「話を聞いてためになった」ではなく、「その結果、何をしたのか」という行動までをきちんと書いてください。
■お礼メールの工夫3：「同行者の事実」
三つ目は同行者の細かな事実です。
Beforeでは、特に同行者のことに触れていませんが、Afterでは「店員の名前を呼んでお礼を言った」という細かいエピソードに触れられています。この同行者にも言及するというのが大切なのです。同行者は主役が選んだ重要な人物です。その重要人物にもきちんと気にかけ、エピソードを添えてきちんと褒めてください。これは単純によく話を聞いている、見ているというアピールだけではありません。
同行者をほめるという行為を通して、その人間を選んだ相手を別の角度でほめるという遠隔ほめにも繋がっています。ぜひ同行者の細かな事実にも触れていきましょう。
――以上、お礼メールの3つの工夫をお話ししてきました。「自分はこんなにエピソードを覚えてられない」と思われる方もいるもしれませんが、安心してください。相手と会う前に、3つの工夫を書くと心に決めていれば、自然と記憶に残るようになります。
たかがメール、されどメール。お礼メールは送れば良いというものではありません。たった１通のメールが人生を変える場合もあります。心を動かすお礼メールで、ぜひあなたの人生を変えてみませんか。
後田良輔氏／ビジネス書作家・コラムニスト
1972年生まれ。大手３大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。
著書に、『気配りの正解』（ダイヤモンド社）『＜落ちこぼれでも３秒で社内エースに変わる！＞ぶっちぎり理論38』（ダイヤモンド社）、『逆境を活かす！ 就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』（実務教育出版）『１秒内定面接術」』（インプレス）など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。
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