リクナビNEXTジャーナル

キャリア・ビジネスの情報満載【リクナビNEXTジャーナル】

今日こそは残業したくない!定時で退社するための時短テクと下準備

f:id:tany_tanimoto:20160105141406j:plain

 朝起きるたび「今日は早く帰って早く寝る!」「今日こそは会社帰りにジムに行く!」と決意するものの、会社へ行ったらイレギュラーの仕事や打ち合わせ、会議が入ってきたりして、ようやく自分のタスクに手がつけられるのは夕方頃。その段階で山積みの仕事を前に「今日も残業決定か」とため息をつく…。そんな経験はありませんか?あるいは、午前中は頭がボーッとしてて、ランチを食べた後は睡魔との闘い、エンジンがかかるのは夕方薄暗くなってから…なんて方もいるかもしれません。

 今回は、「今日こそテキパキ仕事を終わらせて、早く帰るぞ!」という人のための時短テクニックをご紹介します。

残業重視か?プライベート重視か?平均残業時間

 定時に会社を出るなんて夢のまた夢。出先からの直帰も許されない。会社には「いつ寝てるんだろう?」と思いたくなるような上司が夜9時を過ぎても一向に帰る気配を見せず、デスクに張り付いている――。みなさんの会社で、そんなことはありませんか?時短テクニックの前に、まず世間の人がどれくらい残業しているのかについて見てみましょう。

 厚生労働省が2013年に行った「労働時間総合実態調査」によると、1カ月の残業時間が60時間を超える人の割合は大企業で43.9%に上りました。1日平均にすると、3時間弱。前回05年の調査から7.3ポイント上昇しています。企業の業績が上がるにつれて残業時間は長くなる傾向があるので、アベノミクスによって大企業の業績が上向いている証しだとも言えます。

 残業時間の増減は企業の規模によって異なっていて、従業員301人以上のところでは、1カ月の残業時間が一番長い人の平均が57時間54分。05年度の55時間32分から2時間以上長くなっています。これに対し、従業員が9人以下の零細企業では一番長い人の平均でも残業は月14時間でした。

 一方、プライベートに関する考え方はどうでしょうか?

 住まいに関するトレンド調査などを行う「オウチーノ総研」が2015年4月、首都圏に住む20~39歳の未婚男女662人を対象に行った「ワークライフバランス」に関するインターネット調査によると、「仕事とプライベートを両立したいと思いますか?」という質問に対し、「強くそう思う」・「まあまあそう思う」と回答した人は合わせて88.0%に上りました。

 また、「現在、仕事とプライベートを両立できていますか?」との質問には、「できている」・「まあまあできている」と回答した人が合わせて 49.3%。「あまりできていない」・「全くできていない」と回答した人は合わせて 50.7%でした。

 なお、「仕事とプライベートを両立したい」と回答した人の中で、「あまり両立できていない」・「全くできていない」と回答した人は 49.7%に上っており、約半数の人が仕事とプライベートのバランスがうまく取れていないことがわかりました。

 仕事とプライベートを両立するには、なるべく早い時間に会社を出ることです。そのために必要なのは仕事のクオリティを落とさずにテキパキと片づけること。では、仕事ができる人は、どのように与えられたタスクの効率化を図っているのでしょうか?

f:id:tany_tanimoto:20160105141403j:plain

仕事のやり方が変わる!今日から効率テクニック

 個々のタスクをスピードアップするには、どうすればいいでしょうか?具体的な方法をご紹介します。

●集中力倍増!デスクの整理整頓のコツ

 「デスクの上の状態があなたの脳内を表している」と言う人もいます。一部クリエイティブな職種以外、仕事ができる人、速い人はデスク周りもきれいに整理整頓されていることが多いようです。

 学生時代に、テスト直前になると机や部屋の掃除を恒例行事のように始める人がいませんでしたか?それは、勉強以外の余計なものが視界に入ることで集中力が阻害され、イライラするのが原因です。

 仕事も同じです。職場のデスク周りを常にきれいにしておくことは、仕事をスピードアップするための基本中の基本です。「あれはどこへやったっけ?」と探している時間がムダなのです。

 例えば、よく使う資料や文房具だけ資料ボックスなどに入れてデスクの上に置きましょう。それ以外は、PC類やノート、メモ以外、デスクの上に置かず、引き出しなどにしまっておきます。PCもノートパソコンよりデスクトップの大画面ディスプレイのほうが集中できます。また、意外に作業効率を上げるポイントとして使えるのが、手元を明るくすることです。デスクランプなどを活用すると、集中力を高めることができます。

●フォーマットをあらかじめ作っておく

 仕事のほとんどは自分が過去に手掛けたことの応用です。つまり、効率的に仕事を進めるためには、自分の経験から「フォーマット」を作っておくことが大切なのです。仕事を振られたとき、まず何を用意し、どこから手をつけ、どんな手順を踏めば最短でゴールにたどりつけるのか。一度手掛けたことで二度目以降に省略できることは何かなどをよく考え、仕事の流れをマニュアル化しておきましょう。時間をかけずに済むところは徹底的に効率化することです。

 また、新しい仕事を頼まれたときは、先輩や上司にフォーマットがないかを聞いたり、ネットでマニュアルを調べてみましょう。必ずヒントが隠されているはずです。

●アイデアが必要な仕事は午前中にする

 人間には、活動時間によって作業の向き不向きがあります。特に集中力を要する仕事については、体温が上がる午前中に済ませるのが良いと言われています。「仕事ができる人は朝型」「アイデアや深い思考力が必要な仕事は午前中に済ませよう」と言われるのはこのためです。

 逆に朝からダラダラとメール処理などの単純作業に追われるのは、いい時間の使い方とは言えません。

●デッドラインを設定する

 トリンプ・インターナショナルの元社長・吉越浩一郎氏の「デッドライン仕事術」が話題になったのは10年ほど前のこと。その考え方は今も色あせないどころか、スピーディーな仕事術が求められる時代に入り、重要性はますます増しています。

 個々の仕事に必要なタスクを細分化して洗い出したら、デッドラインを設定。次にそれを守るためのスケジュールを組んで見える化し、上司に報告することです。また、細分化された個々のタスクをスピードアップするためには、ストップウォッチを使ってタスクごとにかかった時間を管理すると、より仕事がスピーディーになります。

●ショートカットキーを活用する

 PCの作業では、なるべくショートカットキーを使うようにしましょう。マウスに触れる時間が減るにつれ、仕事もスピードアップするでしょう。

 「そうは言っても、なかなか覚えられなくて…」という方は「1日に1つショートカットキーを覚えて仕事で使う」ことを実践してください。そうすれば必ず身につきます。

 以下、代表的なショートカットキーの一部をまとめておきますので、今日から実践してみましょう。

Ctrl+A 全選択
Ctrl+C ドラッグしたもののコピー
Ctrl+F 画面(文章)内での単語やフレーズの検索
Ctrl+S 上書き保存
Ctrl+P 印刷
Ctrl+V ペースト(貼り付け)
Ctrl+X カット(切り取り)
Ctrl+Z 1つ前の作業に戻る

これでOK!残業をしないための下準備!

 せっかくタスクの効率化を図っても、残業は突如としてやって来ることがあります。そろそろ終業時間だからPCの電源を切って帰り支度を、と思っているときに限って、上司から「ちょっといいかな」と声をかけられ、そのまま残業――ということもあります。そうならないためには、昼間のうちから布石を打っておきましょう。

●帰らなければならない時間をあらかじめ伝えておく

 残業を命じられてから、「今日は大事な用事があって、早く帰らないといけないんです」と言っても、「大事な用事って何?」と突っ込まれるだけです。そこで、本当に大事な用事があったり、家族の病気などの理由を告げても、真実はどうあれ、怪しまれてしまいます。そうならないようにするためには、上司に言われる前に「今日は所用がありますので、定時の19時に失礼させてください」と伝えておくことが大切です。

●仕事が予定より早く進んでいることを伝える

 とはいえ、担当している仕事のスケジュールが遅れているのに、「今日は定時に失礼させてください」と言っても、「例の件はどうなってる?」と上司に突っ込まれるのは確実です。仕事が遅れているのに早く帰ることを優先してしまうと、「責任感がない」というレッテルを張られかねません。早く帰りたい日が決まっているのなら、それまでにスケジュールを前倒しして仕事を進めておくのがポイントです。その上で「今日は早めに失礼します。担当している案件は予定より早く進んでいますので大丈夫です」と付け加えれば、スムーズに帰宅できます。

最後に

 以前は「残業するのは当然」であり、上司も「残業をしている部下は仕事を頑張っている」という認識が一般的だった時代がありました。そして部下のなかには「日中ダラダラと仕事をして、そのまま残業時間に突入し、残業代を稼ぐ」という人も少なくありませんでした。

 しかし、こうした風潮は徐々に変わってきています。2007年には「仕事と生活の調和(ワーク・ライフ・バランス)憲章」も策定されました。また、企業の中には「ノー残業デー」を設けるところが出てきたり、「仕事をテキパキこなして残業をせずに結果を出せる人こそ優秀」という意識が広がりつつあると言われます。

 個人としてできることは、仕事に集中できる環境を整え、効率化できるところは徹底的に効率化すること。残業を減らし、仕事とプライベートの充実を図っていきませんか?


参考:オウチーノ総研