上司と部下の「1on1ミーティング」──うまくいかない原因と効果アップのコツをアドバイス！

近年、実施する企業が増えてきた「1on1ミーティング」。しかし、上司と部下の双方から「意思の疎通がうまくいかない」「時間のムダに思える」といった声が聞こえてきます。1on1ミーティングを有意義な場にするためには上司・部下それぞれがどのような心がけで臨めばいいのか、沢渡あまねさんがアドバイスします。

1on1ミーティングイメージ画像

あまねキャリア工房代表沢渡あまねさん

沢渡あまねさん業務プロセス＆オフィスコミュニケーション改善士。株式会社なないろのはな　浜松ワークスタイルLab所長、株式会社NOKIOO顧問ほか。人事経験ゼロの働き方改革パートナー。日産自動車、NTTデータなどで、広報・情報システム部門・ITサービスマネージャーを経験。現在は全国の企業や自治体で働き方改革、社内コミュニケーション活性、組織活性の支援・講演・執筆・メディア出演を行う。趣味はダムめぐり、#ダム際ワーキング（⇒）。著書『ここはウォーターフォール市、アジャイル町（⇒）』『職場の問題地図（⇒）』『仕事ごっこ～その“あたりまえ”、いまどき必要ですか？』『職場の科学日本マイクロソフト働き方改革推進チーム×業務改善士が読み解く「成果が上がる働き方」（⇒）』『はじめてのkintone～現場のための業務ハック入門（⇒）』など多数。

そもそもなぜ、1on1を行うのか
1on1がうまくいかない4つの原因
上司が心がけたい1on1の効果アップの工夫
部下が心がけたい1on1の効果アップの工夫

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そもそもなぜ、1on1を行うのか

近年、なぜ「1on1ミーティング」（以下、1on1）を実施する企業が増えているのでしょうか。その背景には、「組織の勝ちパターンが変わってきている」実情があります。

大量生産・大量消費の時代は、トップが決めた方針を従業員が忠実に遂行していれば勝つことができました。しかし、現在は「個」が尊重される時代。マーケットのニーズに応じ、現場できめ細かくカスタマイズして運用していく必要があります。

また、グローバル化の加速、技術革新、地球環境の変化などに伴い、これまでの成功体験や「勝ちパターン」が通用しない時代にもなりつつあります。不確実性や変化への対応力を高めるためには、一人ひとりの個性や強みを引き出してパフォーマンスを上げていくチームビルディングが重視されるようになったのです。

さらに、コロナ禍の影響によりリモートワークが拡大しました。顔を合わせる機会が少ない状況でマネジメントを適切に行い、信頼関係を構築するためにも、1on1が有効です。1on1を効果的に行うために、まずは「メリット」「デメリット」を認識しておきましょう。

1on1のメリット

・ 信頼関係構築や進捗共有がしやすくなる
・大勢の前では言いづらい本音、抱えている事情を個別に伝えられる
・ 「ヒヤリ・ハット」（重大なトラブルになる手前の出来事）を共有しやすい。
　問題の深刻化を予防できる
・ チーム内に起きている異変を発見しやすい
・リモートワーク環境における孤独感の解消、メンタルヘルスの維持につながる
・ 「雑談」が信頼関係構築や新たなアイデアの創出につながる
・問題を1人で抱え込まず、助けを求めやすい（ヘルプシーキングしやすい）

1on1のデメリット

・ 上司が時間をとられる
・「人事部から指示されたので仕方なくやる」意識で行う場合、形骸化しやすい
・上司の一方的かつ威圧的なコミュニケーションはエンゲージメント低下に繋がる
・ 1on1で話した内容が他のメンバーには伝わらず、情報共有が不公平になるなど「サイロ化」が起こる

1on1がうまくいかない4つの原因

上司と部下の1on1が効果を生まない組織には、次のような特徴が見られます。まずは組織風土を振り返ってみてください。

相互無関心

上司と部下、メンバー同士がお互いに興味・関心を持っていないと、何を話していいのかわかりません。あるいは、一方的に自分の話だけをしてしまいがちです。

共通の課題やテーマがない

「これを改善していこう」「組織として何を目指すべき」など、共通の課題やテーマがない状態では、何を相談して話せばよいのか？　何を相談すればよいのか？　など見出しにくく会話そのものが停滞しがちです。

「トップダウン」が根付いている

「部下は上司の指示に従うもの」という旧態依然の組織マネジメントが根付いていると、1on1でも「指示」ばかりになり、部下が意見を言いづらい空気になってしまいます

対話スキルが欠如している

上司の「傾聴（じっくり話を聴く）」スキル、部下の「ロジカルに説明する」スキルなどが欠けていると、コミュニケーションが噛み合いません。何の話をしているのか、どこに向かっているのかがお互いにわからなくなってしまいます。

上記ポイントを見つめ直し、必要に応じてスキルアップのための育成を行うなど改善を図りましょう。

上司が心がけたい1on1の効果アップの工夫

1on1を「やってよかった」と思えるものにするためには、どうすればいいのでしょうか。目指したいのは「モヤモヤが解消する1on1」です。1on1後、部下が次のように思うことができれば、その1on1は有意義であると考えることができます。

「漠然としていた課題が言語化できた」
「自分の悩みや立場、状況を理解してもらえた」
「仕事のゴールや目的のズレが補正され、明確になった」
「新たな気付きが得られた」
「自分に期待されている役割や行動を認識できた」
「上司のことを知り、ココロの距離が縮まった」

部下が抱える問題や課題に対して明確な答えや解決策を示すに至らなくても、上記によってモヤモヤは解消されるのです。モヤモヤの解消へ導く接し方として、具体的には次のポイントを意識してみてください。

「テーマ」を事前に設定しておく

1on1当日、「何かある？」「いえ、特には……」と沈黙してしまうのはありがち。かといって、「○○について、君はどう思う？」と質問を投げかけても、その場ですぐに答えられない人も多く、やはり沈黙してしまいます。そんなとき、沈黙を恐れて上司が一方的に話し続けるのはNGです。

そこで、事前にテーマを投げ込んでおくことをおすすめします。例えば、「新たな顧客開拓の方法」「○○スキル習得のための方法」といった業務上の課題、あるいは書籍をベースにしたり、日報に書かれていた内容を取り上げたりするのもいいでしょう。

とにかく「傾聴」の姿勢で。相手の考えを否定しない

上司の「独演会」となってしまうと、部下はしらけますし、苦痛でしかありません。上司が一方的に話すのではなく、部下の話をじっくり聴いてください。

「それは違う」と思っても、相手を否定せず、まずは受け止める姿勢が大切です。否定されると、相手は無力感を抱き、本音を話さなくなってしまいます。

「リピート」＋「共感を示す一言」を

部下の話を傾聴するためのポイント。「リピート」＋「共感を示す一言」を添えましょう。例えば、部下が「あのお客様のトラブル対応はしんどかったです」と言えば、「しんどかったよね」（リピート）「忍耐強く、よく最後まで対応したね」（共感）と、相手の気持ちに寄り添う。

また、「僕はああいうお客様は苦手だから、ちゃんと向き合ったのはすごいと思うよ」など、自身の感想を伝えましょう。

相手は「話を聴いてもらえた」「理解、共感してもらえた」と思えるだけでも、安心感を得られ、エンゲージメントが高まるものなのです。

相手に敬意を示す

人は、自分に対して敬意をもって接してくれる人に対しては心を開きやすくなるものです。常に上から目線で、未熟者扱い、子ども扱い、業者扱いしてくる相手は敬遠されて当然。「関心を示す」「承認する」「褒める」「期待を伝える」など、相手に敬意を示す行動、「リスペクティング行動」を意識してください。

たとえば、部下が改善提案をしてくれたなら、まずは、「提案してくれてありがとう」と伝えましょう。くわしくはこちらの記事でも紹介しています。

自分の興味・関心も話す

お互いを理解し合って信頼関係を築くためには、ちょっとした「雑談」も有効です。仕事に関係がない、自分が興味を持っていることや好きなことも話してくれれば親近感も湧きやすいもの（ただし過剰な雑談や、相手への自己開示を迫る行為は逆効果になる場合も）。部下は「上司の違う一面を知れた」と、心の距離が縮まり、エンゲージメントの向上につながります。