ビジネス文章で、こんな悩みを抱えている人は少なくないのではないでしょうか。
「どうやって書いていいかわからない」「とにかく時間がかかる」「文章を書くのが辛い」「最初の一行が出てこない」「長文が困る」「上司に何度も差し戻しをされる」
そうなるのは、当たり前だ、と語るのは、著書『ビジネスにうまい文章はいらない』の著者で、年間12冊の本を書き上げるブックライターの上阪徹さん。ビジネス文章の基本的心得からビジネスメール、日報、感想文、SNSや長文まで、「書き方のマインド」が変わる全5回です。
プロフィール
ブックライター 上阪徹さん
上阪徹事務所代表。「上阪徹のブックライター塾」塾長。担当した書籍は100冊超。携わった書籍の累計売り上げは200万部を超える。23年間1度も〆切に遅れることなく、「1カ月15万字」書き続ける超速筆ライター。
1966年生まれ。89年、早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリー。これまでの取材人数は3000人超。著書に『JALの心づかい』『あの明治大学が、なぜ女子高生が選ぶNo.1大学になったのか』『社長の「まわり」の仕事術』『10倍速く書ける 超スピード文章術』『成功者3000人の言葉』など。
目次
「うまい文章」なんていらない
もともと文章を書くのは嫌いで苦手だった、とは第１回でもご紹介したことですが、では、そんな私がどうして文章を書けるようになったのか。今では、実は毎月のように書籍を執筆していたりするのですが、どうして、こんなに速く書けるようになったのか。
かつての私が文章を書けなかった理由が、実は今はよく理解できます。それは、この呪縛にさいなまれていたからです。
「うまい文章を書かないといけない」
文章の書き方を教わったのは、おそらく小学校のとき、という人がほとんどだと思います。このとき、求められた文章というのは、「うまい文章」だったはずです。
文豪の美しい文章。評論家のロジカルな文章。さらには、同級生たちの見事な作文。要するに、そうした格調高い文章がお手本であり、こういうものを書かなければいけない、という思いを持たされていたのだと思うのです。
しかし、ビジネス文章の世界では、実は違います。
私が文章を書く仕事に就くことになったきっかけは、広告への興味でした。例えば、ポスターに印象的なキャッチフレーズをつける。テレビコマーシャルで使われるような言葉を作る。そういう仕事に興味を持ったのでした。いわゆるコピーライターの仕事ですが、それは文章を書く仕事というよりも、言葉を見つける仕事だと思っていました。ところが、私がたまたま入った会社は、求人広告を主に作っている制作会社でした。就職や転職をするための会社選びの広告です。これは、言葉を見つけるような仕事ではなかったのです。
もし自分が読み手だったら、と考えてみる
膨大な量の資料の中から、その会社の魅力のある部分を抜き出したり、あるいは取材をして情報を取得したりして、それらを的確にまとめて文章化していくことが求められました。
求人広告ですから、目的は広告を出稿するクライアントにとって、ベストな人材に応募してもらうことです。そのために必要なことは何かといえば、そうした人材に対して、会社について「わかりやすく」伝えて、理解してもらうことでした。
文章を書く仕事ですが、うまい文章、美しい文章など、実は誰も求めていませんでした。必要だったのは、わかりやすいこと。読者にしっかり伝わること。むしろ、格調高い、うまい文章などよりも、平易で、シンプルで、読みやすい文章こそが求められていたのです。
私が思ったのは、「なんだ、これで良かったのか」でした。当初は一生懸命、表現を考えて、知恵を振り絞って、300文字書くのに１日かかっていたりしましたが、やがて、そんなことはまったく必要ないのだということに気づいていきました。
会社の魅力的な情報をしっかりピックアップして、そのままの内容をわかりやすく書けば良かった。まるで目の前に読み手がいて、しゃべるように書いていけば良かった。それで十分に伝わったのです。
よくよく考えたら、そりゃそうだな、と思いました。もし自分が読者だったとしても、そういう文章を求めるからです。
誰も「うまい文章」なんて期待していない
小説やエッセイなどを読むことを別にすれば、人々が実用的な文章に求めるのは、わかりやすさであり、理解のしやすさです。誰も美しい文章なんて、求めていない。
それこそ格調高い文章でメールを送られたら、困惑してしまうかもしれない。レポートに文芸の香りのするような表現が必要かどうか。企画書にウイットに富んだフレーズが、求められているか。仮にそういう文章が書けたとして、読み手は感心するかどうか。しないでしょう。
誰もそんなことを期待していない、ということです。要するに、うまく書こうなんて、しなくていいということ。そのことに気がついたのです。
ところが、多くの人が今も「うまい文章」を書こうとして悪戦苦闘しています。１本のメールに15分もかけて、なんとかいい文章にしようとしている。出張レポートを書かなければいけないというだけで憂鬱になったりする。研修の感想文300字がおっくうでならない……。
しかも、書くプロになって、ひとつわかったことがありました。「うまく書こう」という意識は、文章に出てしまう、ということです。「オレは文章がうまいんだ」「いい文章が書けるんだ」「文章で大きく見せるんだ」などという思いは、知らず知らずのうちに、読み手にバレてしまうのです。
そのまま素直に書けばいいのに、余計なことを考えてしまったために、印象として逆効果を生んでしまいかねない、ということです。
目指すは「わかりやすい文章」「読みやすい文章」
背伸びをする必要など、まったくありません。小難しい言葉を使う必要もない。気の効いた表現を書こうと、うなる必要もない。もっと肩の力を抜いて、文章と付き合えばいいのです。
私はこれを、「“文章”を書こうとしない」という表現をしています。「文章はかくあるべし」という呪縛があると、“文章”を書こうとして、辛くなってしまうのです。
そんなことはしなくていい。ビジネスの文章を書くときに意識すべきは、昔教わった“文章”のイメージを捨て去ることです。もっと気楽に考えていい。自分が読みたいと思う,わかりやすい文章を書けばいいのです。
「うまい文章」でなければ、では、どんな文章を目指せばいいのか。端的に言えば、「わかりやすい文章」「読みやすい文章」です。
ビジネス文章など実用的文章では、文章を読んでもらうことが目的なのではありません。書かれている内容を読者に理解してもらうことが目的です。
ですから、最も大事なことは、わかりやすい文章であり、読みやすい文章であることだと思うのです。
そんなことでいいのか、と思われるかもしれませんが、こうして文章を書く仕事をしている私自身、ずっとこれを目指してきました。「うまい文章」「美しい文章」なんて、書こうと思ったこともないし、書きたいとも思いません。
しかし、こうして20年以上にわたってフリーランスとして仕事をさせてもらっています。本も30冊以上出しています。ブックライターとして、他の著書の方の本を代わりに書くブックライティングも70冊を超えています。私の考え方が、間違っているとは、とても思えないのです。
大人同士の会話レベルでの「話し言葉」を使う
では、わかりやすさとは何か。
まずは「平易な言葉を使う」ということです。平易な言葉といっても、ひらがなだけで書け、というわけではもちろんありません。それではむしろ、読みにくくなってしまいます。そして、第１回でも書いたように幼稚な印象を与えてしまいます。
目指したいのは、大人同士の会話レベルでの「話し言葉」です。難しい漢字や難しい語彙は、できるだけ避ける。それこそ私自身、難しい漢字がひとつあるだけで、読み進めていた目が止まってしまうことすらあります。
実際、話し言葉でしゃべっているときには、難しい漢字や難しい語彙はまず使わないでしょう。それでは相手に理解してもらえない可能性があることを、直感的に気づいているからです。
その意味で、使い慣れていない言葉を、わざわざ使う必要はない。そんなふうにしてしまうのは、先の“文章”の呪縛そのものだと思います。“文章”になると、なんだか難しい言葉を使わなければいけないような気持ちになるのです。その呪縛を解くことができれば、平易な言葉でいい、とわかります。
ビジネス文章では、文章そのものを読んでもらう、見てもらうことが目的なのではなく、わかりやすく理解してもらうことが目的だからです。
むしろ「見た目」への配慮こそ、抜け落ちている
わかりやすさ、読みやすさ、という点でもうひとつ、意外に抜け落ちてしまっている観点があると感じています。それが「見た目」です。
文章だから、文章そのものの読みやすさ、わかりやすさも大事になるわけですが、実は文章全体が見せている「見た目」も極めて重要なのです。
これは、私が広告の世界の出身者であるということが大きいかもしれません。広告の場合は多くのケースで、デザインが極めて重要になります。
同じキャッチフレーズやボディコピーも、デザインによる文字の置き方ひとつで、印象がまるで変わるのです。コピーとデザインが一体化することで、より効果が大きくなる。私は、そんな世界で仕事をしてきました。
ですから、広告の世界を離れても、文章における「見た目」にはかなり関心を持っていました。
ところが、多くの人が文章の「見た目」の重要性に気が付いていないのです。メールやレポート、企画書などでも、「見た目」に少し気を配るだけで、受け手の印象はまるで変わるのに、です。
例えば、以下は同じ内容のメールです。さて、どちらのメールが読みやすいでしょうか。
【見た目を意識していない】
××様
お世話になります。××の納品の件です。工場に確認をしたところ、やはりゴールデンウイーク明けになってしまうとのことです。４月中の納品に間に合わせるためには、急ぎでお返事をいただかないと難しい状況です。ご確認をいただけると幸いです。
【見た目を意識している】
××様
お世話になります。
××の納品の件です。
工場に確認をしたところ、やはりゴールデンウイーク明けになってしまうとのことです。
４月中の納品に間に合わせるためには、急ぎでお返事をいただかないと難しい状況です。ご確認をいただけると幸いです。
これだけで、読み手には一気に読みやすくなります。ポイントは、
・空きをうまく使うこと
・きちんと行替えをすること
・一塊の内容はひとつのブロックに入れること
私は企画書なども、白いスペースを有効活用して、できるだけすっきり見えるように工夫します。
パワーポイントよりも、むしろワード１枚で企画書を作ります。そのほうがすっきりと見せられるからです。ほんのちょっとした気遣いですが、見た目を意識するだけで、相手は一気に読みやすくなるのです。
次回、第３回は「こうすればメールはすばやく書ける」をお伝えします。
8,568通り、あなたはどのタイプ？
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