ビジネスメールでの「追伸(P.S.)」の使い方と、「PS/P.S./P.S…」正しい書き方について

手紙やメールで本文のあとに使う「追伸」。「ps/p.s./PS/P.S./P.S…どれが正しい?」といった疑問を持ったり、そもそもビジネスシーンで追伸を使ってよいのか、と迷ったことはありませんか?

この記事では、ビジネスメールで意識したい、追伸の書き方や使い方についてご紹介します。

ビジネスメールでの「追伸(P.S.)」の使い方と、「PS/P.S./P.S…」正しい書き方について

ps/p.s./PS/P.S./P.S…どれが正しい?書き方について

まず、「PS」または「P.S.」はpostscriptの最初のpと二番目のsをとった略号。ラテン語でpostは「after, later」、scriptは「write」のこと。つまり、”after, later” + “write”で「追伸」「あとがき」という意味を表します。追伸には、伝え忘れたことや書きそびれたこと、補足しておきたいことを書き加える意味合いがあります。

次に、追伸の書き方について。追伸を表す場合、「ps」「p.s.」「PS」「P.S.」など、大文字か小文字化、ピリオドを付けるべきか外して良いか、迷うことがあると思います。

結論をお伝えすると、「ps」「p.s.」「PS」「P.S.」はどれも表記方法としては合っています。PSに限らず略字の印のピリオドは「すべてを抜かす」もしくは「すべて入れる」が正しい使い方であるためです。つまり、「P.S」「ps.」は上記の理由により用法上は間違いです。

なお日本では、追伸のやり取りが複数回になった場合に追伸、追追伸、と「追」を重ねていきますが、英語の場合もPS、PPS、PPPSと重ねることが可能です。一般知識として覚えておくと良いでしょう。

ビジネスで追伸、P.S.は使ってもよいか

基本的に、ビジネスシーンにおいて追伸を使うことはあまりおすすめできません。

ビジネスメールの基本は、1つのメールで1つの要件を伝えることです。追伸を使うと要件が2つになり、相手に伝わりづらくなってしまいます。また、追伸は元々メールではなく文を後から書き直せない手紙で使うものでした。書き直しのできるメールでは追伸を使う必要はなく、メールに追伸を使うと、「書き直しが面倒くさいのだな」と捉えられてしまう可能性があります。

伝え忘れたことや別件がある場合は、メール本文を書き直すか、メールを分けるようにしましょう。

ただし、相手との心理的距離を近づけたい時には、追伸を使う場合もあります。

例えば、下記のようなシーンです。

1、相手への心遣いを表現したい時

「P.S. 季節柄、体調をくずしやすくなります。どうぞご自愛ください。」などとメールの最後に入れることで、さりげなく相手を気遣っていることを伝えることができます。

2、本文と関係のない話題を振る時

「ps 先日、おいしい料理屋を見つけました。お忙しそうですが、よろしければ息抜きも兼ねてご一緒にいかがでしょう?」といったお誘いをする場合などです。

いずれの場合も、追伸を書く場合は端的に簡潔にまとめて書きましょう。追記で書いている文章ですので長々と書いてしまうとどちらが本文なのかわからなくなります。また、返信してほしい内容はあくまで本文ですから、追伸にはできる限り返事を書く必要がある内容は避けるようにします。どうしても返信が欲しい場合は、別のメールとして伝えることをおすすめします。

追伸の使い方を押さえ、上手に活用していきましょう。

監修者:佐野 昭子(マナー講師)

佐野 昭子(マナー講師)

日本航空株式会社国際客室乗員部、庄交航空株式会社での勤務を経て、JALアカデミー株式会社、ヒューマニケーション株式会社、トラベルジャーナル旅行専門学校の講師を勤める。2002年人材育成研修会社「プリサージュ」を設立。「ホスピタリティマナー」に関する研修や「ホスピタリティマインド」に関する講演を行っている。千葉商科大学客員講師、クリニークデュボワ外部顧問。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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