ビジネスメールで質問や問い合わせをする時に気を付けることって?【日本語・英語例文つき】

ビジネスで質問したいとき、電話したり直接会ったりせず、メールで問い合わせしなければならないときがあります。しかし、質問に使用する文章やマナー、内容によっては相手に不快感を与えてしまい、なかなか返信をもらえない場合や、最悪の場合には返信がない可能性もあるでしょう。

では、返答をもらえる質問にしたい場合、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。質問メールをするときに気を付けるポイントと、質問メールをしたときの対応の仕方について学んでおきましょう。

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画像:ぱくたそ

ビジネスメールで質問(お問い合わせ)する際に気を付けること

そもそも、電話や直接会ってではなくメールで質問をする理由というと、どんなことが考えられるでしょうか。まず、メールで質問をするメリットとして、「記録が残る」ことが挙げられます。電話や直接会って質問する場合、録音機などがなければ記録に残ることはありません。メールは送ると同時に送信記録として残るので、後で質問内容や取引履歴を見返したい人にとっては最適なツールといえます。

また、相手や自分のスケジュールなどに捉われないのも良い点といえるでしょう。電話や直接では、アポイントをとらない限り、相手に他の用事が入っているとなかなか質問する機会が得られない場合もあります。一方、メールは時間の都合が良いときに確認すればいいので、自分のスケジュールが狂うことや相手に時間をとってもらうことが避けられて非常に効率が良いのが特徴のひとつです。先にざっと質問の概要を知らせておき、時間ができたときに電話などで連絡をとり詳細を話すなどフレキシブルであることもメールのメリットでしょう。

しかし、質問をする前に本当に重要な質問であるかを考える必要があります。もし自分やその相手に頼らなくても解決できる場合、相手に無駄な時間を使わせてしまう可能性があります。また、もしあまりにも不毛な質問を送りつけてしまうと、相手が不快に感じて、答えを急いでいるのになかなか答えてもらえないという事態になりかねません。つまり、メールでの質問は便利ですが、使い方を誤ると自分の首を絞める結果を招きかねないということです。

在庫、セミナー参加、2回目の質問…お客様に質問やお問い合わせをする

お客様に質問をするときの例文をケース別にご紹介します。

・打ち合わせに関する質問

平素より大変お世話になっております。株式会社○○の田中太郎です。
○○に関する打ち合わせの日程ですが、
○月○日または○日ですとご都合はいかがでしょうか。

ご検討のうえ、お返事をいただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

・商品の在庫に関する質問

いつもお世話になっております。○○商事の田中太郎です。
お忙しいところ申し訳ありませんが、先日注文させていただいた商品について3つ質問がございます。

1.商品が○○個必要なのですが、在庫はあるでしょうか
2.商品がある場合、納期はいつ頃になるでしょうか
3.個数や納期を考慮いただいた上での見積もりを出していただいてもよろしいでしょうか

お手数をおかけいたしますが、ご返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

ポイント:質問をするときは、具体的に質問内容を決めて箇条書きをすると相手に伝わりやすく、相手が返答しやすいメールになります。

・セミナー参加の有無

いつも大変お世話になっております。株式会社○○の田中太郎です。
お忙しいところ申し訳ありませんが、○月○日に開催される××セミナーについて2つ質問があります。

1.今からでも参加は可能でしょうか
2.可能でしたら、申し込み方法を教えていただけますでしょうか

お手数をおかけいたしますが、ご返信お待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。

・2回目の質問をする

お世話になっております。○○商事の田中太郎です。
先ほどはご回答ありがとうございました。大変恐縮なのですが、改めて2つ質問がありご回答いただけますでしょうか。

1.質問~
2.質問~

貴重なお時間を使わせてしまい申し訳ありませんが、お返事いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

・ご意見を訊(き)く

お世話になっております。○○株式会社の田中太郎です。
本日は、御社の○○システムの件でご相談があり、連絡いたしました。
当社にて○○システムの導入を検討しているのですが、詳しい製品情報をおきかせいただけますでしょうか。

特にランニングコストや処理速度、費用対効果についてご教示いただけると幸いです。
お忙しい中、恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

もちろんメールだけでは伝わらない場合や、受信しても相手が気が付かない場合もあります。急ぎの用事や複雑な質問の場合、メールを送った旨を電話で伝えると良いでしょう。

また、質問の回答が来た後はお礼のメールを返すのがビジネスメールでのマナーです。

お世話になっております。有限会社○○の田中太郎です。
先日は○○に対する回答をしていただきありがとうございました。お忙しい中、恐縮です。
早速ご回答いただけた方法を試みたところ、なんとか問題を解決するにいたりました。

この度は迅速な対応をしていただき、本当に助かりました。改めてお礼申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント: お礼を述べる際は、回答してもらったことに対して自分がどんなポジティブな反応をしたかを記載するとなお良いでしょう。

英語で質問やお問い合わせをする

海外と取引をしている会社では、英語でお問い合わせをしなければいけない場合があります。どのように記載すればいいのでしょうか。

・例文(英語)

件名:Request for the information on your new products

本文:

Dear Mr.○○,

I am writing you for the first time. I am Mr. Tanaka of ○○ company.
I saw your demo for XX and I was impressed. Could you please send us a hard copy of your product catalogue? Our address is below. We would be grateful if you could send it by the 15th of this month.

Thank you for your help and cooperation.

Best Regards,
Taro Tanaka

訳:

件名:貴社新製品に関する資料請求の件

本文:

○○様

はじめてメールを差し上げます。○○商事の田中太郎と申します。
この度、○○での展示会で御社。店頭デモンストレーションでは大きな衝撃を受けました。つきましては○○のカタログを頂きたく存じます。お手数ですが下記の住所にお送りいただけませんでしょうか?できれば今月15日までくらいにいただければ幸いでございます。

お手数をおかけしますがよろしくお願い申し上げます。
田中太郎

ポイント:英語で質問するときは手短にわかりやすくするのがベターです。例文を参考にすると、資料請求においても日本では「早急に」や「ご都合が良いときに」など具体性に欠ける言葉を使用することもありますが、「今月15日まで」と具体的に明記するのがベストです。日本におけるビジネスメールと比べると簡易的だったり、表現方法が異なったりすることが多いので注意が必要です。

社内メールで質問(お問い合わせ)する

社内で質問をする場合はメールでも良いのでしょうか。メールでも問題はありませんが、社内メールは書き方などが社外の人相手の場合と異なります。基本的には直接うかがって質問をするのが社会人としてのマナーです。会社によってルールが設けられていることもあるため、わからない場合は上司や先輩に確認してみるのも良いでしょう。

相手があまりにも忙しくなかなか時間が作れない場合や、同僚など親しい関係の相手の場合はメールで質問をするのも良いですが、基本はマナーやルールを守り、失礼にならないように気を付けましょう。

また、社内メールでも社外メール同様お礼は必ず行うことが大切です。

まとめ

社外、社内、海外へのメールの質問は、それぞれ書き方が違います。しかし、基本となる礼儀は同じですし、質問が重複していないかなどよく見返して気を付けるという点においても同じです。なかには、なんでも答えてくれる担当者などもいるでしょう。しかし、それが当たり前だと思っていると、いざというときに自分を苦しめる結果になる可能性もあるので、慎重にメールを送るよう心掛けたほうが得策です。

メールは電話や直接会って話すよりも感情が伝わりにくい場合があります。そのため、催促の質問など相手を不快にさせる内容をメールで送るとトラブルを発生させる原因になる可能性もあります。相手が不快に思わない質問メールを送るように心がけましょう。

今回ご紹介した例文のなかに活用できそうなものがあれば、テンプレート化しておき、ぜひ使ってみてくださいね。

監修者:バシャラ セルダル(キャリアカウンセラー)

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トルコ・イスタンブールのボアジチ大学にてエンジニアリングを専攻し、トルコホンダ工場の立ち上げに携わる。その後、来日し国際大学にて MBA を取得。キャリアカウンセリングに加え、ビジネスマナーにも精通。

ゴールドマンサックス、他の企業での勤務後、外資系転職コンサルタント・経営コンサルタントとして独立。日本語を流暢に話し、サッカーと合気道が趣味の親日家でもある。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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