ビジネスシーンでミスやトラブルを起こしてしまった際、事情説明や謝罪、再発防止を誓う文書として始末書があります。それに似たもので、細かい事情説明を主とするものを顛末書といいます。また、始末書や顛末書を書くほどの重大なミスやトラブルではない場合、本人の意識を引き締めるという意味で用いられるのが、反省文です。
多少の違いはありますが、このような文書は大きな反省を求められるものなので、決してミスすることがないように作成したいものです。文書の書き方についてはある程度知っていても、それを入れる封筒に関しては、わからないという方もいらっしゃるでしょう。そこで、このような文書を入れる際の、正しい封筒選びや用紙の入れ方について紹介します。誠意の伝わる文書作成の参考にしてみてください。
書類のサイズはどのサイズが一般的なの？
始末書、反省文、顛末書を書く際の用紙のサイズは、基本的に「A4」「B5」サイズと覚えておくと良いでしょう。このような文書に限らず会社ではほとんどの場合、「A4」「B5」サイズを使用する機会が多いと考えられます。そのため、使用頻度の高いこの二つのサイズのどちらかを使うことが一般的です。もちろん、用紙にはイラスト入りやカラー用紙など、ビジネスにふさわしくない便箋を使用するのはNGです。大きめのメモ用紙、ルーズリーフなども使わないようにします。
もし、始末書、反省文、顛末書を手書きにする場合は、ビジネス用の便箋を使用すると良いでしょう。罫線があるものを選べば、書いていくうちに字が斜めになっていくことがありません。
手書きの場合は、鉛筆やカラーペンではなく黒のボールペンを使います。にじみにくい油性のものが無難です。書き損じには修正テープや修正液を使わず新しい用紙に書き直すようにします。注意点としては、用紙のサイズに対して文面が極端に少なかったり、多かったりと、全体のバランスが悪い文書にしないということです。下に空白部分が多いもの、文面が入りきらない状態になっているものは、印象が良くありません。長文を書く自信がないときは、あらかじめ「B5」サイズを選んでおくなど全体のバランスを考えた用紙の使い方をしましょう。
便箋の織り方とは？三つ折りで良いの？
始末書、反省文、顛末書、どの文書も重要なものなので、封筒に入れずにそのまま提出するとマイナスイメージになってしまいます。特に始末書などは、会社に大きな損害を与えたことや、迷惑をかけたことを謝罪するものなので、軽々しく扱っては受け取る側に誠意が伝わらなくなってしまいます。そのため、便箋のサイズに合った正しい封筒を選び準備するようにしましょう。封筒が大きすぎたり、小さすぎて便箋を何度も折る必要があったりすると失礼になるのでサイズ感には注意が必要です。
和封筒に三つ折りにして入れる時の折り方は、まず下から三分の一を少し柔らかめに折ります。その後上三分の一をかぶせるように折り、おおよその形が決まったら封筒に入るように折り目を付けます。和封筒に4つ折りにして入れるときは、便箋の下半分を折り、上半分を折り合わせます。この場合は角を合わせるように折ることで比較的きれいに折ることができます。基本的には4つ折り以上にはならないほうがいいですし、2方向から折って縦長の封筒に合わない形になることもNGです。
便箋の折り方くらい適当でもいいのではという気持ちではなく、より反省の気持ちを伝えられるようにきちんと折ろうという意識が大事です。封筒に入れるときは、書き出しの部分が左上になるように入れると、読み手にとって読みやすくなります。心づかいの一つとして頭に入れておくと良いでしょう。
封筒の色は？封はすべき？封筒には何を書くべき？
封筒の色は基本的に白で、二重になっているものを選ぶようにします。封筒が二重であることは、『中に重要な文書が入っている』ということを意図するものなので、より気持ちが伝わることにつながるでしょう。始末書、反省文、顛末書などに限らず、ビジネスシーンでは二重封筒を使用する場面も出てくる可能性があるので、いつでも使えるよう準備しておくのもおすすめです。デザインが入ったものや、横長のもの、茶封筒などは使用しないというのが基本です。縦長の白封筒に、封はせずに取り出しやすい状態で入れておきます。
封筒には黒のボールペンで、始末書、反省文、顛末書など表題を書き、裏には、左下に所属部署、氏名を書きます。始末書、反省文、顛末書という文書の性質上、用紙や便箋に文章を書くときには緊張感をもって書く人が大半ですが、封筒になると気が抜けてしまう人もいます。そのため、誤字脱字がないようにすることはもちろん、できるだけ丁寧な字で誠意が伝わるように書きましょう。正しい形で、始末書、反省文、顛末書を提出し、反省の気持ちが伝われば今後の仕事にもいい影響が出るかもしれません。
あわせて読みたい
8,568通り、あなたはどのタイプ？
グッドポイント診断で、あなたの隠れた強みを診断してみましょう。
診断結果は8,568通り。あなたはどのタイプ？
あなたの新しい可能性が見つかるかも
リクナビNEXTにログインすると、あなたの志向に合った特別な求人一覧を見ることができます。
予想外の求人が、あなたの世界を広げるかもしれません。
