ビジネスにおいてミスやトラブル、不祥事などが生じた際、顛末書の提出を求められることがあります。顛末書は、状況報告や対応策の提示などを通して、会社との信頼関係を再構築するために重要な手段です。よく似た書類として始末書がありますが、どのような違いがあるのでしょうか。顛末書の定義や書き方について、具体的な例文を盛り込みながらご紹介します。
顛末書は始末書となにが違うの？
一部では混同して用いられることもある顛末書と始末書ですが、それぞれ異なる意味を持っています。顛末書とは、トラブルやミスに対する一部始終の経緯を説明し、今後の再発防止対策を示す報告書のような位置づけであり、事態の収束後に提出する書類です。一方で始末書は反省文のような色合いが強く、トラブルやミスの経緯と謝罪の意、今後の対策をまとめて提出するものとなっており、トラブル発生後なるべく速やかに提出することが求められます。したがって顛末書は基本的に社内向けの書類ですが、始末書は社内の他、取引先などの社外へ提出する可能性がある書類です。社内向けに始末書を出すのは、懲戒や訓告などの社内処分に相当するようなトラブルが発生した場合が一般的であり、社外向けの始末書の例としては、取引先社員への無礼な対応、商品や経理に関するトラブル、取引先の備品損壊などが挙げられます。一方で顛末書は、社内処分に至らない程度のトラブルに対し求められることが多いです。
顛末書の書き方
顛末書の提出を指示されるケースとしては、商品・サービスに不具合や不備が生じた場合や、事務手続きにミスがあった場合、事故や事件、不祥事が起きた場合などが中心であり、発注ミスや交通事故、システムの不具合などが例としてよく挙げられます。顛末書は状況と経緯の報告がメインのため、内容としては「いつどこで何が発生したか」「被害、損害はどのようなものか」「現在どのような対応をしているか」「今後の対策は何か」「担当者としてのコメントや意見」を盛り込みます。感情や主観を極力避け、客観的に経緯や状況を分析し、適切な優先順位をつけながら対策を立てることがポイントです。また因果関係を正確に把握できるよう、時系列に沿ってまとめることも大切です。なお、どの顛末書でも共通するフォーマットとして、冒頭の「顛末書提出日」「顛末書の宛先」「顛末書の作成者」の記載があります。宛先には社長などの役職者を、作成者には部署名、上長、担当者の名前を書き捺印します。顛末書を書く時期としては、一通り対応が終わった時点が一般的です。顛末書という名前からも分かるように、ある程度事態が収束してから、その顛末を報告するツールであるため、あまり早すぎると意味をなしません。また長期にわたって対応が続く場合は、状況報告書を別途提出しておき、顛末書は後回しにするという手段もあります。
顛末書を書くときの注意点とは
顛末書では感情を入れずに淡々と事実や経緯を書く必要がありますが、最初から最後まで無感情に書いていけばよいということではありません。最後の「担当者のコメントや意見」では、反省を表明することが一般的です。例えば「この度は担当者のケアレスミスと周囲の確認漏れにより、多大な損害をかける結果となってしまいました。ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。深く反省し、二度と同じことを繰り返さないよう肝に銘じ、再発防止に取り組んで参ります。」といったコメントが望ましいでしょう。また、多くの人が社内の常識など、自分がよく知っている内容を省略してしまう傾向にあります。書いている内容が、社内だけの常識なのか、一般常識なのかをしっかりと考え、必要に応じて説明を入れるようにしましょう。顛末書を読む人は社内の人ばかりではありませんので、社内の事情や仕組みを知らない人が読んでもわかるような書き方をすることが大切です。
汎用的な例文
顛末書を提出するにあたって参考にできる、汎用性のある例文をご紹介します。例として発注個数ミスに関する顛末書を挙げますが、トラブルの内容に応じて、適宜語句を変更しながら作成してください。まず本文の冒頭には「この度発生しました商品Aに関する発注個数ミスにつきまして、経緯と今後の対策を報告致します」などの導入文を置き、続く報告部分は簡潔に、箇条書きを中心に記載していきます。トラブル内容と発生日時・場所に関しては「某年某月某日某所にて、商品Aという商品の発注個数を間違えるトラブルが発生」と書き、次にその原因を「担当者○○が、発注書にXX個と記入すべきところをYY個としたため。確認を怠り発注を行った担当者の不注意によるミス」などと簡潔にまとめます。その後、発覚に至るまでのプロセスを書いていきますが、例えば「某月某日、発注先○○様より商品が到着し、担当者が開封したところ予定と異なる数量が入っており、発注書の控えをチェックし個数の記入ミスが発覚」などの内容となります。続いて損害を「商品Aは予定個数以外に当分使用する見込みがないため、差分XX個の代金何円が損害となりました」とし、再発防止のための対応策として「今後は発注書を、複数の社員により多重チェック致します。また発注書の控えは上長に管理してもらうようにし、毎回確認をお願いします」などと明記しましょう。そして「担当者のコメントや意見」では、しっかりと謝罪の意を示します。
顛末書を提出する際には、その意義を踏まえた上で、適切な書式や内容による書類を提出することで、会社との信頼関係の維持が可能になるでしょう。
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