いまやビジネスにおいて、なくてはならない「メール」。場所と時間を選ばずにメッセージを送ることができる便利なツールですよね。けれどもひとつ間違えば、大きなトラブルを引き起こしかねません。30代の筆者が周囲のビジネスパーソンたちに取材。「受け取ったことがある『痛い』メール」について聞いてみました。
友達じゃないのだけど……署名が異様にかわいいメール
署名はビジネスメールにおいて、最低限必要な連絡先を伝え、簡単な自己紹介をする意味でも重要です。署名を自己PRする機会と捉え、凝った作りの署名を用意するひともいるようですが、あまりにも度を越したアピールはビジネスでは不向きのようです。
「仕事を通じて仲良くなる方はいます。親しい人間関係は望ましいのですが、ある日受け取ったメールの署名にハートマークや☆マークが多用されていて、『私はこの人の友達じゃないのに』と違和感を覚えました」（20代男性）
筆者も会社員時代に「この人は公私混同しているのだろうか」と感じてしまうほど、かわいらしい署名付きのメールを受け取ったことがあります。親しき仲にも礼儀あり。信頼関係が深まることは素晴らしいことですが、あくまでビジネスを通じた関係であることを念頭に置いておきたいですね。
え、これってどうすればいいの……？ 企業秘密満載の添付ファイル
ワードやエクセルなどのファイルを瞬時に相手に送ることができるのは、メールの便利なところ。仕事が大幅に効率化でき、もはやわざわざ書類を郵送やFAXでやり取りしていた時代に戻ることはできませんよね。その一方で、送ってはいけないファイルを添付してしまうようなミスが頻繁に起こるのも事実です。
「他社への見積書が送られてきた」（20代女性）
「取引先リストが添付されており、その会社がどんな会社と取引しているかがわかってしまった」（30代男性）
など、送り間違えると問題になる書類を誤送信するケースがありました。筆者の体験では、取引先から請求書が送られてきた際、原価と利益率が全て載っていて、唖然としながらもあわてて削除した記憶があります。便利なメール添付ですが、一歩間違えれば自社の秘密をたったワンクリックで送ってしまう危険性があります。送信ボタンを押す前には本当に送って問題ないかどうか、一息つくことが大切ですね。
あなたは詩人ですか……!? 情熱的なポエムの誤送信。
いまやデスクにパソコンが無いということは考えられない時代。画面に向かってキーボードを叩いていても、本当に仕事をしているのかどうかはわからないもの。勤務中に真剣な顔つきでゲームをしているひとを、筆者は何人も見たことがあります……。周辺取材で多かった意見が、業務とまったく関係ないメールを受け取ったというもの。
「恋人への熱い想いがこもったメールを受け取り、こっちが恥ずかしくなった」（20代女性）
「取引先からのメールを開いたら、読むだけでぞっとしてしまうほどのクサイ詩が書かれていて、ドン引きしました。後日誤送信だということがわかりましたが、一体誰に向けて書いた詩なのかは聞けませんでしたね」（20代男性）
仕事とは無関係なファイルを送ってしまった時ほど、ばつの悪い思いをすることはありませんよね。上司の知ることとなれば、評価を落とされかねません。仕事中の息抜きはほどほどにしておきましょう。
（文／薗部雄一＋プレスラボ）
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