「あの人は仕事が速い、できる人だ」と思ったことがありませんか。少しの工夫で普段の業務の生産性を格段に向上させる働き方、コツがあります。決してそれは難しくなく、誰でも実践できることです。
生産性を向上させるには、3つのポイントがあります。「無駄な時間を作らない」「一定時間、一定期間内でできる業務の量と質のアップ」「余裕」の3つです。そこで、具体的に実践できる生産性向上の方法を説明します。今日からでも実践して、できる人の仲間入りを果たしましょう。
目次
まずは簡単にすぐ終わるタスクから
どんな優秀なアスリートも準備運動を欠かしません。同様に、まず簡単なタスクから片づけていくと、それが頭脳の準備運動になり、また精神的な余裕も生まれて能率よく業務をこなせるようになります。しかし、逆に難しい仕事から取りかかると、それが長引いた場合、余裕がなくなって簡単な仕事も焦りから片づけるのに時間がかかったり、判断ミスをしたりします。
簡単な仕事をテキパキとこなすには、「TO DOリスト」を常に目に付くところに置いておきます。そして新しい業務を書き込み、終わった業務は消し込みをしていきます。こうすることで、何かやることがあったけど思い出せないというようなときの無駄な時間の発生を防止できます。
スケジュールが決まっている業務や優先度がある業務には、必ず日付や優先度を入れておくと、計画的に業務を遂行でき、慌てて業務をしなくてよくなります。慌てると簡単な仕事でも質の低下を招きます。
大きな仕事はタスクに細分化し、それぞれに締め切りを設ける
大きな仕事に対しては、細かいタスクに分解するクセをつけましょう。どこから手を付けたらよいか分からないような大きなプロジェクトでも、あるいはとてもすぐに着手できないと思われる困難な業務でも、小さなタスクに分解できます。
私たちは、恋人を口説き結婚に持っていくまで、無意識に恋人の趣味や好みを聞き出すなどタスクに分解していますから、誰でもタスクに分解することは意識すれば可能です。タスクに分解するとともに、タイムスケジュールを設けることが生産性向上には大切です。
重要かつ緊急性の高いタスクに執着する
仕事には、質も重要です。できるだけ軽い業務を無駄なく効率的にこなし、重要かつ緊急性の高いタスクに時間配分を多くします。そして、上述したように小さなタスクに分解して段階的にこなしていきましょう。階段を一歩、一歩と上っていけば頂上は必ず見えてきます。いくら、簡単な業務が早く処理できても、できる人にはなれません。重要かつ緊急性の高いタスクに執着して、質の高い業務をやり遂げる必要があります。
単純作業と頭脳労働は分けて行う
単純作業と頭脳労働の両方を行う必要があるときは、分けて行うと効率が上がります。一般的に頭脳労働は複数のタスクにまたがっていることが多いので、考えを中断させるよりもある程度、頭脳を使う業務をまとめて行う方が生産性を向上させるには効果的です。
何も考えないリラックスタイムを設ける
リラックスタイムを設けることは、生産性を高めるポイント「無駄な時間を作らない」に決して反しません。無駄な時間は「無」しか生まない時間ですが、リラックスするための何もしない時間は有益な時間を生み出すための時間です。動く機械には必ず潤滑油がいるように、リラックスタイムは機械が性能を発揮するために必要な潤滑油と同じ働きをします。
まとめ
生産性を上げるための3つのポイントを実現する5つの方法を紹介しました。まだまだ他にもありますが、これを実践するだけでも大きく生産性向上が可能です。
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