マナーを守るにはフォーマットから！ビジネスメールの基本を徹底解説

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ビジネスメールでは、マナー不足で上司や同僚を苛立たせてしまうケースが多いようです。そこでまず、マナーを守るためにメールのフォーマットについて理解しましょう。構成要素を知ることで配慮が必要な部分が見えてくるからです。今回は、フォーマットの主要な構成要素を中心にビジネスメールの基本について解説します。

「宛先」の使い分けはビジネスメールの基本

ビジネスメールの宛先に種類があるのはご存じでしょうか。TO、CC、BCCの３つです。TOは作業や処理を依頼したい宛先、CCはTOに送信した内容を共有してほしい宛先です。BCCはTOに送信した内容を共有してほしい、かつ、他の受信者には共有していることを知られたくない宛先を表します。例えば、取引先とのやりとりを上司と共有したいときなどに使います。取引先の受信メールには上司のアドレスと名前が表示されません。このように、ビジネスでは知ってほしい、知らないでほしいことがでてきます。宛先を使い分けることはビジネスメールの基本です。

一目で内容が伝わるような「件名」に

今読むべきかを判断してもらうため、一目見て内容がわかるように細心の配慮が必要な部分です。わかりやすい件名のポイントは３つです。まずは、長すぎないこと。受信デバイスによっては表示されないので15～20文字程度が望ましいでしょう。次に、数値や名称を入れること。第○回、○○案件などと表記すれば、イメージが湧きやすくなります。最後に、無駄をそぎ落とすこと。「明後日○日が納期の～」→「○日が納期の～」など、重複している情報を一括りにまとめるという具合です。これらのポイントに加えて、【重要】、【緊急】などの単語を入れると受信者の見落としを防ぎ、余計な負担を減らせます。

理解しやすい「本文」を心がける

受け取ったときに自分宛てだと再確認できるように、相手の会社と名前を必ず入れましょう。続いて、唐突にならないよう「いつもお世話になっております」などと簡単な挨拶を入れ、自分の社名と名前を記入します。本文では、理解しやすくするために一行の文字数が長すぎないようにするのが基本。また、適宜改行を入れて段落を作り、論理的にすることも大切です。ただし、改行が多いと見づらくなるので適度に入れましょう。

名刺代わりになる「署名」は社内外で区別

署名があると郵便物を送付する時や直接電話をしたい時などに、名刺を探す必要がないので便利です。よって、名前や電話番号、メールアドレス、住所など、相手が利用することを想定して必要最低限にまとめると良いでしょう。ただし、社内で利用するときは余計な情報にうんざりしている方もいるかもしれません。そのような場合は、同僚や上司の署名を真似るのも一つの手です。

まとめ

ビジネスメールの基本をご説明しましたが、他にも必要な配慮はさまざまあります。添付データを圧縮してから送信したり、スクロールせずに読める長さにまとめたりするなど、数えればきりがないほど。社内外での仕事を円滑にするために、日ごろからビジネスメールのマナーには敏感でいたいものです。