たくさん仕事を抱え忙しいのに、上司や先輩などから新たに仕事を振られて困った…という人は少なくないようです。そんなとき、上手な断り方を知っておけば、キャパシティオーバーに陥らずに済みそうです。そこで、組織人事コンサルタントの粟野友樹さんに、カドが立たない上手な仕事の断り方と、断る際に注意したいポイントなどを教えていただきました。
目次
なぜ忙しいのに「仕事を断れない」のか？
カドを立てない上手な断り方が思いつかず、仕事を振られたらすべて引き受けてしまうという若手ビジネスパーソンは多いようです。どんな場合なら引き受け、どんな状況であれば断ったほうがいいのか、判断基準がわからないので断れずにいる人も少なくないようです。
また、「仕事を断ると人間関係が悪化しそう」と危惧する声もあります。仕事を振ってくれた上司や先輩をガッカリさせなくない、今後の仕事に悪影響を及ぼしたくない、ライバルがその仕事を引き受けて自分より評価されたらどうしよう…など、複雑な気持ちを抱えた結果、たとえ忙しくても仕事を引き受けてしまう人もいるようです。
なお、社会人歴の浅い若手の中には、「そもそも断るという選択肢がない」という人もいます。「会社員たるもの、上司から依頼された仕事は四の五の言わずにやるものだ」と、疑問を抱くことなく引き受けた結果、大量の業務を抱えパンク寸前になっている人も見受けられます。
実際、成長過程にある若手時代は、振られた仕事はできるだけ対応したほうがビジネスパーソンとしてのスキルアップにつながります。ほとんどの上司は、部下の適性と今後の成長を考え、計画的に業務を振り分けているからです。
先輩社員などから依頼されがちな雑務であっても、「仕事とはこういう雑務も含めて構成されているものなのだ」と体感する機会になりますし、雑務にも自分なりの意味を見つけて前向きに楽しめる「意味づけ力」を身につけることもできます。
ただ、中には「明らかに断ったほうがいい」ケースもあります。もし下記に当てはまる状況にあるならば、無理に仕事を引き受けず、断ることも検討しましょう。
断りづらくても、無理に引き受けないほうがいいケースとは？
仕事を断るのは勇気がいるものです。ただ、たとえ「断りづらい」と感じても、断ったほうがいいケースも少なからずあります。以下に挙げる「断る基準」を知っておきましょう。
自分にとって負荷がかかりすぎる場合
例えば、振られた仕事が短納期すぎるというケース。今抱えている業務を考慮し「この納期は現実的ではない」と感じたら、断ることも必要。断り切れず引き受けても、納期が守れなければ評価を落としてしまう恐れがあります。
依頼された業務の量が多すぎて、長時間の残業や休日に稼働しなければ追いつかない場合も、断ったほうがいいでしょう。無理に引き受けて身体を壊しては元も子もありません。仕事を振った側の上司や先輩が、部下の業務量やキャパシティを把握していないケースもあるので、自身の状況を説明したうえで断りを入れましょう。
自分にとってメリットが著しく少ない場合
自身が取り組んでいる領域とはまったく異なる仕事、どうしても面白みを感じない仕事など、「その仕事を受ける意義がわからない」場合も、断ったほうがいいかもしれません。比較的手が空いているのであれば、そういう仕事であっても引き受け、自分なりの意味を見つけながら前向きに取り組むことも大切ですが、手一杯なのであれば、現状の業務量を伝えたうえで断りましょう。
ただ、上司側に「敢えてそういう仕事を振った意図がある」可能性もあります。断る前に、その仕事を自分に任せようと思った理由を確認したほうがいいでしょう。
自分が引き受けないほうが、明らかに業務がうまく回ると感じた場合
例えば、自分にとって未知の領域であり明らかにスキルが足りないと感じるケースや、自分以外に適任がいてそちらに任せたほうがいい成果につながるというケースもあるでしょう。会社に与える影響を考え、「私にはその業務の経験がないので、軌道に乗るまで時間がかかりそうです。成果を考えれば〇〇さんのほうが適任ではないでしょうか？」などと伝えるのは、決して悪いことではありません。
もちろん、今後のキャリアを考えたうえで、上司が新たな目標を与えてくれている可能性もあります。この場合も、まずは上司の意図を確認したうえで、それでも「自分には難易度が高すぎる」と感じたら、本当に引き受けるべきなのか上司に相談するといいでしょう。
評価を下げない「上手な断り方」のポイントを紹介
たとえ断ったほうがいい状況であっても、不用意に断れば評価を下げられてしまったり、二度と大事な仕事を振ってくれなくなったりする恐れもあります。人間関係を壊さず、評価ダウンにもつながらない上手な断り方のポイントを、ステップにわけてご紹介します。
なお、前提として今の自分の業務状況を正しく把握しておくことが大切。現状抱えている業務はどれぐらいなんか、本当にゆとりはないのか、自身の状況を整理しておきましょう。
Step1：まずは「話を聞く」
まずは、具体的な仕事の内容、納期、期待水準など、依頼された仕事の詳細を聞きましょう。そのうえで、なぜ自分に依頼してくれたのか、その背景を確認しましょう。自身に期待してくれているからなのか、ほかに対応できる人がいなくて困っているのか、誰でもいい雑務なのか…その内容によって、断るべきなのかどうか、断る際はどう断ればいいのかが変わります。
Step2：断る理由を「整理」する
仕事内容と依頼主の意図をつかんだら、現状の業務量やスケジュールと照らし合わせ、受けるべきか断るべきかを冷静に判断しましょう。そのうえで、「断ったほうがいい」という結論になったら、相手が納得できる「断る理由」を考えましょう。
断る際は、「依頼主のデメリット」をベースに断り文句を考えることをお勧めします。「この人には今、お願いしないほうがよさそうだ」と相手に思ってもらえれば、カドが立たず関係性を損なうこともありません。
Step3：相手目線に立って「伝える」
Step2で整理した「断る理由」を伝えましょう。ここでのポイントは、相手の立場を考え、相手の目線に立って伝えること。
そのうえで、依頼してくれたことに対する感謝や、依頼された仕事の魅力など感想を伝えたうえで、客観的な視点で「自分が仕事を受けることで、依頼主に与えるかもしれないデメリット・リスク」を説明するといいでしょう。なお、明らかに相手が自分のキャパシティを理解していない場合は、現在抱えている業務量を正しく伝えることも必要。たとえ直属の上司であっても、部下の業務量を正しく把握できていなかったり、一つひとつの業務にかかる時間を低く見積もっていたりするケースがあるからです。
例えば、このような伝え方をお勧めします。
「以前から興味を持っていた分野の業務なので、依頼いただきとても嬉しいです。ただ、現在○○プロジェクトを抱えていて、今月末が期日となっています。まさに今が追い込みの時期なので、新たにこの業務を引き受けるとなると、週に〇時間ぐらいしか時間を割けなさそうです。通常月ならいいのですが、今回は部長が期待しているような成果を挙げられないかもしれません。申し訳ありません」
「今回は期待している成果が上がらないかもしれない」というのは、依頼主にとってデメリット。自身の現状も整理して伝えることで、「今回は別の人にお願いしよう」とすんなり受け入れてもらいやすくなります。
Step4：「次は引き受ける」との意欲を示し、あれば代替案を出す
断るだけでなく「次回はぜひ引き受けたい」という前向きな姿勢を示しておくと、仕事に対する意欲をアピールすることができます。「仕事を振ったのに断られた」というネガティブな印象が薄れ、「今回は断らざるを得なかったんだな。またお願いしよう」とポジティブに受け止めてもらえるようになるでしょう。
可能であれば、代替案を提示するのも有効。例えば、「Aさんは〇〇の業務経験があるので、私よりも適任かもしれません」「後輩のBさんが以前、その業務に挑戦したいと言っていましたがどうでしょうか？彼のフォローでしたら請け負います」などと伝えられれば、より前向きな思いが伝わります。
仕事を断る際に注意したい「NG行動」
仕事の依頼を断る際に、多くの人がついやってしまいがちなNG行動を紹介します。依頼主との関係性を壊しかねないので注意しましょう。
断りづらいから…と返事を先延ばしにする
断りたいのに断りづらくてズルズル引っ張った結果、納期ぎりぎりになって「やっぱり無理です！」とさじを投げる人がいますが、依頼主にとってこれが一番迷惑。抱えている業務量やスケジュールと照らし合わせ、明らかに無理そうであれば、上記で紹介した伝え方を参考にできるだけ早く断りましょう。
明らかにネガティブな反応をする
中には「話をほとんど聞かずに断る」「迷惑なそぶりを露骨に出す」など、ネガティブな印象を与える断り方をする人もいます。「忙しいのはわかっているはずなのに、なんで自分に仕事を振るんだ！」などとイラっとしたのかもしれませんが、感情のままに対応するのは今後のキャリアや人間関係のためにもお勧めできません。たとえイラっとしても一呼吸置き、相手目線に立った対応を考えましょう。
自分の都合だけを伝える
たとえ本音はそうであっても、「多忙すぎてきついから」「これ以上仕事を引き受けたらプライベートがなくなるから」など自分都合の理由だけを伝えるのは避けたほうが無難。「ほかの人も忙しいのに」「自分ばかりで組織の目線に立てていない」などネガティブな印象を与える恐れがあります。依頼主との関係性を損ないたくないのであれば、本音はいったん脇に置き、相手目線で伝えることを徹底しましょう。
それでもどうしても断りにくい場合は…「一部だけ引き受ける」方法も
相手目線で断る理由を考え、伝え方を工夫しても、「みんな忙しいから頼むよ」「君にしかお願いできないから何とかお願い」などとゴリ押しされるケースもあるでしょう。どうしても断りにくい状況になった場合は、全部ではなく一部を引き受けるのも一つの方法です。
例えば、「業務量を考えるとすべてはお引き受けできないのですが、ここまででしたら何とかなりそうです」「１人では難しそうですが、あと1、2名追加していただければできるかもしれません」「○○の部分をCさん、△△の領域をDさんにサポートしてもらえれば、お引き受けできそうです」など。この方法であれば依頼主も納得でき、かつ自身に降りかかる業務量と責任を少し減らすことができます。
とはいえ、くれぐれも無理は禁物です。リモートワークの機会が増えたことなどを機に、「部下のキャパシティがわからない」「どの業務に時間がかかっているのか見えない」「どの仕事にモチベーションが湧き、どの仕事が不得意なのかつかめない」などの悩みを抱えるマネージャー層が増えており、悪気なくキャパシティ以上の業務を振ってしまうケースも少なくないようです。「上手に断る」ことも場合によっては必要なのだと心得ましょう。
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組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント
粟野友樹さん
大学・大学院にて人材教育ファシリテーションの経験を積み、大学院を修了後、GMOインターネットグループ、外資系金融機関、パーソルキャリアを経て2018年より現職。これまでに約500人の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。
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