残業しないチームがやってる、リーダーとの「情報共有の場」作りとは?

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに上司やリーダーの仕事術を効率よく学び、ミスや残業を減らす手法についてお聞きしました。

プロフィール

石川和男(いしかわ・かずお)

f:id:asukodaiary:20170309141602j:plain建設会社総務部長、大学、専門学校講師、セミナー講師、税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマン。大学卒業後、建設会社に入社。管理職就任時には、部下に仕事を任せられない、優先順位がつけられない、スケジュール管理ができない、ダメ上司。一念発起し、ビジネス書を年100冊読み、月1回セミナーを受講。良いコンテンツを取り入れ実践することで、リーダー論を確立し、同時に残業ゼロも実現。建設会社ではプレイングマネージャー、専門学校では年下の上司の下で働き、税理士業務では多くの経営者と仕事をし、セミナーでは「時間管理」や「リーダーシップ力」の講師をすることで、仕事が速いリーダーの研究を日々続けている。
最新刊の『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)ほか、『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』(明日香出版社)など、勉強法、時間術などのビジネス書を6冊出版している。

先輩の背中を見て仕事を覚えたり、盗むことができなくなってきた?

私が新入社員だった1990年代前半は、ネット環境が整備されてなく、通信手段は電話やFAX、郵便での郵送などでした。

日中は電話が鳴り続け、先輩たちが電話応対をします。やりとりを聞くことで、取引の仕方や、お客様との接し方を自然に覚えることができました。新人は先輩の書類をFAXで送信したり、郵送する書類をコピーすることで、どのような書類が作られているのかを勉強し、情報を共有することもできました。

パソコンも1人1台ではなく、10人の部署に2~3台の時代。何名かで共有して使っていたので、上司が作った手書きの原稿をパソコンで入力したり、時間があるときは先輩の作ったファイルなどを見て、真似ることで学ぶこともできました。

しかし、最近は電話やFAXよりも、メールやチャットなどでのやり取りをするケースが当たり前になってきました。また、リモートワークやフリーアドレスなどのワークスタイルや、中途社員たちが入社してくることも増えてきて、情報を共有することも意図的に行わないとできなくなってきています。

何をやっているか分からないときこそ「共有」する!

Bさんは営業のチームリーダーですが、書類の不備が多くカスタマーサービスセンターから指導を受けました。何度も似たようなミスを繰り返すので、今回は厳重に注意されました。

営業は8000点以上の商品を扱っています。それだけあると、全ての商品を把握することはできません。ミスの原因は、廃番になった商品を受注したり、あるいは商品番号が旧式のものを受注してくるというケースでした。

一方、同じ商品を扱っているAさんのチームは、このようなミスは起こりません。とはいえ、メンバーがすべての商品を把握しているわけはありません。商品番号の変更や廃番は毎月10日に商品部からメールが送られてきます。

Aさんのチームでは、その都度、変更された番号を壁に貼り出し、各担当者が取引先にメールをするという仕組みを共有していたのです、

どうやったらミスをしないかをチームで話し合った結果、生まれた方法です。全員が徹底することでチームでのミスがなくなりました。

意外と難しい共有を実行するのは、リーダーの役目

しかし共有することで無駄な時間が減ることが分かっていても、メンバー同士で実行することは、意外と難しいものです。想像してみてください。

「私の企画書すごく参考になりますよ」
「この提案書かなり上手くいきましたよ」
「クレームの謝罪文はこれでバッチリです」

と、メンバー同士で自慢し合うことは、ありません。

そこでリーダーが共有の場を設けることが必要となってきます。リーダーのもとには決裁や稟議で多くの書類が回覧されてきます。それらの書類の中から、共有できる書類を保存します。その書類を次のミーティングでメンバー同士に共有するのです。

共有する書類には、作成者の名前を記入しておきます。優秀な書類として取り上げられる機会が多ければ、社員のやる気にもつながります。

メンバー同士が他の人に頼らず、アイデアを考える。他の人に頼らずに、独力で考えるようにする。各々に考える力を持たせることは悪くありませんが、属人性が非効率を呼ぶこともあります。

メンバーからの自主的に、情報共有を求めよう

ただ、忙しい上司に全ての書類の情報共有を待っているだけでは、仕事は効率化できません。リーダーが共有すべきだと気づいていないこともあり得ます。

そこで、メンバーからも書類の共有を依頼したり、担当する客先のメールには同報で入れてもらうなど、積極的に働きかけることも必要です。すでにノウハウがあったり、情報を共有することで、ゼロからやることのロスが減り、残業も減るでしょう。

残業しないチームは、成功事例(もちろん失敗事例も)を共有することで、チーム内で起こったミスを繰り返しません。メンバーも上司や先輩たちの考えを共有することで育っていくのです。

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