【もう悩まない!メールの宛名】正しい書き方と基本マナーを徹底解説

「複数人に送るときは『各位』?『御中』?」「担当者が分からないときは誰宛に書けばいいの?」など、ビジネスメールを送るときに意外と頭を悩ませるのが宛名の書き方ですよね。どのようにすれば良いか分からず、困ってしまった経験を持つ人も多いのではないでしょうか?もしかしたら、宛名の書き方をマスターすれば、よりスムーズにビジネスメールが送信できるかもしれません!

今回は、宛名の基本的なマナーをはじめ、社内や社外宛ての場合、英語表記など、宛名の書き方のさまざまなケースについて例文付きで解説します。

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宛名の基本~社内~

・社内でのメールでは、宛名は「○○課(部)+役職+氏名+様(さん)」が一般的

社内でのメールにおける宛名の書き方は「○○課(部)+役職+氏名+様(さん)」が一般的です。

OK)営業2課 山田さん

OK)人事部 部長 鈴木様(または『鈴木さん』)

OK)人事部 鈴木部長

NG)人事部 鈴木部長様

NG例は、役職と「様」などの敬称を続けて書いているケースです。もともと「部長」などの役職名自体が敬称となっていますので、役職の後に「様」などの敬称を書かないよう気をつけましょう。

また社内メールのルールは会社によってさまざまです。上位職であっても「様」でなく「さん」をつける、もしくは「人事部 鈴木部長」のように名前の後につけるのは役職のみなどの場合もあるため、社内のルールに従うようにしましょう。

・メールの宛先が部署全体や課全体など複数になる場合は「各位」を使う

例1)人事部各位

例2)ご担当者各位

「各位」も、その対象となる人達すべてを敬う言葉となるため、「人事部各位様」のような誤った使い方をしないよう注意が必要です。

宛名の基本~社外~

・基本の書き方は「会社名+部署名+役職名(肩書き)+氏名+敬称」

社外のお客様や取引先にメールを送信する場合ですが、基本の書き方は「会社名+部署名+役職名(肩書き)+氏名+敬称」となります。例えば、○○株式会社の営業部長にメールを送信する場合は、次のようになります。

例)

○○株式会社

第1営業部部長

山田太郎様

**

特にまだお客様としっかりとした関係を築けていない場合は、お客様の会社名や名前を省略せずにフルネームで書きましょう。その方がより丁寧な印象を与えられます。株式会社を省略して(株)にしたり、名前を名字だけにする書き方は、お客様と親しくなってからが無難です。

社外へのメールで宛名が複数名(連名)の場合

ビジネスメールを社外の方に送るとき、相手が複数になる場合について説明します。

・宛名が2~3名の場合

例)○○株式会社

 田中様、山田様、佐藤様

このとき、名前は横並びでなく縦並びでも構いません。ただし、順番は必ず上位職からとなるため、役職者が複数いる場合は役職が高い順に書きましょう。

また、宛名がTOとCCで分かれる場合は次のようにすると、より丁寧になります。

例)○○株式会社

 田中様

 (CC:山田様、佐藤様)

・4名以上の団体に送る場合

4名以上の団体に送る場合は、「御中」を使うのが一般的です。「御中」は会社や学校など団体や組織につける敬称です。「御中様」などにならないよう注意しましょう。

例)

・同じ会社に所属する人全員に宛てる場合

 ○○株式会社御中

・同じ会社の営業部に所属する人全員に宛てる場合

 ○○株式会社営業部御中

ポイント:複数の会社の担当者にメールを送る場合は、宛名を会社ごとに分けて書く必要があります。

例)

○○株式会社 山田様、佐藤様

☆☆株式会社 田中様

ポイント:どの会社から書くか、宛名の順番については業務に関わりの深い順番で決めると良いでしょう。

メールの宛名でよくあるミスと、ミスをした場合の対応

メールは、送る人やその会社の印象を大きく左右することもあります。そのため、送る前には誤字脱字などのミスがないように確認しましょう。宛名によく見られるミスには、次のようなものがあります。

1.名前を間違えてしまった!

相手の名前の漢字や名前そのものを間違える、また相手の会社の名前を間違えるなどがあります。誤って他社の名前を記入してしまうケースもあり、場合によっては相手を不快にさせてしまう恐れもあるため注意が必要です。

2.敬称の付け忘れや使い方を間違えた!

「様」「さん」「殿」などの使い方を誤る他、「御中様」などのように敬称を重ねて使う「二重敬語」という誤った使い方をしているケースがよく見られます。

3.宛名自体をつけていなかった!

宛名自体を付け忘れると、誰に送ったかハッキリしない状態となり、相手を混乱させてしまう恐れがあります。

4.TOとCCを間違えてしまった!

TOはそのメールの対象となっている相手、CCはそのメールの情報を共有して欲しい相手に送るときに使います。使い方を誤らないようしっかり区別をしておきましょう。

間違いに気が付いたら、迅速な対応を!

もし間違いに気が付いたときには、迅速に対応するようにしましょう。すぐにお詫びのメールを送信し、誠意をもって謝罪する必要があります。特に相手がお客様の場合、速やかに上司に報告し、必要に応じて電話で謝罪をした方が良いでしょう。

メールの宛名でよくある悩みを解決

ここでは、ビジネスメールのよくある悩みについて解説します。

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1.宛名に「殿」は使って良いの?

「殿」は自分と同等、もしくは目下の相手に使う敬称となります。そのため、相手が自分と同格か目下であれば使っても構いませんが、使い方を間違えると失礼にあたるため注意しましょう。迷ったときは「様」を使う方が無難です。

2.宛名はフルネームにした方が良いの?

宛名はフルネームを使った方がより丁寧となります。そのため、まだ親しくない間柄である場合や、相手に丁寧に接したい場合はフルネームが良いでしょう。

3.宛名に旧漢字が含まれている場合は?

名前に旧漢字が含まれている方も世の中には珍しくありません。しかし、旧漢字は「環境依存文字」とも呼ばれ、メールなどに使うと文字化けを起こしてしまう可能性があります。名前の漢字にこだわりをもっている方もいるため、最初に挨拶をするときや、最初にメールを送信するときに相手に確認をするようにしましょう。

4.相手が専門職の場合は?

相手が医師や教授などの専門職の場合、「先生」を使う場合が多く見られます。「先生」自体が敬称であるため「様」や「殿」などと合わせて使う必要はありません。

例)

・教授の場合

 ○○大学○○学部 山田太郎先生

・医師の場合

 ○○病院○○科 山田太郎先生

5.同じ苗字の相手が複数人いる場合は?

宛名の原則は役職順になるため、同じ苗字であっても役職の高い方から順に書く必要があります。名前が混同しないよう、フルネームで宛名を書くと良いでしょう。

6.同じ役職の人が複数人いる場合は?

相手の役職が同格であった場合、より業務に関わりが深い方の宛名を優先して書きましょう。

<社外宛のメールの悩み>

7.お客様の場合、必ず御中を使った方が良い?

宛名が会社や部署、学校といった組織や団体になる場合は「御中」を使いますが、個人宛てとなる場合は氏名の後に「様」などをつけるだけにしましょう。

8.会社名の後に「様」をつけるべき?

会社名の後に通常「様」は使いません。会社など団体宛てにメールを送る場合は、「御中」を使うのが一般的です。会社名の後に個人名がくる場合は、個人の名前の後に「様」をつけるだけで十分です。

9.宛名に改行を使っても良いの?

宛名に改行は使っても大丈夫です。宛名が短い場合はわざわざ改行を使う必要はありませんし、宛名が長い場合は改行を使い、相手が見やすいように気を配りましょう。

10.プロジェクトなどで複数の会社宛てにメールを送る場合は、どのようにしたら良い?

同じプロジェクトに所属する複数の相手や、同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合は、皆様方の敬称である「各位」を使うことができます。

例)

・同じプロジェクトに所属する複数の相手に送る場合

 ○○プロジェクト担当各位

・同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合

 関係各位

<社内宛てのメールの悩み>

11.役職者へメールを送る場合はどうしたら良いの?

社内の役職者にメールを送る場合、以下のようになります。

例)

営業一課 山田課長

営業一課 課長 山田さん

会社によってルールは異なりますので、社内のルールを確認して送るようにしましょう。

12.社長(代表取締役)にメールを送る場合は?

社内で社長宛てにメールを送る場合、一般的には「山田社長」のように社長の前に名前をつけるだけで大丈夫です。「社長」自体が敬称であるため社長の後に「様」や「殿」をつける必要はありません。しかし、会社によってルールはさまざまですので、社内のルールに従って送るようにしましょう。

13.英語でビジネスメールを書く場合の宛名は?

相手の名前が分かっていれば「Dear Mr(Ms).○○(ファミリーネーム),」となります。相手とある程度親しくなった場合は「Mr(Mrs).+ファミリーネーム」でなく、「Dear+ファーストネーム」という形でも良いでしょう。下記にいくつか例を挙げてみます。

例)

・まだあまり親しくない場合

 Dear Mr.Johnson,

・ある程度親しくなった場合

 Dear David,

・相手の役職(Sales Manager であること)だけが分かる場合

 Dear Sales Manager,

・担当者が不明な場合

 Dear Sir or Madam,

 To whom it may concern,

**

このとき、必ず末尾に「,(コロン)」か「:(カンマ)」を付けましょう。アメリカ式では「,(コロン)」が、イギリス式では「:(カンマ)」が使われる傾向にあります。

メールを送る人の印象を左右するビジネスメール、宛名の使い方をしっかりマスターして、自信をもって送信できるようになると良いですよね。

監修者:西澤 靖夫 (転職PRの専門家&キャリアカウンセラー)

西澤 靖夫氏

一部上場のアパレル企業、43ヶ国で展開する外資系企業で事業責任者、年商20数億のサービス業中小企業で営業本部長兼人事部長を経て、2014年に、転職の個別サポート塾「ジョブレスキュー」を運営する株式会社レスキューカンパニーを設立。企業での採用経験とキャリアカウンセラーの資格を活かし、ビジネスマナーに精通した転職PRの専門家として「職歴書を一緒に作りながら自信をつける」独自のサポートで、お客様を転職成功に導いている。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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