今すぐ使える!メールでアポイントを取る5つのポイント【日本語・英語例文付き】

アポイントを打診する時に「15時に伺います」と伝えたはずなのに、相手が「5時(17時)」と勘違いしていて、訪問できなかった…なんてことはありませんか?そんな時に活用したいのがビジネスメール。書面にすることで日程調整もスムーズになり、ミスを防ぐことにもつながります。

今回は、主に営業活動のシーンにおいてアポイントを取るためのメールの作成ポイントと、日程調整や訪問後のお礼メールなどの例文を紹介します。「これから初めてアポイントを取る」「もう、アポイントでミスしたくない!」という方はぜひ参考にしてください。

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アポイントを取るメールで差をつけるポイント5つ

まず、押さえておきたいのは下記のポイントです。

1.件名でメールの内容がわかるようにする

まずは件名で、一目見て内容が相手に伝わるようにしましょう。

例)

  • 打ち合わせ日程のご相談[□□株式会社 ○○]
  • 【ご挨拶のお願い】○○株式会社 ○○

2.本文は端的に分かりやすく

本文は、5W1H(誰が・いつ・何を・なぜ・どこで・どのように)を意識し、端的にわかりやすい内容を心がけましょう。特に面識の無い相手に送る場合「どこのどんな人物か」「何のために訪問したいのか」が伝わるよう意識しましょう。

3.言葉遣いに注意

お客様と直接会うきっかけを作るためだからこそ、言葉遣いは普段よりも気を付けたいもの。不自然な敬語や接続詞、失礼な物言いが無いか注意しましょう。

4.日程は見やすく、複数の候補を提示する

アポイントを取るメールを送る場合、都合の良い日時を3~4ほど提示しましょう。

こちらから日程を提示することで、お客様は「この日時はダメでも、この日時なら問題ない」と判断しやくなります。また選択肢がある方が断られる確率が下がるというメリットもあります。

5.相手にとってのメリットを提示する

アポイントは相手の時間をいただくことです。「会うことで相手にとってどんなメリットがあるのか」が分かるようにしましょう。

メールでアポイントを取る時の例文

前述のポイントを踏まえ、お打ち合わせのアポイントを取る時にすぐに使える例文をご紹介します。

-1(既にお取引き済みのお客様)

お世話になっております。□□株式会社の□□です。
先日はお電話にてお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

その際に、貴社の課題についてお伺いしましたが、
弊社サービス□□の仕組みを使うことで解決できる可能性がございます。

もしよろしければ直接ご説明できればと考えております。
下記日時のご都合はいかがでしょうか?

=====================

<候補日程>

○月○日(曜日) ○:○○~

○月○日(曜日) ○:○○~○:○○

○月○日(曜日) 終日

※ご訪問は1時間程度の予定です。

=====================

当日は、サービスの詳細と貴社でのご活用イメージなどを
お伝えしたいと考えております。

上記日程で差し障りがございましたら、
大変お手数ですがご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

-2(取引きしていないお客様)

初めてご連絡いたします。
□□株式会社で□□というサービスを担当しております、□□と申します。
貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。

弊社では、○○業界のお客様に□□を導入いただいており
△△を最大で△%改善した実績が多数ございます。

もし貴社で同様の課題をお持ちであれば、直接ご説明に伺いたく考えておりますが、いかがでしょうか?
直近ですと、下記の日程でご訪問が可能でございます。

=====================

<候補日程>

○月○日(曜日) ○:○○~

○月○日(曜日) ○:○○~○:○○

○月○日(曜日) 終日

※ご訪問は1時間程度の予定です。

=====================

ご訪問の際は他社様の事例をお持ちしてお話しできればと思います。

上記日程で差し障りがございましたら、
大変お手数ですがご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

-英語でアポイントを取る場合の例文

Dear Mr/Mrs/Ms. (苗字),

I am (氏名), sales representative at (会社名)
Thank you for downloading our brochure about our new products “KMM-01”. We are sure that this model may remarkably improve office’s running cost.

If possible for you, I would like to introduce our new one’s details and strengths compare to others.
Would you be available next week? I would appreciate if you could give me an opportunity to visit your office. If you do not have time, please let me know your availability.
I look forward to hearing from you.

Best regards,

訳)

○○様

私は(会社名)で営業を担当しております(氏名)と申します。この度は当社新モデル「KMM-01」のパンフレットをダウンロードいただきありがとうございました。

この新モデルはオフィスのランニングコストを劇的に改善することが可能です。
もし可能であれば、製品の詳細と導入メリットをご説明したいと考えております。

来週のご都合はいかがでしょうか?貴社にご訪問する機会を頂戴できれば大変幸いです。
もしご都合が悪い場合、ご希望の時期などありましたらお知らせください。
ご返信いただけますことを心よりお待ち申し上げております。

-送付後の電話フォロー

必須ではありませんが、アポイントを取るメールの送付後に電話でのフォローを行うと良いでしょう。「アポイント日程のご相談をするメールを送ったので確認をお願いしたい」と伝えるだけでOK。相手が不在の場合、電話に出た方へ、メールを送ったことを相手に伝えてほしい旨を伝えましょう。

アポイント決定から終了後まで、メールを活用する

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・確認のため、確定した日時を返信する

お客様が希望の日程を提示してくださったら、返信に対するお礼と、その日時に伺う旨を返信しておくと確実です。返信することで、お客様は「このアポイントは確定だな」と安心して臨むことができます。

-例文

お世話になっております。□□株式会社の□□です。

ご返信をいただき誠にありがとうございます。

では、○月○日(曜日) ○:○○ に貴社にお伺いいたします。

ご不明な点がありましたらご連絡ください。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

・アポイント直前に電話やメールで確認する

新規のお客様に訪問する場合や、アポイントを打診した日とアポイント日が離れている場合は、前日または当日にも確認のメールを送っておくと良いでしょう。ビジネスシーンでは、直前に相手の予定が変わることもありますし、思い出していただく意味でも効果的です。なお、アポイントが確定した日とアポイントの日程が近い場合、何度もメールを送るとお客様の負担になります。状況に応じて送信を検討してください。

-例文

お世話になっております。□□株式会社の□□です。

明日のアポイントについて念のためご連絡いたしました。

明日○月○日(曜日) ○:○○、貴社にお伺いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

・お打ち合わせ後はお礼メールを送付する

訪問後は、なるべく時間をおかずにお礼メールを送りましょう。できればその日のうちに送るのがマナーです。予めひな形を準備しておき、そこに当日の打ち合わせ内容をまとめた議事録や、次回アクション(次のアポイント候補日、お客様にいただいた宿題をいつまでに対応するか等)を追加して送るとスムーズです。

-例文

お世話になっております。□□株式会社の□□です。
本日はお忙しい中、お時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

念のため、本日のお打ち合せ内容とご質問いただいた件についての議事録をお送りいたします。
ご確認のほどお願い申し上げます。

=====================

<本日のお打ち合せ内容>

・(内容1)

・(内容2)

なお、ご質問いただいた「□□が△△の環境下で使用できるかどうか」につきましては、
担当部署に確認の上、今週中をめどに回答いたします。

=====================

引き続き、貴社のお役に立てるよう
ご提案させていただければ幸いでございます。
よろしくお願いいたします。

お打ち合わせの日程変更をメールでしなければならないとき

アポイントを取っていると、日程変更が必要な場面も出てきますね。

まず原則は「お客様の提示された日程は極力変更しない」こと。どうしても都合が付かない場合は、再びこちらから複数の候補日を提示するようにしましょう。また、メールを送る前後で、できる限り電話でのフォローを行うように心がけましょう。

・例文(直前にキャンセルしなければならない場合)

お世話になっております。□□株式会社の□□です。
明日○時からのご訪問予定につきまして、日程変更のご相談でご連絡差し上げました。

緊急の案件が発生したため、明日お伺いすることが難しくなってしまいました。
こちらからアポイントを打診させていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

つきまして、以下いずれかの日程で改めてお伺いできればと考えておりますが、
○○様のご都合はいかがでしょうか?

=====================

<候補日程>

○月○日(曜日) ○:○○~

○月○日(曜日) ○:○○~○:○○

○月○日(曜日) 終日

=====================

ご無理申し上げますこと、深くお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

こんな時どうする?アポイントメールに関する悩み

最後に、アポイントのメールを送る時によくあるお悩みをケース別にご紹介します。

-秘書の方にメールを送っても良いの?

経営層の方にアポイントを打診する場合、その方の秘書にメールを送ってほしいと指示を受けるケースがあります。基本的なポイントはこの記事でご紹介した通りですが、メール・電話のどちらを使う場合でも、指示に従って、やり取りは秘書の方を通すようにしましょう。くれぐれも「直接本人とやり取りしたい」などの無理は言わないことです。

-年末年始など、長期休暇の前後にアポイントを取って良いの?

問題はありませんが、前提として、アポイントの日程調整はできる限り長期休暇を挟まないようにします。

また、お客様の休暇明け当日にアポイントを入れることは避けてください。休暇明けは、通常よりもメールチェックや業務処理に時間がかかります。相手の負担にならないことを一番に考えてアポイントを取得しましょう。

長期休暇前に休暇明けのアポイントを取得した場合は、休暇明けにリマインドのメールを送るなどのフォローを行いましょう。休暇前に打診したアポイントが忘れられていた…という事態を防ぐことにつながります。

-送付が夜になっても良いの?

メールは業務時間内に送るのがマナーですが、どうしても夜遅くにメールを送らざるを得ない場合「夜分遅くに失礼いたします。」などの一文を添えましょう。

-長文になってしまったらどうしたら良い?

長文になってしまった場合は冒頭に「長文となり恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。」などの一文を書き添えましょう。冒頭に添えることで、相手の時間に配慮する印象を与えることができます。

いかがでしょうか。アポイントのメールは、相手の時間をいただく許可を得ることが目的です。まずは何よりも相手への気遣いを示すこと。あとは実地で訓練を重ねることで、スムーズにアポイント対応ができるようになりますよ。

監修者:瀧本 博史 (キャリアカウンセラー)

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産業カウンセラー/2級キャリアコンサルティング技能士(国家資格)。

「心のケア」ができるのと同時に国家資格者のキャリアコンサルタントとして前向きな働き方を提案し、新卒から高齢者までの一人ひとりの方へ「個性」と「適性」を尊重した、きめ細やかなアドバイスを行っている。キャリアカウンセリングに加え、ビジネスマナーにも精通。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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