新入社員のうちは仕事に慣れていないこともあり、残業して仕事を片付ける羽目になることも多いのではないでしょうか。しかし、その状態に慣れてしまうと残業して仕事を終えるのが当たり前になってしまい、時間を有効に使う意識がなくなってしまう可能性があります。そこで、新入社員でも知っておきたい時間管理に対する考え方と管理術についてお伝えします。時間管理術が身につけば、残業をしないで済む日が増えて残業時間を減らせるでしょう。
前日に翌日のスケジュールを整理する
仕事を効率的に進めるためには、事前にスケジュールを決めておくのが有効です。しかし、やるべき仕事の内容は、ビジネスの状況に合わせて刻一刻と変化していくものです。突然連絡があった顧客からの要望に対応する必要があったり、急に上司が資料作成を要求したりなどがあると、事前にスケジュールを確定させるのは難しいでしょう。そこで、前日の業務終了時に翌日のスケジュールを立てることをおすすめします。この方法であれば、突発的に対応しなければならないものは当日分だけで済みますので、かなり確度の高いスケジュールを組むことができます。また、スケジュールは、やるべき作業項目とその作業に要する時間を思い浮かべた上で、優先順位をはっきりさせながら組んでいくことになります。そうすると、翌日の作業を頭の中でシミュレーションすることにもなり、翌日の作業スタートからスムーズに仕事を始められるでしょう。
仕事内容を分割して作業に落としこむ
スケジュールを作成するにあたって、具体性のあるスケジュールが組めないと悩んでいる人もいるようです。例えば、「営業月報を作成する」というまる一日かかる業務があった場合、翌日のスケジュールを作成しようとしても、1項目を記入するだけで終わってしまい、事前にスケジュールを立てる意味がないと悩んでしまうケースなどが考えられます。そういった場合は、1まとまりの仕事の内容を、小さいユニットに分解して作業スケジュールに落とし込むとよいでしょう。例えば、営業月報の作業内容を、「顧客別売上高作成」「商品別売上高作成」「他社動向作成」「課題欄の作成」などのユニットに分けるのです。そうすれば、スケジュール作成にあたって、就業開始から2時間は営業データの整理をして午前中に顧客別売上を完了するなど、具体的なスケジュールが立てられるようになるはずです。また、ユニットに分けることによって、大変だと思っていた仕事が片付けやすく感じられるようになる効果も期待できるでしょう。
すぐ終わるタスクはすぐに着手
新入社員として仕事を始めると、周りの先輩はさまざまな仕事スタイルを持っていることがわかってきます。なかには、いつもすいすいと仕事を片付けて残業もほとんどしないにもかかわらず、誰よりも多くの仕事をこなしているといった先輩もいるでしょう。仕事ができる人には、多くの仕事が集中するものですが、それでもパンクすることがありません。「仕事は忙しい人に頼め」という格言もあります。仕事を効率よく片付けられる人には、仕事の進め方に特徴があるといわれています。それは、短時間でできる仕事は先に片付けてしまうという点です。必ずしも納期が迫っている順、重要度の高い順に仕事をしているわけではないようです。短時間で片付けられる仕事はどんどん片付けることによって、やるべき仕事の項目数が減ります。仕事の数を減らしておけばやり忘れのリスクが減りますし、「あれもこれもやらなければ」という精神的なプレッシャーも少なくて済みます。
できないことはできないとはっきり伝える
新入社員のうちは、なかなか上司や先輩に対して自分の意見をはっきり伝えるのは難しいものです。しかし、明らかに自分の許容量を超えた仕事を頼まれたり、能力の観点から対応ができない仕事を依頼された場合は、勇気を持ってそのことを伝えた方がよいでしょう。もちろん、怒りとともに反発しながら伝えるのはよくありませんが、冷静に自分の許容時間と能力を判断した上で、手に余ることを伝えれば、数人で仕事を分割するように配慮してくれたり、その業務に詳しい先輩を指導員として付けてくれたりといった対応をしてもらえるでしょう。注意すべき点は、常に自分の能力向上に努めながらも正確に能力を把握していることを上司や先輩に理解してもらい、信頼を得ておくことです。そういった姿勢が見られない新入社員が「できない」と言った場合は単なる文句と捉えられる可能性がありますので、常日頃から信頼される言動を積み重ねておくことが大切です。
オンオフをはっきりして気分転換も忘れない
どんなに優秀な社員でも、ずっと仕事ばかりしていれば、作業効率は落ちてしまいますし、新しいアイディアも浮かびにくくなります。そのため、適度な休息は仕事の効率をあげるためにも必要なことです。いわゆるオンとオフの切り替えです。休憩を取らずに効率が低い状態で仕事を続けていると残業時間も増えてしまうでしょう。体力的な回復のための休息も大切ですが、仕事の効率を考えた場合、脳の休息も重要です。オンとオフの切り替えは、出勤日を休日の切り替えだけではありません。1つの作業項目が終了して次の業務に移る時も、一旦オフにすると次の仕事の効率が上がる可能性が高いです。また、長時間連続で資料整理や資料作成を行う場合も、ブレークを入れることで集中力を持続でき、残業しないで終わらせることにつながるでしょう。
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