覚えておくと役に立つGoogle スプレッドシート活用術

Google スプレッドシートとは

「Google スプレッドシート」はオンライン表計算サービスです。Excelと同等の機能が使え、ブラウザがあればどこでも利用が可能です。オフライン作業にも対応しており、ネットワークがない環境でも編集できます。ほかのユーザーと共同作業することもでき、仕事が捗ることは間違いありません。

Google スプレッドシートの基本操作

基本的にはExcelと同様に利用できるので、Excelを使ったことがある人にはなじみやすいと思います。

フローチャートや説明用の絵を差し込んだり、グラフを挿入したりすることも可能です。しかも、折れ線グラフや円グラフをはじめとするさまざまなグラフに対応しています。また、作業はすべて自動記録されているので、いつでも以前の状態に戻すことができ安心です。関数を使った表計算をする際はGoogleスプレッドシートの関数リストをご参照ください。

慣れれば簡単！スプレッドシートの裏技

操作の一つひとつをメニューから選んでいると大変ですので、便利なショートカットを覚え、作業の効率化をはかりましょう。

また、スプレッドシートではテンプレートを利用できます。以下にいくつか便利なテンプレートをご紹介します。

1.支出管理

Family Budget Plannerは家族の支出管理に便利なテンプレートです。1年間の支出をこれひとつでまとめておけるので便利です。

2.年間カレンダー

2016 Yearly Calendar – Portraitは印刷するだけで年間カレンダーの完成です。手帳に挟んだり、オフィスのデスクに置いたりすると役に立ちます。

3.ガントチャート

GANTT Chartは現在かかえているプロジェクトの進捗（しんちょく）管理に使えるガントチャートです。タスクと日付を修正するだけですぐに利用できます。

4.従業員タイムシート

Employee Timesheetは勤怠情報を入力すれば何時間働いたかを計算し、時給からその人の給与まで割り出してくれます。

5.履歴書

履歴書テンプレートはその名のとおりオーソドックスな履歴書です。そのまま印刷するだけで使えます。

こんなにあるの？アドオン導入で、Excelより便利に使う！

アドオンを導入することでスプレッドシートを拡張でき、Excelより便利な使い方が可能になります。

1.WEBサービスを解析するアドオン

Analytics Canvas はGoogle Analytics と連携することができ、Analyticsの情報をインポートできます。SpreadsheetBoosterはソーシャルメディアの情報をまとめてインポートしてくれます。競合他社とのサイト比較や日々のソーシャルメディア上の活動具合がひと目で確認できます。

2.メールと連携できるアドオン

Yet Another Mail MergeはGmailと連携できるアドオンで、Gmail内の連絡先をインポートして一覧を作成してくれます。さらに、下書きメールを一括送信することも可能です。Email Rangeはスプレッドシート内で範囲指定したセルを直接Gmailで送ることができるアドオンです。表をメールで送る機会が多い人におすすめです。

3.かゆいところに手が届くアドオン

Remove Blank Rowsは空白のセルをまとめて削除して詰めてくれるアドオンです。行や列の整理をする際にひと手間省くことができます。DigitalStamp4Sheetは電子印鑑の捺印（なついん）をサポートしてくれるアドオンです。捺印（なついん）されたスプレッドシートは他人から編集できないように自動ロックさせることも可能です。Translate My Sheetは選択したセル内の文字を翻訳してくれるアドオンです。英語で書かれたExcelファイルを読みこめば、瞬時に日本語に翻訳してくれます。

おわりに

普段Excelを利用している人にとってはGoogle スプレッドシートはなじみやすく、さらにExcelより便利に使える機能が盛りだくさんです。スマートフォンアプリも用意されているので、PCがない環境でも閲覧や編集、共有が行えます。まだ使ったことがない人は、ぜひこの機会に始めてみてはいかがでしょうか。

※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。

• 0
• 0
• 5

8,568通り、あなたはどのタイプ？

グッドポイント診断で、あなたの隠れた強みを診断してみましょう。

診断結果は8,568通り。あなたはどのタイプ？

グッドポイント診断