増え続ける名刺の管理方法はビジネスマンにとって悩みの種です。ファイリングやボックスへ収納する従来からの管理方法もありますが、収納スペースが必要なことや、枚数が増えると外出先に持ち出しにくくなるため、とても機能的とはいえません。
今やスマホはビジネスツールに欠かせませんが、名刺管理もスマホの名刺管理アプリを使うとスマートに管理できます。名刺管理アプリを使うメリットや、おすすめ名刺管理アプリを紹介します。
名刺管理アプリを使うメリット
名刺管理アプリを使うメリットは、まず保管にスペースがいらないことです。また、これまでのように、取引先の担当者の名刺が変わった時に、名刺ファイルから過去の名刺を探し出し、交換するなどの手間もかかりません。名刺をファイルで保存していると、定期的に名刺を整理するなどの管理が必要になりますが、名刺管理アプリを利用することで管理の煩わしさから解放されるのです。
名刺管理アプリのネットワークにアクセスすることで、外出先での名刺チェックもスマホ1つで可能です。OCR機能を利用して名刺を読み取るので、手入力に比べて入力や管理にかかる時間を短縮することができ、保存しているデータからスムーズに名刺を探せるので仕事の効率をあげることができます。もちろん、保存する場合にグループ化しておけば、たとえ名前を忘れてしまったとしても探しやすくなります。
また、クラウド上にデータを保存できるアプリを利用すれば、データを紛失してビジネスチャンスを逃す可能性を防ぐことができます。
おすすめ名刺管理アプリその1：Eight
データ化に時間がかかっても良いので面倒な修正はしたくない、という方にはEightをおすすめします。Eightの大きな特徴として、人力で入力しているという点が挙げられます。Eightは名刺を撮影するとサーバーに画像が送られます。そしてオペレーターがデータ入力しアプリに反映させます。時期や件数によっては時間がかかってしまいますが、撮影後の修正が不要なので楽です。無料でも利用できますが、有料登録をすればデータ化までの時間を短縮できます。相手が転職や昇進などで名刺の内容が変わった際も通知が届くので、リレーション構築の一助となるでしょう。
また、Eightでお互い名刺登録されていれば、名刺の情報変更があった場合は自動更新されます。
おすすめ名刺管理アプリその2：Cardful
iPhone利用者でEvernoteを利用している方にはCardfulをお勧めします。Cardfulで読み取った名刺データはEvernoteからもデータ編集ができるので、読み取ったデータに修正が必要な際はPCから編集、という便利な使い方もできます。取り込んだデータは、電話番号をタップすれば通話することができるため、既にビジネスでEvernoteを使っていて、さらに名刺管理と行動に落とし込みたい方に便利なアプリとなっています。
無料登録では初回時に30枚名刺の読み取りができ、それ以後は毎月10枚まで読み取りできます。有料登録をすれば読み取り枚数に制限はありません。
おすすめ名刺管理アプリその3：CamCard
読み取ったらすぐにデータ化したい、読み取り枚数を気にせずに名刺登録をしたい、という方にはCamCardをおすすめします。CamCardはスマホで名刺を撮影したらすぐにデータ化されます。読み取る名刺のフォントにより修正が必要な場合がありますが、面倒な方は有料登録の高精度校正を利用すると作業がはかどります。
2015年7月から無料登録でも登録枚数に制限がなくなったので手持ちの名刺を全て読み取ることが可能です。またクラウドへの保存も可能なので、読み取りはスマホで、修正などはPCからという利用方法も可能です。登録する名刺の枚数によってはかなり時間がかかりますが、正確に撮影するには照明などに気をつけましょう。
いかがでしたでしょうか。名刺管理アプリそれぞれに特色があるので、自分に合う名刺管理アプリを活用してスマートなビジネスライフを送りましょう。
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