それは会議に本当に必要なもの？
「会議に必要なものを5つあげてください」と言われたら、みなさんは何をあげます？ 会議室、テーブル、イス、パソコン、パワーポイント、プロジェクター、飲み物…… これだけでもう7つになってしまいました。いろいろな候補が考えられますね。
でも、みなさんがあげたものは会議で本当に必要なものでしょうか？ もっと言えば、実際にそれらがない状態で会議をやってみたことはありますか？ ないとすると、それが「絶対に必要」とは言い切れませんよね。
「昔からうちの会議はこういう進め方だから」と社内の常識にとらわれて、会議を進めている会社が大半を占めるというのが現状かもしれません。そこで今回は、その常識を疑ってみることからはじめてみましょう。
そのために、普通じゃない会議を実践している世界の企業を紹介します。これをそのまま導入しましょう、とは言いませんが、取り入れてみたら会議の効率が格段にアップするということがあるかもしれません。
シリコンバレーの景色を見ながら外で「散歩ミーティング」
「散歩に行こう」スティーブ・ジョブズは、よく歩きながら一対一のミーティングをしていました。アメリカのシリコンバレーにある企業には、多くの散歩ミーティングの実践者がいます。たとえば、Facebookのマーク・ザッカーバーグもその一人です。これはビルと舗道が狭い土地に密集している日本と違い、緑に囲まれたシリコンバレーに会社があることが非常に大きな要素だとは思いますが、無機質な会議室に閉じ込められて企画を考えるよりも、外の空気を吸える開放的な気持ちで考えたほうがクリエイティブなアイデアが浮かぶものかもしれませんね。
歩きながら行うミーティングには、会議室、テーブル、パソコンさえも不要なので、無駄を省き、効率化されているという見方もできます。一見すると、「一対一、あるいは少人数で歩きながら話をしているだけ」のように見える散歩ミーティングですが、Facebookが成長を続け、世界中から愛されているSNSになっていることを考えると、一度真似してみる価値はあるのではないでしょうか。
ただ一つ注意すべき点は、記録をきちんと取らないと、「あれ、何を話していたんだっけ？」「打ち合わせ後、それぞれがすることは何だっけ」という事態も招きかねないことです。散歩ミーティングでは、何らかの形で時折メモをとっておくことを強くおすすめします。
パワポ禁止と言われたら、どうしますか？
Amazonでは会議でのパワーポイント使用が禁止されているそうです。使える資料はなんとレポート用紙2～3枚のみ。日本のビジネスパーソンは「パワーポイントを使えない会議なんて信じられない!!」という人が多いのではないでしょうか。
この会議の方法は「パワーポイントでなければまとめられない資料では無意味」との考えに基づいているそうです。確かにいろいろな機能を使えるので、ごまかしがききますよね。プレゼンする側もされる側も、まだ何も実現していないのに、なんだかもうやった気になってしまうというところもあります。
その点、レポート用紙にまとめると余計な装飾ができないので、論点や要旨を分かりやすく、限られた枚数で伝えることが求められます。スイスイと進んでいくパワーポイントでは、ひっかからない「論理的な矛盾」に気づきやすいのも特徴です。資料を読むための「沈黙の時間」もあります。この作業を繰り返すことで、会議がさらに効率化していくのかもしれませんね。
今はどの企業も効率化が求められる時代です。ちなみに、IKEAはWEB会議を積極的に取り入れて、移動などによる時間やお金の無駄を取り除いていると言われています。みなさんの会社の会議も常識を捨てるところからはじめてみてはいかがでしょうか？
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