社会人にとって欠かせないのが名刺交換です。ビジネスの場では名刺がその人を表す顔であり、名刺交換はビジネスを進める上での大切な最初の一歩。そして名刺交換の場は、会社を代表した自己紹介の場でもあります。ここで名刺交換のマナーを見直し、社会人としての常識をしっかり身につけましょう。
正しい名刺交換の順番は？
名刺を渡す順番は、目下から目上へ、訪問者から訪問先へ渡すのが基本です。ビジネスの場においては、年齢や肩書などは関係なく、お金を支払う側が目上、支払われる側が目下になります。あなたが営業をする側、業務を請け負う側であれば、クライアントへは必ず先に渡すように注意しましょう。
複数で名刺交換をする場合、「目下から渡すのが基本であれば複数の場合でもそれが当てはまる？」と思い込んで、上司よりも先に名刺を渡してはいけません。複数で名刺交換をする場合は、互いの上司から順番に交換しましょう。名刺交換の順番によって、相手にも序列を伝えることができます。
名刺交換の際に注意すること
名刺を交換する際は、必ず立って行います。座りながらテーブルを挟んで行うのはマナー違反です。名刺はポケットなどに直接入れず、名刺入れに入れましょう。汚れた名刺、折れ曲がった名刺を渡すのもNGです。渡す前にしっかり確認。名刺は不足しないように、前もって多めに用意してください。また、名刺交換の場はふいに訪れることも多いため、名刺入れをいつでも取り出しやすい場所に入れておくように心がけましょう。
名刺交換の仕方【基本編】
挨拶の前に、名刺入れを手元に用意しておきます。相手に近づき、名刺を取り出します。相手から見て正面になるように向け、文字が隠れないように気をつけて両手で持ちます。名刺は、渡す相手の目を見ながら「●●社の△△と申します。よろしくお願いいたします」と会社名・名前を伝え、軽くお辞儀をして差し出します。
名刺を受け取る場合は、「頂戴いたします」と言葉を添えながら両手で受け取りましょう。相手から名刺を貰ったら胸の高さよりも上で持ち、名刺の内容を確認します。その際、「○○様（さん）ですね」と復唱すると丁寧です。また、珍しい苗字や読み方が難しい名前の場合は、その場でしっかり確認しておくことが大切です。会話の取り掛かりにもなるので、なるべく名前などに関して簡単な一言を添えるようにしましょう。
お互い同時に渡す場合は、自身の名刺は右手で持って差し出し、相手の名刺は左手に持った名刺入れの上で受け取りましょう。渡すときは、相手よりも低い位置で渡すように気をつけましょう。また、名刺は相手よりも先に受け取ってはいけません。受け取った名刺にはすぐに右手を添え、胸の高さよりも上で持つように気をつけましょう。
名刺交換の仕方【応用編】
目上の方や訪問先から先に名刺を差し出された場合。相手より先に受け取るのは失礼にあたります。「申し遅れました」などと謝罪をし、即座に相手よりも低い位置で名刺を差し出しましょう。ただし、場合によってはすぐに受け取らない方が失礼にあたることもあるので、臨機応変に対応しましょう。先にもらう場合は「ありがとうございます」と言って受け取り、すぐに相手に名刺を差し出しましょう。
一方で、相手が名刺交換をする準備が整う前に名刺を差し出すと、慌ただしい挨拶の場になってしまいます。相手を焦らせることにもなるので、気をつけましょう。準備できるのを待ってから、落ち着いて名刺交換をはじめてください。相手への配慮が好印象につながります。
正しい名刺の置き方とは？
名刺はすぐにしまわずに、自分から見てテーブルの左上側に名刺入れの上に乗せて置きましょう。複数枚ある場合は、最も役職の高い方の名刺を名刺入れの上に置き、役職の高い順にテーブルの上に一列に並べます。決して名刺入れの上に重ねて置かないように気をつけましょう。役職名では判断がつかない場合も、基本的には名刺を交換した順番に並べておけば間違いありません。人数が多い場合は、全ての名刺をテーブルの上に並べて置いても良いとされています。並べる順番も役職順にこだわる必要はありません。席順に並べておけば、相手の名前を覚えるのに役立ちそうです。
もらった名刺はいつしまう？
もらった名刺はどんなタイミングでしまえば良いのでしょうか。基本的には、打ち合わせの最中にしまうことはマナー違反です。資料などが多くある場合や、名刺の枚数が多くて相手とのやりとりに不都合が生じる場合は、一言断りを入れて名刺入れにしまいましょう。打ち合わせが終わり帰り支度をする際には、相手がしまう前に名刺を片付けないように気をつけましょう。
名刺は社会人にとっての顔であり、名刺交換はビジネスにおいて大事な自己紹介の場です。名刺交換のマナーを守ることはもちろん、交換した後も気を抜かずに丁寧に扱いましょう。
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