何をどう書く？上司への返信メール時のマナー

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日常の業務の中で上司とのメールのやり取りには気を遣いたいところです。上司のメールへの「返信」では、あなたの対応力がモノを言います。意外に自己判断で省いてしまっていることや、丁寧さを重視するあまりに、かえって分かりにくい内容になってしまったりすることも少なくありません。内容や状況に応じての押さえておきたいポイントをご紹介しましょう。

１、シンプルにわかりやすいのが鉄則

上司の受信ボックスに届くメールは多岐に渡ります。クライアント関連をはじめ、管理下の社員からのそれぞれの業務に関する連絡や報告、社内マネージメント関連、そして外からの多くの情報など本当に様々です。上司の毎日の膨大なメール処理の手を煩わさないために、そして自分が報告・連絡・相談すべき内容をしっかりと上司に伝えるために、構成や内容、言い回しなどを駆使してシンプルでわかりやすいメールになるよう努めましょう。詳しく報告しようとすると誰でも長くなりがちです。無駄を極力省く意識を持って作成しましょう。

２、返信でも件名はわかりやすく

1つの内容についてのやり取りの回数が増えてくると、件名のRe:が増えます。あまりにも長く連続している場合は臨機応変に削除しましょう。こういった案件には、日付を加えてアップデート表示とするのも一つの手になります。その案件についての最新のメールが分かりやすくなる親切な方法です。件名自体の変更は避けた方がいいでしょう。膨大なメールの中で自分の送信メールを確実に読んで、状況を把握してもらうためにわかりやすさを心掛けましょう。のちに「メールを送りました」という報告もタイミングを見計らって行います。

３、簡単な返信を怠らない

上司からの依頼、通達や連絡については読んだらすぐレスポンスします。たとえその時点で、メール内で依頼されたことの確認や回答が出ていなくても必要です。そのような時の文面としては「メールを受け取りました」「承知いたしました」「調整後、改めてご報告いたします」などで構いません。上司の依頼を把握していることや、内容を進めるという連絡ができます。上司もあなたと同じく、メールを送れば「読んだだろうか」「伝わっているだろうか」「進んでいるだろうか」と気になるものです。回答に時間が掛かる場合は進捗報告も怠らないようにしましょう。

まとめ　

臨機応変の必要な返信ができれば、上司の業務をサポートすることにも繋がります。長いメールは逆効果ということを覚えておくと、気がラクになるかもしれませんね。メールのやり取りでもテンポ良く対応できるように慣れていくことが大切です。