ほとんどの企業がメールを使って仕事を遂行しています。離れた場所の取引先やクライアントだけでなく、同じオフィスを共有する上司や同僚とメールのやり取りをする機会も多いものです。
大変便利な電子メールというシステムですが、社内のコミュニケーションレベルが大きく影響するツールでもあります。ここでは社内メールで起こりがちな問題と、メールコミュニケーションを円滑にしていくためのコツをお伝えします。
社内メールを使うことで起こりがちな問題
1.読まれていないorいつ読まれるかが不明
いつ読まれてもいいもの、連絡だけで返信不要のものというのは曲者です。実際に読まれるのがいつなのかもわからず、読まれずにスルーされてしまう場合があります。そうすると「送りました」と「読んでいません」の交錯が生まれてしまいます。
2.何が起きて、どんな状況なのか、伝わらないメール
何が起こって、どういう状況なのかが分からないメールは困りものです。せっかく便利なメールを使っても、伝えたいことが伝わらなければ双方にとって時間の無駄になってしまいます。
3.全てをメールで済ませてしまう…メールの乱用
全てをメールで片づけてしまう人が増えているそうです。緊急であってもメールを送ることで「伝えた」と思い込んでしまってはいけません。また口頭で伝えることが可能な「ひと言」をもメールを使ってしまっては、一緒に働いている人たちとのコミュニケーション構築が難しくなるでしょう。
社内メールの問題を回避する4つの解決策
上記の3つの問題点について、解決策をまとめてみましょう。
1.メールの件名は具体的に分かりやすく
「お願い」「相談」「報告」「連絡」「重要」「至急」を頭に付けて必要事項を加えると良いでしょう。
2.文章は端的に、相手の次の行動をサポートする
中身をシンプルにしましょう。５W1Hなどを考慮して、必要事項を書きます。だらだらとした長い文章ではなく箇条書きなどを使って端的に伝えましょう。そのメールを読むことで必要な行動判断がしやすいのが理想です。
3.メールの最後に、声掛けすることを忘れない
送りっぱなしをしないということです。返信をもらう必要がなくても、社内で相手を見つけたら、「○○の件でメールを送りました」「○○のメールをしています」などの声かけを忘れないようにしましょう。実は送信ボックスに残ったままとか、相手の膨大な量の受信メールの中に埋もれてしまうということを避けられるでしょう。
4.重要と思われる内容は「直接対面」がメイン
例えば、相手が外出していたり忙しい最中だったりし、一旦はメールで伝えることになったとしても、「クレーム」「謝罪」「緊急連絡」などは極力口頭での報告を怠らないようにしましょう。即座の対応が非常に重要になってくるものは、時間のある時に読んでもらえばいいメールとして対処するのは避けましょう。
まとめ
メールを送る際に大切なのは、「気配り」です。自分では「可能」「OK」「伝えた」と思っていることが、相手にとってみれば「不可能」「タブー」「知らない」ということも出てきます。送る内容の簡潔さに気を付けて、くれぐれも送ったメールについて「ひと声」を忘れない心掛けが必要です。
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