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間違ったマルチタスクが業務を崩壊させる!正しく作業効率を上げる4つのコツ

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唐突ですが、マルチタスク…という言葉を聞いて、皆さんはどんな印象を持ちますか?

 

複数の業務を同時進行で進めながら大活躍する格好いいビジネスパーソン?それとも長時間働く…という大変なイメージ?

人によるとは思いますが、基本的には後者のイメージを持たれる方の方が多いのではないでしょうか?


マルチタスクはただの害悪!?…いやそれはわかっているけども。。

実際、既に多くの研究者が人間の脳の活動を調べ、『マルチタスクは脳に悪すぎる上に大して効率も良くないからやめるべき』と、公に提言しているケースもあります。

ネットでも結構取り上げられる内容なので、見たことあるって方も多いかもですね。

 

参考:マルチタスクによって生じる精神的・身体的問題がさまざまな研究から判明

   「マルチタスク」は本当に悪いのか、科学的に解明してみた

 

が、そうは言っても増えまくる仕事・タスク。考慮するべきリスクの増大に、出さなければいけないアウトプット…。出なければいけない会議は時間を食いつぶし、やっと作れたわずかな時間でいくつもの懸案に対応しなければ…。

そんな状況が、別に珍しくないのも「実際のビジネスの現場」の現実だったりするものです。

 

では、どうすればいいのか?

 

完全な解決策などありえないのかもですが、以下にその辺りをちょっとラクにするかも知れない考え方と、ツール&コツみたいな部分をまとめてみましたので、紹介してみようと思います。


そのタスクは「誰にとって」いつまでに何が必要なのか?

当たり前の話ですが、仕事は一人で進めるもんじゃありません。

誰かが必要としている何かを上手いことやりあうことで、どんなプロジェクトだって進みますし、企画も作業も進行していくんです。

 

これがフワッとした状態で○○は■日までに終わらせなきゃ!』とだけ置いてしまうと非常に危険。

何も全部を全部その日までにやらなくてもなんとかなった。あるいは人に任せることも出来たタイミングかもしれないのに、抱え込んだ挙句ショートしてしまうなんて事態は避けたいものです。

 

なので…

 

・その仕事は誰にとって

・何のために

・どうして今必要なのか(後回しダメなの?)

・次くるタスクはどんなものなのか

 

ここを洗い出した上で調整の可能性を探り、その上で「無理だな!」となったら今度は「自分でなければいけないのか?」を検討。

 

チーム内のタスクボリュームやスキルセットを見て割り振って行けば、効率よく物事は進むはずなんです。

 

で、この辺を上手くやるためにオススメなのが、いわゆる「カンバン方式」というタスク管理手法で、簡単に言うと『やろうとしていること』『今やっていること』『終わったこと』を管理できるタスクチェック方法のこと。

 

有名どころだと『Trello(トレロ)』とか『asana(アサナ)』なんかがいい感じですが、全部英語なんですよね。なので、日本語UIの『Jooto(ジョートー)』あたりがオススメかなと。

 

Jooto(ジョートー):日本語UIのタスク管理ツール。

Trello(トレロ):元祖カンバン方式タスク管理ツール。ただし英語。

asana(アサナ):プロジェクトマネジメントツールの決定版。ただし英語。

 

各タスクの理由や依頼主なんかも簡単にメモっておけますし、チームで使えば「お前暇じゃん!」とか「次これ来るよねー」的な共有もスピーディです。


タスクを詳細に分解し「誰」と「いつ」を明確にする

手帳やカレンダー上で予定やタスクがごちゃごちゃになり、何もかもを同時並行で進めてしまっている…ように見えて、その実どれも進まなくなっている人にありがちなのが『タスクの分解が適当』という症状。

 

とにかく大きくタスクを切ってしまい、予定表の記載が「○○の作成」とか「○○会議」だけとかになっていたりするやつですね。

 

もちろんこれでできちゃう超人もいるんですが、複数重なってマルチタスクになってくるともう完全にアウト。

 

「○○の作成」であれば、最低でも

 

・作成情報整理

・実際の作成作業

・確認依頼と待ち時間

・フィードバックへの対応

・最終確認

 

くらいにはタスクを分解し、自分以外のアサインが必要な部分(この場合”確認”など)の時間とその前の話を持っていくための手間を計算。

 

さらには可能なかぎり自分以外の人でも対応できそうな部分(”フィードバック対応”など)を任せるなどを考慮しないと、割とスグに何もできない状態になってしまいます。

 

要するに

 

・とりあえず「やること」を分解する

・分解したミニタスクに必要な人間を洗い出す

・完遂までに必要な時間と人を抑える

 

これができないと、本当に使えるマルチタスクな業務遂行ってできないどころか効率が悪くなっていく。ってことなんですよね。

 

ここで役に立つのがサッと直感的に親タスク&子タスク構造を作成して終わったらチェックでサクサク潰していけるライトなタスク管理ツール。

 

これまたまぁ色々とあるんですが、オススメは『Todoist(トゥドゥリスト)』。

 

Chrome拡張機能版とスマホアプリ版の完全連携で、いつでも「やること」を分解して格納。増えまくるタスクを効率よく管理できる優れものです。

 

Todoist(トゥドゥリスト):タスクの分解管理に便利

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突発リスクを事前回避する、コミュニケーションの「気楽さ」を構築する

ここまでお伝えしてきた通り、タスクそのものの背景や要求を把握し、それを詳細に分解した上で期限を確認し、一度に全部やるのではなく細かくちぎったタスクを順番に高速で倒していく。

 

という理想的で正しいマルチタスクな環境が構築できたとしましょう。

 

ここで考えなければいけないのが、「そうは言っても人から唐突に降ってくるタスク」はどうしようもないじゃん?」問題です。

 

どんな仕事であっても、人が動かしている以上どうしても突発で発生する懸案は起こりえるもの。

 

ではそこをどうクリアしていけば、似非マルチタスクに潰されずに上手いことやれるのか。以下に紹介してみます。

 

とにかくコミュニケーションのスピードと頻度を上げ「軽く」する

ザ・ビジネス!な関わり方をしている方に何かを頼む際、「ちゃんと依頼内容を詰めてからお願いしなきゃ失礼だよな」と考えたこと、相手が社内だろうと社外だろうとありますよね?

 

あれが大問題なんです。

 

ちゃんと詰まった依頼ってのはつまり「やることもやる期日もほぼ固まっちゃってる状態」ということ。これを後から調整したり「受けない」という方向に持っていくのは至難の業。

 

だからこそ、普段から可能な限りライトな関係性をコミュニケーションによって築いておき、「こういうことやろうと思ってるんだけどー、直近お願いしても大丈夫かなー?」くらいのタイミングで会話できるようにしておくことが意外なほど重要だったりするんです。

 

もちろん相手によってはそういった関係性構築が難しいシーンも多いと思いますが、意外とツール一つでスムーズにいったりする部分だったりもするので、こちらでもオススメのツールを紹介しておきます。

 

Chatwork(チャットワーク)

お願いごとをタスク化して気軽に投げられるチャットツール。とにかく使いやすい

 

Google Dribe(グーグルドライブ)

URL一つでドキュメントを共有できるため、チャットでの資料共有に必須。メールで添付される資料よりライトに閲覧できるので「ちょっとまだグダグダなんだけど先出しで見てみてよー」が起こしやすい。


あえて「時間の隙間」を作りタスクの分解や整理のための余裕を持つ

で、最後に時間の隙間設計についてです。

 

冒頭で紹介したマルチタスクは害悪だ!的な論文にも、『そもそもマルチタスクを人間がしたがるのは自己満足欲求なんだ』みたいな内容がありましたが、つまるところ…

 

いっぱい仕事やってる俺格好いい

 

が、マルチタスクをやってるつもりでやりきれなくて迷惑をかける(または本当にやって潰れちゃう)人の共通点らしいんですよね。

 

であれば、まずは具体的に「そうならないための行動指針」として確実に空白にしなければいけないカレンダー上の隙間” を設計してみると言うのも有効な手。かもしれないですね。

 

GoogleカレンダーSunrise Calendar(サンライズカレンダー)といった便利なツールもたくさんあるので、「水曜の○時~○時は予定入力不可」とか「平日朝1時間は予定入力NG」みたいに入れておき、上記のようなタスクの分解・整理・依頼・コミュニケーション構築などの時間として使えるようにしておく。

 

なんて活用もありかも知れません。

 

いずれにしろ本当に仕事が出来る人ほど、実はあんまり同時並行的な(間違った)マルチタスク処理を行っていない。というのは事実らしいですから。

 

できることなら真似して取り入れていきたいですよね。

 

監修:リクナビネクストジャーナル編集部