「結局このメール、何が言いたいんだ？」
上司は、部下であるあなたからもらったビジネスメールに、日々愛想を尽かしているかもしれません。そこで今回、ビジネスがスムーズにいく「上司が好む返信メール」を書く４つのポイントをご紹介します。
目次
■上司が好む返信メールのポイント4つ
ビジネスメールの中でも意外と気が重い、上司とのメールのやりとり。社内メールだからといって気を抜くことはできません。上司とのメールでポイントとなるのは、いわゆる「報連相（報告・連絡・相談）」を効率良く実践するための一つの手段としてうまく活用すること。もちろん、「ご苦労様です」は基本的には使わないなどのルールも大切ですが、今回はもっと上司の真のニーズに応えるためのテクニックを見ていきましょう。
【ポイント１】ちょっとした内容でも「読みました」メールは必須！
上司からのメールが来たら、「読んだ」ことを伝えるために、すぐに返信しましょう。
上司は重要な事項をわざわざメールで送ってきたわけですから、ちゃんと部下に伝わっているかは大なり小なり気になっているはずです。「承知いたしました」「ご連絡ありがとうございます」など1～2行程度で良いので「読みました」メールは送っておきましょう。
反対に、「●●について報告してほしい」などの返信に時間を要するメールが来た場合は、承知した旨のメールを先に送っておくといいでしょう。まずは上司へ「部下に意図が伝わった」ことを知らせてあげるのがポイントです。
【ポイント２】メールと口頭をうまく使い分ける
報告は「メール+口頭」が基本。状況に合わせて判断しましょう。
例えば、ちょっとしたことでも、緊急を要するときや、上司からすぐに指示をもらう必要がある場合には、メールより直接口頭で返事をしたほうがふさわしいこともあるからです。反対に、返答のボリュームが多い場合など、メールのほうが好まれる場合もあります。メールがいいか口頭がいいかはケースバイケース。うまく見極めて使い分けられるようになりたいものです。
ただし、メールはあくまで補佐的にとらえ、上司が万が一見過ごしてしまっても仕方ない存在程度に思っておくことです。重要な事項は口頭でもしっかり伝えましょう。
【ポイント３】件名・本文は簡潔かつ分かりやすく！ピックアップしやすさも大事
必ず見て欲しいメールや、上司から頼まれた案件のメールなどは、件名を目立たせるなど工夫をしましょう。
いくつもの案件に関わっている上司は、部下の2倍、3倍の量のメールを毎日受け取っているのが一般的。メールの返信は、そんな上司の状況をイメージしながら行うことが重要です。緊急の場合には口頭連絡がベストですが、上司がつかまらない場合などは先に【至急ご確認ください】【要ご確認】【緊急のご相談】などを件名の冒頭につけて目立つメールを送っておきましょう。ただし、膨大な量のメールに流されるメールボックスを想像して、口頭連絡は欠かさないようにしてください。
また、メールの本文の内容も重要です。理想は上司がパッと見て瞬時に内容を理解できるような簡潔さ。前置きは長すぎず、まずは結論を先に伝えるようにして「何が言いたいのか」を明確にしましょう。的確な事象説明に欠けたメールにならないようにご注意を。
【ポイント４】メールは「報連相」の一環！中間報告は特に好印象に
報告・連絡・相談はメールを使ってこまめに行いましょう。
報連相は、自分の評価を上げる「最高のプレゼン」の場でもあります。随時、報告・連絡・相談を積極的に行うことで、自分の仕事ぶりをさりげなくアピールしましょう。
例えば、上司からのメールでレポート提出の指示があったとき、まずは「承知しました」メールを送り、すぐに用意できない場合には提出日を連絡するのがスマート。そして、もっとスマートでデキる自分をアピールするには、提出日までに中間報告メールを入れること。わざわざメールで依頼してきたわけですから、よほど上司にとっては重要なレポートのはず。そこで、途中で進捗報告のメールを入れておけば、上司からの評価は目に見えないところで上がります。上司は意外といろんなことを心配しているもの。ぜひ上司が安心できるようなやりとりを心がけてください。
上司とのビジネスメールのやりとりは、ポイントを押さえれば決してむずかしいものではありません。上司の動きや状況、心理をよく想像して、先回りの応対を心がけることが大切です。ぜひ今すぐ「読みました」メールから実践して、上司を安心させてあげましょう。
監修：リクナビネクストジャーナル編集部
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