“仕事は自分でやった方が早い病”の人の「指示出し」が伝わらない理由

どんなに優秀な人でも自分一人でこなせる仕事の量には限界があります。「仕事はチームワーク」と言われるように「職場のメンバーで効率よく仕事を割り振るスキル」が重要なです。あなたはうまく人に指示を出せていますか?
相手があなたの指示をきちんと理解できず「何でこんなこともできないのか?」とイライラしている「仕事は自分でやった方が早い」と思っている人は案外多いものです。
そこで今回は広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、彼らの「仕事の指示の出し方」を研究している気配りのプロフェッショナル・後田良輔さんに「部下や後輩にうまく指示を出す工夫」について話を伺いました。

プロフィール

後田良輔氏/ビジネス書作家・コラムニスト

後田良輔氏/ビジネス書作家・コラムニスト1972年生まれ。大手3大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。
著書に、『気配りの正解』(ダイヤモンド社)『<落ちこぼれでも3秒で社内エースに変わる!>ぶっちぎり理論38』(ダイヤモンド社)、『逆境を活かす! 就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』(実務教育出版)『1秒内定面接術」』(インプレス)など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。

仕事の指示は「伝言ゲーム」と同じである

3000人のVIPを観察していて、発見したことがあります。それは、彼らにとって「仕事の指示出しは伝言ゲームに似ている」ということです。一般的に部下や後輩に仕事を振る際は「指示を伝える」と言います。でもこれが失敗の元。

あなたよりも仕事のスキルが未熟な部下や後輩にとっては「伝えられた」だけでは、きちんと理解できていない可能性があるのです。仕事の指示は相手がきちんと理解し、そのあと要望通りに行動してくれなくては意味がありません。つまりテレビのバラエティ番組で見るような「伝言ゲーム」と同じように、あなたではなく、相手が同じことを理解し、行動できるように伝える工夫が必要なのです。

あなたが「伝言ゲーム」で話を伝える際は、相手の顔色を見て、活舌よく、相手が受け取りやすいように話しますよね?VIPはこのイメージで指示出しの工夫をしているように感じます。

仕事だからといって、何も難しく考える必要はないのです。しかもVIPの工夫は誰でも簡単に真似できるものばかりです。次からVIPの指示の出し方の工夫をお話ししますので、ぜひあなたの習慣に取り入れてみてください。

伝言ゲームの工夫(1) 指示は1つに絞りこむ

例えばあなたが誰かと分担したい仕事が3つあったとします。そんなとき一度にその3つすべてを指示したくなるものですが、それは失敗の元です。伝言ゲームでも長文を一度に話されたら相手は混乱するものですよね。

「急がば回れ」ということわざがあるように、一つひとつを着実にこなした方が、結果早くゴールすることができます。時と場合にもよりますが、指示は相手がきちんと理解しこなせる量の1つにまずは絞りこみましょう。そしてそれが終わってから次の仕事を頼むのが正解なのです。

伝言ゲームの工夫(2) 専門用語は使わない

あなたが知っている言葉と相手が理解できる言葉は必ずしも同じではありません。例えば「この仕事をアクティベーションさせたいと考えている。だから…」と話すよりも「この仕事を活性化したいと考えている。だから…」と話した方が、間違いがありません。

特に専門用語や業界用語、カタカナの日本語に多い罠ですので注意しましょう。あなたが普段使う言葉だからといって、そのまま話すと失敗の原因になります。忘れがちな落とし穴なので気を付けてください。

伝言ゲームの工夫(3) 形容詞ではなく数字を使う

指示は具体的であればあるほど、相手に理解されやすくなり、結果、望んだ成果を得やすくなります。指示内容を細かく具体的に話すことは、基本の「き」です。

それに加え、形容詞を排除するようにしてください。例えば、「なるべく早めにやって欲しい」ではなく「30分以内に取り組んで欲しい」。「アイデアは多めに出して」ではなく「アイデアは3つ出して」などのように「早い・多い」などの形容詞を排除し、具体的に数字で指示を出しましょう。

具体的&数字で指示を出すのがVIPの勝利の法則です。

伝言ゲームの工夫(4) 質問する

仕事の指示出しで重要なことの1つが「質問」です。一通り相手に仕事内容の指示を出したら、必ず「何か質問はある?」と聞いてください。

これにより相手の理解度を確かめることができ、また不安な点を解消することができます。指示出しは相手が思い通りに動き、成果を出さなくては意味がありません。質問は、成功確率をぐんと上げる裏ワザです。

伝言ゲームの工夫(5) 途中でフォローの声掛けをする

あなたが一通り指示を出し、相手が動き始めたといって油断してはいけません。

必ず途中でフォローの声掛けをしてください。「大丈夫?」「何か疑問点は出てきていない?」など、こまめに自分から声をかけてみるのです。意外に実際に仕事に取り組んでみるとわからない点や難しいことが出てくるものです。

あなたのフォローがそれらを解決し、望んだ以上の成果を引き寄せてくれるかもしれません。

まとめ

人に仕事を振ることを面倒くさく思う「自分でやった方が早い病」の人は損をすると私は考えます。今はチームで仕事を効率的に分担し、なるべく早く業務を終わらせ、自分の時間を楽しむ時代です。相手が思い通りに動いてくれなかったのは相手ではなく、あなたの指示出しに原因があるのかもしれません。

ぜひVIPの伝言ゲームの指示出しを真似してみてください。「あっ、この言い方で動いてくれた」なんて楽しみも発見でき、また早く帰宅することができるようになります。仕事はあなたの人生の長い時間を占める重要なものの一つです。

だからこそ難しく考えるのではなく、遊び心を持って向き合ってみてはいかがでしょうか。その遊び心の工夫で、貴重な時間の獲得はもちろん、人間関係の地雷も回避できます。ぜひ試してみてください。

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