「レポート」「感想文」をすばやく書くコツとはーー“キモ”はメモにあり!

ビジネス文章で、こんな悩みを抱えている人は少なくないのではないでしょうか。

「どうやって書いていいかわからない」「とにかく時間がかかる」「文章を書くのが辛い」「最初の一行が出てこない」「長文が困る」「上司に何度も差し戻しをされる」

そうなるのは、当たり前だ、と語るのは、著書『ビジネスにうまい文章はいらない』の著者で、年間12冊の本を書き上げるブックライターの上阪徹さん。ビジネス文章の基本的心得からビジネスメール、日報、感想文、SNSや長文まで、「書き方のマインド」が変わる全5回です。

プロフィール

ブックライター 上阪徹さん

上阪徹事務所代表。「上阪徹のブックライター塾」塾長。担当した書籍は100冊超。携わった書籍の累計売り上げは200万部を超える。23年間1度も〆切に遅れることなく、「1カ月15万字」書き続ける超速筆ライター。

1966年産まれ。89年、早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリー。これまでの取材人数は3000人超。著書に『10倍速く書ける 超スピード文章術』『書いて生きていく プロ文章論』『成城石井はなぜ安くないのに選ばれるのか』『成功者3000人の言葉』『リブセンス』『職業、ブックライター。』など。

書くことがない、にならないために

文章を書くとき、とりわけ「感想文」や「日報」「レポート」などを求められると苦手意識がさらに頭をもたげてくる、という人は少なくないようです。

「どう書けばいいのかわからない」「面白かった、の一言で終わってしまう」「書くのに、ものすごく時間がかかる」……。

実のところ、私自身も、こうして書く仕事をする前は、感想文など、とりわけ大嫌いでした。大学時代のレポートも大の苦手で、せっせと資料を書き写しているような有様でした。

でも、今は困ることはありません。もちろん仕事で文章を書き慣れていることもありますが、文章は何でできているか、わかっているからです。

それが「素材」です。このことがわかっていれば、感想文でも日報でも社内報のエッセイでも、さらには企画書でも、困ることはありません。

書かなければいけないことがわかっていれば、私がスタートさせるのは、「素材」集めです。逆にいえば、「素材」がなければ、私とて文章を書くことはできません。

「素材」がないと、どういうことになるのかというと、「書くことがない」ということになってしまうからです。

感想文が苦手、書くことがない、という人は、「素材」集めができていないのです。もっといえば「素材」をメモできていない。だから、書く内容がなくなってしまう。

素材=「事実」「数字」「エピソード(コメント)」に目を向けるのです。

「すごかった」「楽しかった」で終わらない

感想文が「面白かった」で終わってしまう人がいますが(実はかつての私もそうだったのですが)、次のロジックをぜひ知っておいてもらえたら、と思います。

それは、どんなに「面白かった」と相手に伝えようとしても、その「面白かった」の度合いは伝わることはない、ということです。

自分が感じている「面白かった」を同レベルで感じてもらうには、ひとつ最適な方法があります。それは、一緒に「面白かった」を体験してもらうことです。

しかし、言うまでもありませんが、そんなことはできません。過去に起きたことだからです。では、何をすればそこに近づけるのかというと、自分が体験したことをできるだけ詳しく具体的に知ってもらうこと、なのです。

これこそが、「素材」と言い換えてもいい。素材=「事実」「数字」「エピソード」を書くことによって、「面白かった」自分の体験を追体験してもらえばいい、ということなのです。

「すごかった」も「楽しかった」も同じ。こう書くだけでは、相手にはこちらがどのくらい「すごかった」のか「楽しかった」のか、伝わりません。

だから、伝えられるだけの「素材」を文章にしていけばいいのです。では、2つのシチュエーションを、ご紹介しておきましょう。

研修や講演会の感想文を書く

会社に入ると、さまざまに学ぶ機会があります。研修があったり、講演会があったり。それだけなら、楽しい学びの場でもあるわけですが、多くのケースでしっかり後から報告が求められることが少なくありません。感想文だったり、レポートだったり。

実は私自身、この研修後の感想やレポートというのが、かつては大嫌いでした。何を書いていいのか、わからなかった。それこそ「面白かった」「興味深かった」「勉強になった」くらいしか思い浮かばなかったのです。

だから、求められるボリュームのマス目が埋まっていかない。どうなったら文字数を稼ぐことができるか、辛かったことを覚えています。

しかし、今ならまったく困らないと思います。なぜなら、研修や講演会の感想文でも、文章の「素材」の集め方がわかるからです。

端的にいえば、ここで大事になるのは「メモ」です。読み手になるのは社内の主催組織や上司ということになるでしょうから、感想文といっても、感想だけ書いていても、実のところ読み手にはまったく伝わりません。

それこそ、「面白かった」「ためになった」など感想だけ書かれたところで、読み手は書き手がしたことの「追体験」ができないのです。

大事なことは、研修や講演会で聞いたこと、見たこともしっかり感想文なり、レポートなりに書いていくことです。その上で、感想をかぶせていくのです。

感想の内容も、それほど種類があるわけではありません。研修や講演会なら、せいぜいこのくらいでしょう。

・何を感じたか

・何を学んだか

・何に驚いたか

・何を次につなげていきたいか

「事実」「数字」「エピソード」に意識しながら、印象的な「素材」をメモし、上記の感想をかぶせていくだけです。

拙著『ビジネスにうまい文章はいらない』では、業務日報なども含めて具体的な文章例をご紹介していますが、表現めいた言葉は実はほとんど必要ありません。ただ「素材」を並べていけばいいのです。それでも十分な感想文になります。

大事なことは、研修中に「素材」のポイントを3つなり、4つなり、しっかりメモしておくことです。これがないと、書くときに困る。感想文は、終わってから書くのではない。実は研修や講演会の最中から始まっているのです。

地方の工場への出張レポートを命じられた

続いて、800字の出張レポートを考えてみましょう。例えば、取引先の地方の物流センターを視察し、それをレポートにまとめることになった。

まず行うべきは、「目的」は何か、の把握です。「上司をはじめとした部内で情報を共有する」なのか、「商品開発に生かすための情報がほしい」なのか、「役員が視察に行くので、そのための事前視察」なのか。それによって、書かなければいけない内容は変わってきます。

オーソドックスに「上司や部内で情報を共有する」で考えてみましょう。出張レポートでも、やはり重要になるのは「素材」=「事実」「数字」「エピソード」です。この目的の場合は、言ってみれば出張に行けない人に代わって、代表して行くもの。となれば、出張に行けない人たちが、レポートを読めば、物流センターの全体像がつかめるものにすればいい、ということになるでしょう

では、どうすれば、部内の人たちに追体験をしてもらえるようなものになるか。私は、「自分の体験記」を書けばいいと思っています。

その体験記は、そのまま部内の人たちの体験記になるからです。そして体験記ですから、具体的に体験したもの、見聞きしたものを書いていけばいいのです。

例えば、こんな内容です。

・本社からの移動手段、交通機関の状況

・地方都市の街のデータ

・センターのある駅の様子

・駅からの交通手段、周辺の様子

・物流センターの概要

・視察ルート

・案内してくれた人のコメント

・他の物流センターと何が違うのか

情報をできるだけ数字に置き換える

レポートを書くために視察するとき、やっておくといいことが2つあります。ひとつは、できるだけ情報を数字に置き換えてくる、あるいは代替できるものに置き換えられるようにしていく、ということです。

例えば、「巨大なセンター」と言ったところで、どのくらい巨大なのか、実は読んでいる人にはまったくピンと来ません。しかし、「10万平米の広さを持つ」と書かれていたとしたら、どうでしょうか。また、「東京ドームと同じ広さがある」ならどうでしょう。その巨大さがイメージできます。

そして大きさをイメージさせられるのは、広さだけではありません。いかに巨大なのか、それを象徴できるような場面も数値化しておきます。例えば、「センターの脇には100台の大型トラックが停まっており、出発を待っていた」といった具合です。

最新鋭の設備にするための投資金額は200億円、センター内のベルトコンベアーのすべてをつなげると20キロになる、など具体的な数字に落とし込んだり、代替できるような情報をたくさん集めておくことで、センターに行ったことがない人でも、センターをイメージすることができるようになるわけです。

「見たこと」もメモして素材にする

そしてもうひとつ、やっておくといいことが、「見たこと」もメモすることです。こうしたレポートでは、多くの人がメモを取りますが、説明担当者などからの「聞いたこと」だけをメモする人が少なくないのです。

しかし、聞いたことだけで文章を構成しても、来たことがない人にはなかなか追体験のハードルが高いのです。そこで、「見たこと」もどんどんメモしていくのです。

センターのエントランスはどんな様子だったか。モニュメントはどんなものだったか。建物の色は何色か……。もし、来ていない人に追体験してもらうとしたら、そういうことも知っておいてもらうとイメージがぐっと高まります。

実は私自身、取材でよくこれをやっています。例えば、社長インタビューをする。どんな部屋に案内され、どんなソファで、どんなテーブルがあって、外にはどんな景色が見えたのか。

実はこういうことを書いておくことで、読者にあたかも自分も取材場所にいるかのような空気感を醸し出すことができます。臨場感をぐっと高めることができるのです。

「聞いたこと」だけでなく、「見たこと」も積極的にメモしていく。それも、貴重な素材になります。そして、たくさんの素材をベースにして、出張レポートを書き上げればいいのです。素材があれば、書くことには困らないのです。

 

5回にわたって、お送りしてきた連載、いかがだったでしょうか。文章というと、どうしても肩に力が入ってしまう人が少なくありません。書くことがないと悩んだり、文章をひねり出そうとしたりして苦しんでしまう人も多い。

しかし、ほんのちょっとマインドを変えるだけで、もっともっと文章はラクに書けるようになります。ぜひ、参考にしていただけたらと思います。

 

参考図書

『ビジネスにうまい文章はいらない』

著者:上阪徹

出版社:大和書房

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