読み手を“一撃”で「ゲンナリ」させるメールの特徴

ビジネスで毎日使うメール。「アポの確認」「提案書の送付」「会議の招集」「社内文章の共有」など、メールなしでは円滑に仕事は進まないものです。そんな仕事の中心にあるメール、あなたは正しく使えていますか?正しくメールが使えれば、仕事はどんどんスムーズに進み、人によっては仕事がデキる人と評価されることも。

一方、うまく使えないと残念な人と思われ、場合によっては使えないできないヤツという評価を下される場合もあります。たかがメール、されどメール。その使い方次第で、あなたの人生は180度変わると言っても過言ではありません。そこで今回は広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、彼らの「メールの使い方」を研究している気配りのプロフェッショナル・後田良輔さんに「メールでゲンナリされない人の作法」について話を伺いました。

プロフィール

後田良輔氏/ビジネス書作家・コラムニスト

後田良輔氏/ビジネス書作家・コラムニスト1972年生まれ。大手3大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。
著書に、『気配りの正解』(ダイヤモンド社)『<落ちこぼれでも3秒で社内エースに変わる!>ぶっちぎり理論38』(ダイヤモンド社)、『逆境を活かす! 就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』(実務教育出版)『1秒内定面接術」』(インプレス)など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。

「上下関係」にメールの地雷が隠れている

3000人のVIPを観察していて、発見したことがあります。それは、彼らは「上下関係」に常に気を付けているということです。ダイバーシティと言われる昨今。多様で有能な人材を積極的に活用するため、性別や人種はもちろん、年齢や価値観にとらわれず、フラットに働くのが当たり前の時代になりました。

そんな時代にもかかわらず、日本には年上を敬うなどの無意識の上下関係がまだまだ存在しているように感じます。社会はダイバーシティという「表の常識」と、上下関係をわきまえるという「裏の常識」のダブルスタンダードで動いていると私は考えています。

そしてこの「裏の常識」こそがメールでは特に重要だと思うのです。メールは受信相手が一人だけで見るツールです。だからこそ相手の本音の感情が出やすい。例えばテレビを一人で見ているときに番組の感想をつぶやくことがあるのと同じように、あなたのメールに対しても「何だ、この失礼なメール」と、いつでもぶつやけすい状態にあるのです。そしてそのネガティブな評価は、上下関係の欠如に起因していることが多いと私は考えます。

そのことをVIPは知っていたのです。でも大丈夫です。メールの上下関係は、意識すれば誰でも習得できるものばかりです。次からその方法をお話ししますので、ぜひあなたの習慣にも取り入れてみてください。

上下関係(1) これをやったら嫌われる

件名で内容が判別できない

メールを送る際は、メール本文を読まなくても相手に何のメールかをわかるように件名を書いておくのが一般的です。「お世話になります」とか「お礼」などのように、自分にしかわからない件名をつけない方が相手への配慮です。

ccがいっぱい過ぎる

ccを活用すれば関係者全員に同じ情報を共有できます。しかしこのcc先の選択に地雷が潜んでいます。自分が迷ったからといって、ほとんど関係のない人までccに入れると、無関係のメールのラリーに相手を巻き込むことになり、失礼となります。

開封通知をつける

開封通知設定を付ければ、相手がメールを見たかを把握することができます。でもその行為、あなたにとっては快適でも、相手にとっては迷惑以外の何物でもありません。ラインの既読が必ずしも読んだこととイコールではないように、メールも「開いた」と「読んだ」は別ものです。どうしても読んだか知りたいなら電話を併用しましょう。

添付ファイルのデータ容量が重い

相手は必ずしも快適な通信環境でメールを見ているとは限りません。もし相手が出先などにいて通信環境が悪ければ、10MB以上などの重い添付書類は迷惑以外の何物でもありません。場合によっては相手のサーバーにはじかれ、メールそのものが届かない場合もあり得ます。データはなるべく軽くが、相手への気遣いです。

1つのメールに複数案件

一度に複数のことを言われると混乱するように、一通のメールにいくつもの別案件を書き込むと相手は混乱します。一通のメールにつき、伝えることは一案件が原則です。複数の要件がある場合は、メールを分けて送るのが失礼を防ぐ人の工夫です。

上下関係(2) メールで嫌われる禁句ワード

「了解しました」

「了解」とは目上の人が目下の人に使う言葉です。上司が部下や後輩に使うのはOKですが、逆の立場で使うのは失礼にあたります。「承知しました」を使うのが正解です。

「取り急ぎ」

「取り急ぎメールしました」「取り急ぎお礼まで」などと、いつでも「取り急ぎ」を使うのはNGです。使う人は「あなたのために早く対応した」と表現したいのでしょうが、毎回使うと、かえって失礼になります。

「〇〇社長様」

自分よりも役職が上の人にメールを送る際に「〇〇社長様」などと書く人がいますが、これは二重敬語となり、逆に礼儀のない対応となります。どうしても「肩書」と「様」を入れたいのであれば「社長 〇〇様」と書くのが正解です。

「参考になりました」

相手に役立つ話を教えてもらった際、ついつい「参考になりました」と書きたくなりますが、これは失礼にあたります。「参考」は上の人が下の立場の人に使う言葉です。正しくは「勉強になりました」となります。

「ご検討のほうよろしくお願いします」

何かをお願いする際に「〇〇のほう」などと、書いたり言ったりしている人は要注意です。何となく礼儀正しい雰囲気がしますが、日本語として間違っています。お願いしたいなら「ご検討をお願いします」と「のほう」は削除して使いましょう。間違った日本語は相手を軽んじることにつながると私は思います。

まとめ

メールは「自分の好きな時間」に「自分の言いたいことを簡単に伝える」ことができるとても便利なツールです。でもだからこそ対面では見せない自分の自我が出やすいツールでもあります。いくら日常生活で上下関係やマナーを意識していても、メールでうっかり失礼な態度を取れば、すべてが水の泡となります。「君子は独りを慎む」ということわざがあるように、一見メールを書く自分しかいないような「人に見られていないとき」こそ地雷に気をつけましょう。とはいえ、そんなに多くのNGがメールにあるわけではありません。先ほどお伝えしたNG例や上下関係に気を付けましょう。たったそれだけで地雷を回避できます。ほんの少しメールを工夫するだけで人生は180度変わります。ぜひ試してみてください。

 

 

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