残業しないチームは「振り返り」を決して疎かにしない

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに今回は「振り返りの大切さ」についてお聞きしました。

プロフィール

石川和男(いしかわ・かずお)

f:id:asukodaiary:20170309141602j:plain建設会社総務部長、大学、専門学校講師、セミナー講師、税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマン。大学卒業後、建設会社に入社。管理職就任時には、部下に仕事を任せられない、優先順位がつけられない、スケジュール管理ができない、ダメ上司。一念発起し、ビジネス書を年100冊読み、月1回セミナーを受講。良いコンテンツを取り入れ実践することで、リーダー論を確立し、同時に残業ゼロも実現。建設会社ではプレイングマネージャー、専門学校では年下の上司の下で働き、税理士業務では多くの経営者と仕事をし、セミナーでは「時間管理」や「リーダーシップ力」の講師をすることで、仕事が速いリーダーの研究を日々続けている。
最新刊の『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)ほか、『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』(明日香出版社)など、勉強法、時間術などのビジネス書を6冊出版している。

たった1分の振り返りで、内容がより濃くなった

私がセミナーを受講したときの話です。午前は3名の講師が『効率的な集客の方法について』というテーマで、午後からは5名の講師が『起業について』講義をするというセミナーでした。各40分ずつ盛りだくさんのコンテンツでしたが、この時間をさらに有意義にしたのが司会の進行でした。

それぞれの講師の登壇が終わるたびに、1分間で講義の内容を参加者に振り返らせるのです。良かった点、参考にしたいノウハウ、行動したいと思ったコンテンツなどを一歩立ち止まって振り返ることにより、頭の中が整理でき、持ち帰って実践する内容を検証することもできました。

つまりPlan(計画)、Do(実行)、Check(検証)、Act(改善)のステップを繰り返すPDCAサイクルで言えば、Check(検証)を行っていたのです。次々と出てくる講師の話を聞きっぱなしで帰っていては意味がありません。

検証ポイントを作れば、仕事の精度は一気に増す

かくいう私も、昔はなかなか「振り返り」の大切さに気づきませんでした。

私の職場は、以前は残業だらけのチーム。朝予定を立てますが、予定通りにいかず、いつの間にか時間が経ってしまうという毎日。「なぜ時間が足りないのか」について立ち止まって考えることをせず日々過ごしていたと思います。例えば、

・部下が急に相談に来た。
・上司に急に呼ばれ、打ち合わせをした。
・お客様から急に見積の依頼を受けた。

といった形で当初の予定は崩れていきます。立てた予定についてなぜうまくいかなかったのか振り返ることがなかったので、また同じように予定を立ててはうまくいかないということを繰り返していたのです。

さすがにこんな感じで繰り返していては、仕事が進みません。どんどん仕事が溜まっていきました。残業も日に日に増していきました。こんな状況を何とか変えなければ…。

そこで、朝立てた予定が計画通りに行われたか、1日の終わりに振り返り、検証することにしたのです。検証のポイントは以下の4つです。

  • 予定よりも長引いたものはないか?
  • 急に対応しなければならない仕事はどれくらいあったか?
  • 会議や打ち合わせにどれだけ時間を使っていたか?
  • 生産性のない社内での業務にどれだけ時間を使っていたか?

1日を振り返ることによって、次の計画の精度が高まりました。

・45分の打ち合わせの予定が90分かかった。(決断の遅れ)
・通常20分で終わる面談が60分も話してしまった。(先方の話が脱線したため)
・30分で終わるはずの報告書の作成が45分もかかってしまった。(パソコンの動きが遅い、買い替え検討)
・B君が提出期限ぎりぎりに資料を提出して、修正が必要になった。(今後は最終提出の前に進捗状況の報告を受ける)
・その他、アポなしの来客で時間を使ってしまった、部長に呼び出され30分話をした、部下から仕事の悩みの相談を受けた。(突発的なこともあるので、今後の計画に45分の余裕を作らなければならない)

このように1日を振り返ることで、朝立てた予定とのズレを検証し、修正や改善をすることができるのです。

振り返りは、チームにも徹底してもらいます。時間は有限です。振り返りをするチームは、時間に対する意識が高まります。

先方の話が脱線すると軌道修正し、処理速度が遅くなったパソコンについては費用対効果を考えながら買い替えを検討します。日報にこの項目は必要か、提案書をもっと早く作成するにはどうしたらいいか徹底的に考えるようになります。

全ての仕事をいい意味で疑う、もっといい言葉でいうと吟味するようになります。

振り返り、考えることで、成長スピードは加速する

徹底的に考えるようになると、成長スピードも加速しますし、自ら考えることによりモチベーションも上がるので、何らかの工夫をするようになります。1日の振り返りをチームとして徹底すれば、時短方法の情報共有にもなるのです。

一方、残業だらけチームは、朝予定を立てても振り返りをしないため、「時間は有限」という意識が乏しくなります。振り返りをしないから、業務改善も気づかないのです。

振り返りの大切さは分かったが、リーダーは毎日部下のチェックをしなくてはいけないのかというと、そこまでは必要ありません。残業時間を大幅に削減した私のチームでは、日々のチェックは各個人に任せていました。

ただし、毎週月曜日のミーティングで、前週に削減した仕事あるいは時間短縮に成功した事例、逆に失敗談などを発表する機会を設けたのです。

ここで大切なルールは、必ず1つ以上は発表すること。ただし特に発表する事例がない場合には、ビジネス書などで学んだ残業削減の方法を発表してもいいことにしました。そして人の意見に対して否定からは入らないこと。否定から入ると新人社員が意見を言いづらくなるため、最終的に違う考えが出てくることは構わないが、まず発表したこと自体は尊重するというスタンスにしました。

また、前週に新しい仕事を始めた場合は、何か減らせるものはないかの検討も行いました。仕事が1つ増えたら、1つ減らせないか考えることにしたのです。

このように発表の機会をつくることで日々振り返らないといけない仕組みを作り、より一層ムダが省かれることで残業しないチームへと変わっていったのです。

Pagetop