ビジネスメールは、ライトで短くていい――「目的」と「読む相手」を意識すること

ビジネス文章で、こんな悩みを抱えている人は少なくないのではないでしょうか。

「どうやって書いていいかわからない」「とにかく時間がかかる」「文章を書くのが辛い」「最初の一行が出てこない」「長文が困る」「上司に何度も差し戻しをされる」

そうなるのは、当たり前だ、と語るのは、著書『ビジネスにうまい文章はいらない』の著者で、年間12冊の本を書き上げるブックライターの上阪徹さん。ビジネス文章の基本的心得からビジネスメール、日報、感想文、SNSや長文まで、「書き方のマインド」が変わる全5回です。

プロフィール

ブックライター 上阪徹さん

上阪徹事務所代表。「上阪徹のブックライター塾」塾長。担当した書籍は100冊超。携わった書籍の累計売り上げは200万部を超える。23年間1度も〆切に遅れることなく、「1カ月15万字」書き続ける超速筆ライター。

1966年産まれ。89年、早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリー。これまでの取材人数は3000人超。著書に『10倍速く書ける 超スピード文章術』『書いて生きていく プロ文章論』『成城石井はなぜ安くないのに選ばれるのか』『成功者3000人の言葉』『リブセンス』『職業、ブックライター。』など。

なぜメールを書くのに時間かかるのか

社会に出て文章を書かなければいけなくなる、といえば、真っ先に思い浮かぶのが、ビジネスメールです。学生時代は、無料通信アプリでのやりとりがほとんどという人が多く、メールでのやりとりに悪戦苦闘する人は少なくないようです。

たしかに、メールには怖さもあります。一方通行でのコミュニケーションですから、ちゃんと伝わったかどうかが、不安になります。また、おかしな表現をすると、不快な思いを持たれたりしてしまいかねない。場合によっては、相手を怒らせてしまったりすることもありえます。

だから、書くときに緊張してしまったり、過度に丁寧なメールを書こうとしてしまったりして、ものすごく時間がかかる、というケースはよくあるようです。

しかし、だからといって過度にかしこまることはない、というのが、私の見解です。もちろん、無料通信アプリほどはカジュアルではありませんが、小難しいメールにしなければいけないわけではない。

実のところ、まだ会ったことのない人へのメールを除いて、メールの受け手は「どれくらいかしこまって書いているか」などということは、書き手が思うほどに気にしていません。そんなことよりも、必要な情報が読みやすくしっかり書かれていたほうがいいのです。

例えば私などは、こんなメールをもらったことがありますが、「ずいぶん硬いなぁ」と感じました。

お世話になっております。

先日はご多忙な中、△△の依頼の打合せにお時間をとって頂きまして、感謝申し上げます。
すでに、××様からメール連絡がされております通り、日時は半年先ではありますが、×月末までに××を準備する必要がございます。
至らない点が多々あるかと思いますが、ご容赦願います。

××様と連携して、今後の準備においてご迷惑をおかけせぬよう努めてまいります。
今後の詳細については、別途ご連絡させていただきます。
必要であれば、事前顔合わせの機会を設けることも調整いたします。

是非とも、当日、有意義な時間を提供できるようにしたいと思います。
何卒よろしくお願い申し上げます。

文章はできるだけ少ないほうがいい

ひとつ、ぜひ知っておいていただきたいのは、こうしたビジネスメールには、「答えはない」ということです。こうすれば正解、というものは特にありません。

過度に緊張して「こんなふうにしなければいけないのではないか」と構えてしまうから時間がかかってしまう。しかも、受け手が読んだときに、「なんだか硬いな」とむしろ思われてしまったりするわけです。

特に上の文章に関しては、「ずいぶん漢字が多いな」「敬語のようなものが多いな」というのが、ひとつの印象です。漢字や敬語が多いとどうしても硬くなってしまう。

実際、私が仕事でやりとりをしている人たちは、編集者や広告制作者、広報担当者など、文章のプロの人たちがほとんどですが、こんな硬いメールのやりとりはしません。もっとやわらかいメールです。

拙著『ビジネスにうまい文章はいらない』の制作にあたり、いわゆるメールの書き方のような本も見てみましたが、意外に硬いので、驚きました。文面例なども読みましたが、これを書くのはなかなか大変だなぁと感じました。

それより、もっとライトな感じでいいと思います。漢字も敬語も少なくていい。もとより文章は少ないほうがいい。みんな忙しいのです。余計な文章は読みたくない。

実際、上記のメールを、もし私が書くとすればどうか。ちょっと書いてみましょう。

お世話になります。

先日はお忙しい中、お打ち合わせ、ありがとうございました。
予定は半年先ですが、×月末までに××を準備する必要があります。
改めてご連絡をさせていただきます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

このくらいでも十分です。余計なことは書く必要はないし、過度に丁寧にする必要もない。

大事なことは、内容、用件がしっかり相手に伝わること。そのためにも読みやすいこと。読み慣れない漢字を多用するべきではないし、文章ボリュームはできるだけ少ないほうがいい。

ビジネス文章、大人の文章だからと、硬ければいい、というわけではまったくないのです。

時間をかけないための3つのポイント

メールを書くのに、とにかく時間がかかる、という声がよく聞こえてきます。営業の仕事から戻って、取引先にメールを書かないといけないのだが、なかなか書けない。どうすればいいのか、と。

時間がかかってしまうのには、大きく3つの理由があると想像できます。

ひとつは「目的」をしっかり定めているか、ということです。メールを書くときには、必ず何らかの目的があります。「報告」なのか「依頼」なのか「提案」なのか「謝罪」なのか「共有」なのか……。

こうした目的があるはずなのに、「とにかくメールを書かねば」とメールに向かってしまう。そうすると、なかなか書き進められない状況が起こります。

本来の目的を忘れて、書くことが目的になってしまったりするからです。「目的を定めるなんて、当たり前じゃないか」と思われるかもしれませんが、案外これが書き進まない原因になっていたりするのです。

実のところ「報告」という目的の先には、「顧客に報告をした数字をもとに購入を検討してもらう」といった「真の目的」があったりします。

そうすれば、どんな報告をしなければいけないか、イメージができるようになる。「真の目的」をしっかり頭にめぐらせることです。

メールの「素材」をすばやく選ぶ方法

そしてもうひとつが、「誰に送るのか」というターゲットイメージをはっきりさせているか、です。何人かCCをつけることもありますが、ほとんどの場合で主たる読者がいるものです。それを頭に入れておく。

そうすると、情報が整理できるようになります。メールがなかなか書き進められないのは、情報が整理できていないから、ということも大きいのです。どんなふうに整理すればいいのか、で混乱してしまう。

しかし、「真の目的」と「主たるターゲット」がイメージできれば、書かなければいけない情報をピックアップすることができます。

大切なことは、文章を構成する情報の内容=「素材」です。「素材」がしっかり揃っていれば、書くのに悩むことはない。

実は多くの場合で、メールの文章が書き進められなくて悩んでいるというより、どうやって素材をチョイスすればいいのか、ということに時間がかかっているのではないかと思うのです。

そこで「真の目的」と「主たるターゲット」で、「素材」をピックアップするのです。「真の目的」と「主たるターゲット」があれば、素材はチョイスしやすくなります。

自分なりの「型」を作ってしまう

そして3つ目が、「型」を作ってしまうことです。フォーマット、と言ってもいいかもしれません。これを作っておけば、ほとんどの目的に応用させることができます。

私自身、一度お会いをした人とのやりとりに関しては、極めてシンプルなフォーマットをいつも頭に浮かべています。宛名、挨拶、御礼、用件、補足、締め、署名です。

例をご紹介しましょう。

××社
××××様

お世話になります。
ブックライターの上阪徹です。
今日はありがとうございました。

ご依頼の企画の件ですが、
30日(水)ではいかがでしょうか。
尚、企画についての打ち合わせは
一度、お電話でできればと考えております。

よろしくお願いいたします。

〒000-000
東京都××区××
上阪徹
電話 ファックス メール

お客さまであっても、私はこのフォーマットで十分だと思います。一度、お会いしているわけですから、お互い内容は理解できている。これ以上、余計なことを書く必要はありません。双方が内容を理解できればいいのです。

いっそのこと、箇条書きでもいい

これはメールに限りませんが、私は基本的に「みんな文章なんて読みたくない」という前提で文章を書いています。とりわけメールは、人によっては大量に受け取ることになります。

しっかり丁寧に書かれているな、と受け止めてくれる方もいるかもしれませんが、タラタラと長いメールが書かれていたら、ゲンナリする、読まない、という人もいるでしょう。

丁寧であればいい、セオリーのようなものに合致していればいい、というわけでは決してないということです。むしろ、短くてさっさと読めるものが望ましいと、私自身もメールの受け取り手としては思っています。

また、仕事相手となっている書くプロたちも、メールは極めて簡便です。相手になるべく時間を取らせたくない、ということなのだと思います。

私自身、心がけているのは、3点です。メールの例文など、拙著でご紹介していますが、「結論をストレートに書く」「見やすいレイアウトを心がける」「箇条書きをうまく使う」こと。

相手を確認した上で、になりますが、文章にするのではなく、箇条書きにするのは、良い方法だと思っています。実際、部下に箇条書きを勧めている会社役員もいました。

メールは情報の伝達手段。そもそも伝えたい内容が伝わればいいのですから。

 

次回、第4回は「書くのに時間がかかる理由――『文章は何でできているか』に気づく」です。

参考図書

『ビジネスにうまい文章はいらない』

著者:上阪徹

出版社:大和書房

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