毎日何度もやりとりするビジネスメール。家族や友人とのメールなら悩まないけれど、ビジネスメールになると悩むという人は多いようです。その解決策として、「簡潔」「誤解のない」というビジネスマナーに則ったビジネスメールを書く人が多いですが、それはそれで味気ないメールになってしまうもの。いわゆる「悪くないけど、何だか冷たい感じがする」というメールですね。そこで今回は広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、メールで好印象を与える方法を研究している「気配り」のプロフェッショナル・後田良輔さんに後田さんならではの「メールで好印象を与える言葉選び」について話を伺いました。
メールで好印象を与える人は、文字にスパイスを振りかける
ビジネスメールは用件をきちんと伝え、仕事を正確に進行することが目的です。その便利さゆえに、電話は使わず、ほとんどの連絡をメールで済ませる人が多数派になってきています。そんな今だからこそ、メールの言葉選びで人柄を感じさせる必要性が高まっています。仕事は人と人とが行うもの。だからこそビジネスライクではない工夫を相手に仕掛けないと、愛想の無い人と思われ損をすることもあるかもしれません。私が出会った3,000人のVIPはこのことを理解しており、失礼にならない範囲でメールに人柄を感じさせる言葉選びを行っていました。それはまるで料理でいうところの「塩・こしょう」のようなものです。料理は、同じ料理でも少しのスパイス「塩・こしょう」をかけると、より美味しいものに変わることがあります。これと同じようにメールにも「塩・こしょう」に該当する言葉が存在しています。そしてこの言葉を使うだけで、あなたのメールの印象ががらりと変わり、相手に好印象を与えることができます。毎日、何度も使うメールだからこそ、センスが光る言葉を意図的に使い、あなたの人柄を相手に伝えてみませんか？では次からメールで好印象を与える人が使う「神ワード」をご紹介していきます。
「拝」を使う
仕事のできる人や人望を得ている人は謙虚であり、彼らのメール文には「拝」という漢字が頻繁に使われているように感じます。「メールありがとうございます」ではなく「メールを拝受しました」という感じです。「拝受」は「目下から目上」に対して使っても、「目上から目下」に使っても失礼にあたりません。「拝」を使うだけで「礼儀正しさ」や「謙虚な姿勢」を印象付けることができます。
「さま」を使う
メールの冒頭では相手の名前を書くのが一般的です。その際、「〇〇様」と書くのは損をしやすい人かもしれません。人柄を感じさせる人は「〇〇さま」と書く人が多いように私は思います。「様」と「さま」。私の主観ですが、後者の方が柔らかさを演出できると思いませんか。パソコンやスマホで日本語を入力すると漢字が優先して表示されますが、正しい漢字があなたにふさわしい印象を与えるとは限りません。漢字よりもひらがなの方が優しさを演出できる場面は多々あるものです。意識的に漢字とひらがなを使い分けるのが、メールで好印象を与える人の工夫です。
「チーム〇〇」と書く
大型プロジェクトなど大勢の人で力を合わせる仕事の場合、複数の人に一斉メールをおくる場面が多くなります。その際、「〇〇様、〇〇様、〇〇様…」などと全員の名前を律儀に書く人がいますが、これも一工夫欲しいところです。好印象を与える人は、冒頭の一文を名前の羅列ではなく、「チーム〇〇（プロジェクト名）のみなさまへ」としています。チームと言われると仲間であるという一体感も演出できますし、またその他大勢でない選ばれたメンバーという印象も感じてもらえます。名前よりチームという方が良い場面も時にはあるのです。
「PS」を使う
ビジネスメールの基本は「本文は手短に、要点は簡潔に」です。でもそうすると受け手にそっけない印象を与えかねません。そんなとき「PS」を使って、メール文の終わりに「個人的な近況や相手への気づかい」を入れると印象が変わるものです。「PS：先日、教えていただいたお店にランチに行きました。とても美味しかったです」「PS：体調大丈夫ですか？無理をならさずに養生してください」という感じです。文末の「PS」でパーソナルなあたたかみを演出してみるもの工夫の一つです。
「〇〇していただき＋感情」を書く
仕事のやりとりの中で、相手に何かをしてもらうことがあります。例えばクライアントと会食した際のお礼のメール。「昨日はありがとうございました」と書くだけではもったいないです。好印象を与える人は「昨日は貴重な時間をいただき、ありがとうございました。常々一度、食事をご一緒したいと思っていたので、とても嬉しかったです」というように、相手がした行動をわざわざ文章に書き、それに対しての自分の感情まで書き込んでいます。「〇〇していただき＋感情」。たったこれだけで「この人にはもっと何かしてあげよう」と思ってもらえるかもしれません。
まとめ
ビジネスメールは毎日、何度も見るものです。そんな毎日見るものだからこそ、言葉選びのセンスが光ります。電話よりメールでコミュニケーションをとる時代だからこそ、相手に「この人はちょっと違う」と思われる言葉を使ってみてください。たったこれだけで相手の印象が180度変わります。あなたの人生はメールの言葉選びで変わることもあるのです。
後田良輔氏／ビジネス書作家・コラムニスト
1972年生まれ。大手３大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。
著書に、『気配りの正解』（ダイヤモンド社）『＜落ちこぼれでも３秒で社内エースに変わる！＞ぶっちぎり理論38』（ダイヤモンド社）、『逆境を活かす！ 就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』（実務教育出版）『１秒内定面接術」』（インプレス）など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。
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