「働き方改革」として、労働時間の削減に取り組む企業が増えています。とはいっても仕事の量が減るわけでなし……多くの人が、従来の業務をいかに効率化するかに頭を悩ませています。
「Excelスキルを高めることで大幅な時間短縮が可能」と提唱するのが、DIK代表／株式会社morich 働き方改革プロデューサーの中田元樹さん。
日本IBMに在籍時代、「社内一のExcelの使い手」と称され、社内Excelセミナー講師として活躍。現在は、企業／個人向けにExcel研修を手がけていらっしゃいます。
「Excelスキルを向上させれば、事務作業などの業務時間が削減され、お客様とのコミュニケーションや企画立案などにかけられる時間が増えます。つまり生産性が上がり、利益アップへの貢献度が高くなるというわけです」
そこで中田さんに、作業時間短縮、生産性向上につながるExcelのワザを教えていただきました。
目次
ExcelはAltキーを使いこなせば20倍速くなる
中田さんのExcel操作ポリシーは「マウスを一切使わない」ということ。
右手をキーボードからマウスへ移し、マウスからキーボードに戻すだけでも数秒かかります。ところが、99％の操作は、マウスを使わずキーボード操作だけでショートカットすることが可能。そのワザを身につければ、例えば、セルの色を変えるのに0.5秒、指定範囲に罫線をつけるのに0.8秒しかかからないとか。
また、Vlookup関数を活用したデータベースの統合が30秒以内に完結できるとのことです。
1つ1つの操作を短縮できるのはわずか数秒でも、積み重ねていけば大幅な時間削減につながります。
ちなみに、このワザをマスターした人からは「顧客先でExcel表を見せながらプレゼンする際、キーボードのみでスピーディに操作できるだけでも『デキる人』と思ってもらえる」という声も聞こえてきます。
では、ショートカットのためのキー操作の一例をご紹介していきましょう。
Excelで作成する表の内容は人によって異なりますから、自分がよく使うものについて取り入れてみてはいかがでしょうか。
※本記事で紹介するショートカットは、Windows PCのショートカットです。Macには対応していません。
ただし、ショートカットキーを頭で覚えるだけでは使いこなせません。「これをマスターしたい」と思ったものについては、「指が操作を覚える」レベルまで反復して練習してください。
野球・テニス・ゴルフなど、スイングを繰り返すことで身につくのと同じ。身体に覚えさせることで自然に指が動き、スピードもアップしていきます。
意外とみんな使っていない？ [Ctrl]＋[●]
[Ctrl]＋[●]のショートカットは、使っている人は当たり前に使っていますが、意外と「知らなかった」という人も多いようです。
例えば、ExcelだけでなくWordやPowerPointでも、フリーズなどのアクシデントに備え、こまめに上書き保存をしている人は多いはず。このとき、マウスを画面左上まで持っていき、フロッピーディスクマークをクリックするのは時間のムダ。[Ctrl]を押しながら[S]を押せば上書き保存ができます。
また、直前の操作を元に戻す場合、マウスを使うなら、画面左上の矢印のマークをクリックしますが、[Ctrl]＆[Z]で戻すことができますし、一旦戻したものをやはり復活させるなら[Ctrl]＆[Y]を押せば一瞬で完了します。
[Ctrl]のほか、[Shift][Alt]を駆使することで、マウスに手を移すことなくスピード操作が可能になります。
※以下、「＆」は「同時に押す」、「＋」は指を離して順番に押すことを意味しています。
セルの「移動」と「選択」をスピードアップ
行や列が長く連なっている表を扱う場合、最終セルに移動したり最初のセルに戻ったりするのに時間がかかっているのではないでしょうか。
[Shift]＆矢印を押すと、その行または列で入力数値がある最終行に飛ぶことができます。
また[Ctrl]＆[Shift]＆矢印で、その行または列で入力数値がある最終行までを「選択」することができます。
| ↑ ↓ ← → | 矢印方向に移動 |
| Enter | 下に移動 |
| Shift & Enter | 上に移動 |
| Tab | 右に移動 |
| Shift & Tab | 左に移動 |
| Ctrl ＆（Fn）& PageUp/PageDown | シートの移動※PCにより異なる |
| Ctrl & 矢印 | ワープ |
| Shift＆矢印 | 選択 |
| Ctrl & Shift & 矢印 | ワープ選択 |
セルの「編集」をスピードアップ
セルの書式設定の一覧は[Ctrl]＆[1]で開くことができます。
セル入力した文言の長さに応じて列の幅に適正化したい場合は、[Alt] +[H] +[O] +[I]、行の高さを適正化したいときは[Alt] +[H] +[O] +[A]で、一瞬で完了します。
セルに色付けしたい場合は、先にご紹介した方法でセルを選択し、[Alt] +[H] + [H] + [矢印で色を選択] +[Enter]で完了。
| Esc | ①編集中のミスを取り消し、編集前の状態に戻る ②各種ダイアログボックスを閉じる |
| F2 | セル内の文字列/数式を編集 |
| F4 | 直前動作を繰り返す |
| Ctrl & 1 | セルの書式設定を開く |
| Alt & F4 | 開いているExcelファイルを閉じる |
| Alt + W + Q + Tab +数字 | 表示サイズを変える |
| Alt + H + O + I | 選択範囲の列幅にあわせる |
| Alt + H + O + W + 数字 | 選択範囲の列幅を変更する |
| Alt + H + O + A | 選択範囲の行幅にあわせる |
| Alt + H + O + H + 数字 | 選択範囲の行幅を変更する |
| Alt + H + W | 文字をセル内で折り返す |
| Alt + H + O + R | シート名の変更 |
| Alt + E + I + S + Enter | 数字や日付などの連続データを入力 ※連続データを記載したい範囲を選択してから操作する必要があります |
| Alt + E + I + S + Alt & F + Enter | 曜日を連続入力 |
| Alt + H + H + 矢印 + Enter | セルに色を塗る |
| Alt + Ｈ + H + N | セルの色を消す |
「コピー＆ペースト」をスピードアップ
Wordでは、[Ctrl]＆[C] でコピーし、[Ctrl]＆[V]でペーストを行っている人は多いのではないでしょうか。
Excelでは「上のセルをコピー」「左のセルをコピー」などが2つのキーで可能です。
| Ctrl & D | 上のセルをコピー |
| Ctrl & R | 左のセルをコピー |
| Ctrl & V または Alt + E + S + Enter | 貼り付け |
| Alt + E + S + V + Enter | 値を貼り付け |
| Alt + E + S + T + Enter | 書式を貼り付け |
| Alt + E + S + E + Enter | 行/列を変えて貼り付け |
| Alt + E + S + D + Enter | コピー元の数字を足す |
| Alt + E + S + S + Enter | コピー元の数字を引く |
| Alt + E + S + M + Enter | コピー元の数字をかける |
| Alt + E + S + I + Enter | コピー元の数字で割る |
「挿入」「削除」をスピードアップ
新しい行・列の挿入も、マウスを使って右クリックで操作一覧を表示→左クリックで選択…という手順を踏むより、[Alt ]を活用するほうがスピーディです。
| Alt + I + R | 行を挿入 |
| Ctrl & – + R + Enter | 行を削除 |
| Alt + I + C | 列を挿入 |
| Ctrl & – + C + Enter | 列を削除 |
| Shift & F11 | シートを挿入 |
| Alt + E + L | シートを削除 |
「基本関数」をスピードアップ
データの分析を日常的に行っている人にとっては、以下のキーを覚えておくと便利です。
| Alt + M + U + S + Enter | Sum関数(合計を求める) |
| Alt + M + U + A + Enter | Average関数(平均を求める) |
| Alt + M + U + M + Enter | Max関数(最大値を求める) |
| Alt + M + U + I + Enter | Min関数(最小値を求める) |
以上、基本的な操作の時短ワザをご紹介しましたが、ほかにも[Alt]を駆使することで、さまざまな機能をスピーディに使うことができます。Excel操作に割く時間が長い人は、ぜひ取り入れてはいかがでしょうか。
中田元樹氏／DIK 代表、株式会社morich 働き方改革プロデューサー
東進ハイスクール校舎長、社長室担当を歴任、その後日本IBMを経て、NTTデータ経営研究所にて業務改革のコンサルティングを行う。業務改革、システム構築、固定費削減、グローバル物流改革など多岐にわたる分野において、データ分析にもとづいた意思決定支援プロジェクトに従事。Excelを用いた業務分析（ABC/ABM）を得意としており、日本IBMでは「一番のExcelの使い手」と称される。日本IBMでは社内講師をつとめ、150名のコンサルタントにExcelや統計解析ツールを用いたデータ分析を指導した実績あり。株式会社morichの働き方改革への啓蒙活動への取り組みとシンクロし、協働で「株式会社morich×DIK主催 Excel＆powerpoint働き方改革研修」を推進。多くの企業や各種団体への導入事例も多数。
●株式会社morich
http://morich.jp/
●Excelセミナー等のお問い合わせフォーム
http://morich.jp/contact/
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